Collaboration
7.1. Partager des documents
Vous pouvez partager un document ouvert avec des utilisateurs internes et des partenaires externes, avec accès en lecture ou en écriture. Les personnes reçoivent alors une invitation par courriel.Si un partenaire externe accède au document, il sera automatiquement connecté comme utilisateur invité.
Pour partager un document ouvert avec des utilisateurs internes ou des partenaires externes :
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Cliquez sur Fichier dans la barre de menu Office.
Cliquez sur l'icône Partage / Droits
dans la barre d'outils.
La fenêtre de partage s'ouvre alors.
Dans la section Qui peut accéder à ce dossier ?, vous pouvez définir à qui vous accordez l'accès aux données :
Si vous souhaitez partager les données exclusivement avec une liste de personnes spécifiques, choisissez Uniquement les personnes invitées.
Si vous souhaitez partager les données non seulement avec certaines personnes spécifiques, mais également avec toute personne disposant du lien vers les données, choisissez Toute personne disposant du lien et personnes invitées.
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Pour inviter les personnes souhaitées, saisissez un nom ou une adresse électronique dans le champ Ajouter des personnes.
Pour définir l'accès d'une personne donnée, choisissez un rôle d'utilisateur dans Inviter en tant que.
Pour adapter le rôle d'utilisateur d'une personne ajoutée, cliquez sur le rôle d'utilisateur accordé figurant à côté de la personne ou sur Détails.
Pour supprimer un droit d'un utilisateur, cliquez sur l'icône Actions
à côté de son nom. Cliquez sur Supprimer.
Si vous invitez des personnes, le champ de saisie Message d'invitation (facultatif) est affiché. Si nécessaire, saisissez un message.
Si vous avez sélectionné l'option Toute personne disposant du lien et personnes invitées, vous pouvez transmettre le lien de partage en cliquant sur Copier le lien à côté de celui-ci.
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Pour adapter les réglages, cliquez sur l'icône Options de partage
dans la barre de titre. Les réglages suivants sont disponibles :
Options relatives au lien :
Pour définir une limite dans le temps pour l'accès aux données partagées, choisissez un intervalle de temps dans Expiration.
Pour protéger l'accès à l'aide d'un mot de passe, saisissez un mot de passe dans Mot de passe (facultatif). Si vous envoyez le lien public par courriel, celui-ci contiendra le mot de passe.
Si un lien doit également inclure l'ensemble des sous-dossiers, activez l'option Partager avec les sous-dossiers.
Options relatives à l'invitation
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