4.7. Beheren van contacten

Deze instructies zijn ook van toepassing op distributielijsten. Uitzonderingen worden apart vermeld.

4.7.1. Zoeken naar contacten

U kunt contacten zoeken in de huidige contactenmap met een zoekterm. De zoekterm is een aantal karakters waar op gezocht gaat worden.

De volgende contact onderdelen kunnen als zoekcriteria worden opgegeven:

  • Voornaam, achternaam, weergegeven naam

  • E-mail (zakelijk), E-mail (privé), E-mail (ander)

  • Bedrijf, afdeling

  • Locatie, Straat

  • Labels

Voorbeeld: Om een contact te vinden met de verzenders "Meier", "Meyer" en "Bovenmeer", kiest u "Van" als zoekcriterium en "me" als zoekterm.

Zoeken naar contacten gaat als volgt:

  1. Selecteer een contactenmap om in te zoeken uit de mappenlijst.

  2. Kiest de Kaart of Telefoonlijst overzichtsvorm.

  3. In het Zoeken paneelgebied klikt u op het kleine pijltje aan de linkerkant van het invulveld om één of meerdere van de zoekcriteria te kiezen.

    Opmerking: Als het Zoeken paneelgebied niet wordt getoond, klik op Snelle instellingen pictogram in de rechterbovenhoek van het paneel. Activeer de Zoeken optie in het pop-up menu.

  4. Type uw zoekterm in het invoervak.

  5. Klik op het Zoeken pictogram in het Zoeken paneelgebied.

Resultaat: De overzichtslijst bevat enkel de contacten de voldoen aan de zoekterm.

Om alle contacten in de contactenmap te tonen voert u de volgende stappen uit:

  • Klik op de Leegmaken knop in het Zoeken paneelgebied.

4.7.2. Bewerken van contacten

Alle gegevens die u heeft ingevoerd bij het maken van het contact kunnen later aangepast worden.

Opmerking: Wanneer u contacten uit openbare contactenmappen of gedeelde contactenmappen wilt bewerken, dan hebt u wel voldoende rechten hebben om onderwerpen aan te maken voor de doelmap.

U kunt een contact als volgt aanpassen:

  1. Selecteer een contact in het Kaart of Telefoonlijst overzicht, of toon een contact detail.

  2. In het Contacten paneelgebied klikt u op Bewerken. Het Contactpersoon scherm wordt geopend.

  3. Wijzig de gegevens van het contact. Een beschrijving hiervoor kan gevonden worden in 4.5: Creëren van contacten. Een beschrijving van de gegevens van een distributielijst staat in 4.6: Creëren van distributielijsten.

  4. Klik op het Opslaan pictogram. Het scherm sluit.

Resultaat: De contactgegevens worden aangepast.

Als U de wijzigingen niet wilt doorvoeren klikt u op Annuleren in het Venster paneelgebied.

Tip: In het Kaarten of Telefoonlijst overzicht kunt u ook contacten aanpassen door met de rechterknop het context menu op te roepen, of het item te dubbelklikken.

4.7.3. Afdrukken van contacten

U heeft de volgende mogelijkheden bij het afdrukken van contacten:

  • Afdrukken van een contactenlijst

  • Afdrukken van contact gegevens

Om een contactenlijst af te drukken doet u het volgende:

  1. Kiest de Telefoonlijst overzichtsvorm.

  2. Vervolgens selecteert u de contacten die u wilt afdrukken.

    • Als u alleen specifieke contacten wilt afdrukken kunt u deze selecteren alvorens te beginnen met afdrukken.

    • Als u alle contacten in de telefoonlijst wilt afdrukken kiest u alles of helemaal niets.

  3. In het Contacten paneelgebied klikt u op Printen. Een scherm met het afdruk voorbeeld en het system scherm Afdrukken gaat open.

  4. U kunt in het systeemscherm Afdrukken aanpassingen maken vóór het afdrukken.

  5. In het systeemscherm klikt u op Afdrukken.

Resultaat: De contactenlijst wordt afgedrukt

Om contactgegevens af te drukken doet u het volgende:

  1. Toon een contact in het detail overzicht.

  2. In het Contacten paneelgebied klikt u op Printen. Een scherm met het afdruk voorbeeld en het system scherm Afdrukken gaat open.

  3. U kunt in het systeemscherm Afdrukken aanpassingen maken vóór het afdrukken.

  4. In het systeemscherm Afdrukken klikt u op Afdrukken.

Resultaat: De contactgegevens wordenafgedrukt.

4.7.4. Kopiëren van contacten

U kunt een kopie van een contact van de ene map naar de andere maken.

Opmerking: Als u Contacten van een bron naar een doel map kopieert moet u aanmaak rechten in de doel folder hebben.

Kopiëren van contacten gaat als volgt:

  1. Selecteer één of meerdere contacten uit het telefoonlijst of kaart overzicht.

  2. Klik in het Contacten paneelgebied op de Kopie knop. Het Selecteer map scherm wordt geopend.

  3. In het Selecteer map scherm kunt u een contactenmap selecteren. U kunt alleen een map selecteren waarin u contact mag kopiëren.

Resultaat: De contacten worden gekopieerd.

4.7.5. Dupliceren van contacten

Deze functie is voor het hergebruiken van gegevens van een bestaand contact voor het maken van een nieuwe.

Het dupliceren van contacten gaat als volgt:

  1. Selecteer een contact in het Kaart of Telefoonlijst overzicht.

  2. In het Contacten paneelgebied klikt u op Gebruik als sjabloon. Het Contactpersoon scherm wordt geopend.

  3. Wijzig de gegevens van het contact. Een beschrijving hiervoor kan gevonden worden in 4.5: Creëren van contacten. Een beschrijving van de gegevens van een distributielijst staat in 4.6: Creëren van distributielijsten.

  4. Klik op het Opslaan pictogram. Het scherm sluit.

Resultaat: Het contact is gedupliceerd.

Tip: U kunt ook vanuit het context menu een contact dupliceren.

4.7.6. Verplaatsen van contacten

U heeft de volgende mogelijkheden voor het verplaatsen van contacten:

  • Met de paneelfunctie

  • Met slepen&neerzetten

Opmerking: Als u Contacten van een bron naar een doel map verplaatst moet u de volgende rechten hebben:

  • Verwijder rechten voor objecten in de bron folder

  • Aanmaak rechten voor objecten in de doel folder.

Verplaatsen van contacten met gebruik van de paneelfunctie gaat als volgt:

  1. Selecteer één of meerdere contacten uit het telefoonlijst of kaart overzicht.

  2. Klik in het Contacten paneelgebied op de Verlaatsen knop. Het Selecteer map scherm wordt geopend.

  3. In het Selecteer map scherm kunt u een contactenmap selecteren. U kunt alleen een map selecteren waarnaar u uw contact mag verplaatsen.

Resultaat: De contacten worden verplaatst.

Verplaatsen van E-mailberichten met slepen&neerzetten gaat als volgt:

  1. Selecteer één of meerdere contacten uit het telefoonlijst of kaart overzicht.

  2. Sleep een geselecteerd contact naar een andere contactenmap in de mappenlijst. Een pictogram naast de muisaanwijzer geeft de volgende informatie:

    • Als u naar een geldig doel sleept krijgt u en groen vinkje te zien.

    • Als u naar een ongeldig doel sleept krijgt u en rood verboden pictogram te zien.

  3. Laat de muisknop los als de aanwijzer op de gewenst map staat.

Resultaat: De contacten worden verplaatst.

4.7.7. Het markeren van contacten met categorieën

U kunt het volgende doen:

  • Toewijzen van voorgedefinieerde categorieën aan bestaande contacten.

  • Verwijderen van toegewezen categorieën

Informatie over het aanmaken van categorieën zijn te vinden in 8.2.3: Categorieën beheren.

Toewijzen van voorgedefinieerde categorieën aan contacten gaat als volgt:

  1. Klik met de rechtermuisknop op een contact.

  2. Selecteer de optie Categorieën > uit het contextmenu. Een submenu wordt geopend.

  3. Kies een van de volgende mogelijkheden:

    • Om één van de getoonde categorieën toe te wijzen, klikt u op deze categorie in het submenu.

    • Om een andere categorie toe te wijzen:

      • Klik in het submenu op de Alle categorieën... knop. Het Categorieën scherm opent. De Naam lijst bevat alle gedefinieerde categorieën.

      • Activeer het keuzevakje voor de voor deze contact gewenste categorie in de Naam lijst.

      • Klik op OK.

Resultaat: De categorieën worden toegewezen aan het contact.

Zo verwijdert u toegewezen categorieën:

  1. Klik met de rechtermuisknop op een contact.

  2. Selecteer de optie Categorieën > uit het contextmenu. Een submenu wordt geopend.

  3. Kies een van de volgende mogelijkheden:

    • Om alle toegewezen categorieën te verwijderen, kiest u de optie Verwijder alle categorieën in het submenu.

    • Zo verwijdert u specifieke categorieën:

      • Kies de Alle Categorieën.. optie uit het submenu. Het Categorieën scherm opent.

      • Deactiveer het keuzevakje uit de Naam lijst om een categorie uit te schakelen.

      • Klik op OK.

Resultaat: De categorieën worden verwijderd van het contact.

4.7.8. Het markeren van contacten met vlaggen

Vlaggen zijn gekleurde markeringen voor het markeren van individuele contacten. U kunt de betekenis van de vlaggen zelf bepalen. De vlaggen worden getoond op de volgende locatie:

  • Naast de naam van het contact in het Kaart overzicht.

  • In de laatste kolom van het Telefoonlijst overzicht.

  • Aan de rechterkant van de tabbladen kop in het Detail overzicht

Het markeren van contacten met vlaggen gaat als volgt:

  1. Selecteer een contact in het Kaart of Telefoonlijst overzicht, of toon een contact detail.

  2. Klik op één van de vlaggen (behalve de eerste) in het Vlag paneelgebied.

Resultaat: De Contacten worden gemarkeerd met de gekozen vlag.

Verwijderen van vlaggen gaat als volgt:

  1. Selecteer een contact met een vlag in het Kaart of Telefoonlijst overzicht, of toon een contact detail.

  2. Klik op de eerste vlag in het Vlag paneelgebied.

Resultaat: De vlaggen worden verwijderd.

4.7.9. Versturen van contactgegevens als een vCard-bijlage

Het is mogelijk contacten van uit de contactenmap als aanhangsel van een E-mailbericht te versturen. Selecteer hiervoor in het Kaart of Telefoon overzicht één of meerdere contacten. In het Verzenden paneelgebied klikt u vervolgens op Als vCard. Het E-mail scherm opent. Een vCard wordt toegevoegd voor elke geselecteerde contact. Maak het E-mailbericht af en verstuur het. U kan ook vanuit het context menu een vCard als aanhangsel sturen.

4.7.10. Contacten exporteren

U kunt contacten in een privémap of openbare map exporteren. Dit kan als CSV- of vCard-bestand.

Een andere mogelijkheid om de contactenmap te exporteren vindt u in 8.4.1: Exporteren van contacten met WebDAV.

Het exporteren van contacten gaat als volgt:

  1. Klik met de rechter knop op een persoonlijke of publieke contactenmap en kies Export uit het Uitgebreid context menu.

  2. In het submenu selecteert u CSV of vCard.

  3. Afhankelijk van de browser kunt u gevraagd worden of u een bestand wilt openen of opslaan. Kies voor Opslaan.

  4. Selecteer een locatie en geef een bestandsnaam op.

  5. Klik op Opslaan.

Resultaat: De inhoud van de contactenmap worden geëxporteerd naar een vCard of CSV bestand. U kunt deze gegevens later verwerken in een andere applicatie.

4.7.11. Contacten wissen

Waarschuwing: Verwijderen van contacten kan niet worden hersteld. Alvorens u contacten verwijderd zorg dat u heel zeker bent van het verwijderen.

Opmerking: Als u contacten wilt verwijderen uit een publieke of een gedeelde map moet de rechten hebben om objecten te verwijderen uit deze contactenmap.

Verwijderen van één of meerdere contacten gaat als volgt:

  1. Selecteer een één of meerdere contacten in het Kaart of Telefoonlijst overzicht, of toon één contact in detail.

  2. In het Contacten paneelgebied klikt u op Verwijderen. Het Contact wissen scherm wordt geopend.

  3. Als u er zeker van bent dat u de contacten wilt verwijderen klikt u op de Ja knop.

Resultaat: De contacten worden definitief verwijderd.

Tip: In het Kaart of Telefoonlijst overzicht kunt u het context menu gebruiken of de <Delete> toets indrukken om contacten te verwijderen.