7.6. Beheren van Gegevensdepot-elementen

7.6.1. Zoeken naar Gegevensdepot-elementen

Zoeken maakt het mogelijk Gegevensdepot-elementen te vinden in de huidige Gegevensdepotmap. De zoekterm bepaalt welke tekenreeks wordt gezocht.

Alle Gegevensdepot-elementen die de zoekterm bevatten worden gevonden.

Voorbeeld: Om Gegevensdepot-elementen te vinden met de titel "marketing afbeeldingen" en "basis marketing documenten", gebruikt u de zoekterm "marketing".

U zoekt Gegevensdepot-elementen als volgt:

  1. Klik in de mappenlijst op de Gebruikersdepotmap of een van de andere Gegevensdepotmappen.

  2. Open het H-scheiding of Lijst overzicht.

  3. In het Zoeken paneelgebied typt u uw zoekterm in het invoervak.

    Opmerking: Als het Zoeken paneelgebied niet wordt getoond, klik op Snelle instellingen pictogram in de rechterbovenhoek van het paneel. Activeer de Zoeken optie in het pop-up menu.

  4. Type uw zoekterm in het invoervak.

  5. In het Zoeken paneelgebied klikt u op het Zoeken pictogram.

Resultaat: De overzichtslijst bevat enkel de Gegevensdepot-elementen die voldoen aan de zoekterm.

Gegevensdepot-elementen tonen in de huidige geselecteerde Gegevensdepotmap gaat als volgt:

Klik vervolgens op Leegmaken in het paneelgebied Zoeken

7.6.2. Het bewerken van Gegevensdepot-elementen

Alle gegevens die u heeft ingevoerd bij het maken van het Gegevensdepot-element kunnen later aangepast worden.

Opmerking: Om een Gegevensdepot-element te kunnen wijzigen vanuit een publieke of gedeelde map, is het noodzakelijk dat u bewerk rechten heeft voor de objecten in de betreffende map.

U wijzigt Gegevensdepot-elementen als volgt:

  1. Selecteer één Gegevensdepot-element uit het H-splitsen of Lijst overzicht.

  2. Klik in het Nieuw paneelgebied Klikt u op de Nieuw Gegevensdepot-element Pictogram. Het Gegevensdepot-element window opens.

  3. Bewerk de gegevens van het Gegevensdepot-element. Een uitgebreide beschrijving van de velden staan in 7.5: Aanmaken van Gegevensdepot-elementen. Instructies voor het werken met document versies staan in 7.6.2.3: Werken met document versies.

  4. Klik op het Opslaan pictogram. Het scherm sluit.

Resultaat: Het Gegevensdepot-element is veranderd.

Als U de wijzigingen niet wilt doorvoeren klikt u op Annuleren in het Venster paneelgebied.

Tip: U kunt ook het context menu gebruiken om een Gegevensdepot-element te wijzigen.

7.6.2.1. Vergrendelen van een Gegevensdepot-element

Als u Gegevensdepot-element wijzigt is het beter als u deze eerst vergrendeld. De vergrendeling heeft het volgende doel:

  • Het hangslot geeft aan dat andere gebruikers het Gegevensdepot-element aan het bewerken zijn. Het is mogelijk dat het zichtbare object niet de meest actuele is.

  • Als een vergrendeld Gegevensdepot-element in een gedeelde of openbare Gegevensdepotmap staat kunnen, zelfs als de gebruiker schrijfrechten heeft op de map, geen aanpassingen worden gedaan door anderen.

U vergrendeld Gegevensdepot-elementen als volgt:

  1. Selecteer één of meerdere Gegevensdepot-elementen uit het H-splitsen of Lijst overzicht.

  2. In het Informatie-element paneelgebied klikt u op Vergrendelen.

Als u klaar bent met het bewerken van het object moet u niet vergeten het object te ontgrendelen.

U ontgrendeld een Gegevensdepot-element als volgt:

  1. Selecteer één of meerdere vergrendelde Gegevensdepot-elementen uit het H-splitsen of Lijst overzicht.

  2. Klik op het Ontgrendelen pictogram in het Informatie-element paneelgebied.

Tip: U kunt een object ook vanuit het contextmenuVergrendelen en Ontgrendelen.

7.6.2.2. Verwijderen van documenten

U kunt een document uit een Gegevensdepot-element verwijderen. Dit verwijderd niet alleen het document maar ook alle oude versies. Voor meer informatie over het werken met documenten versies kunt u vinden in 7.6.2.3: Werken met document versies.

Opmerking: Deze functie verwijderd geen documenten van u lokale hardeschijf.

Documenten uit het Gegevensdepot verwijderen gaat als volgt:

  1. Selecteer één Gegevensdepot-element uit het H-splitsen of Lijst overzicht.

  2. In het Informatie-element paneelgebied klikt u op de Bewerken knop. Het Gegevensdepot-element scherm opent.

  3. Klik u op de Wissen knop. Het Bestand scheiden scherm opent.

  4. Als u zeker weet dat u de bestanden wilt verwijderen uit het Gegevensdepot klikt u op Ja.

Resultaat: Alle versies van het document worden verwijderd uit het Gegevensdepot. Het Gegevensdepot-element blijft bestaan.

7.6.2.3. Werken met document versies

Als een Gegevensdepot-element een document met verschillende versies bevat, kunt u de verschillende acties uitvoeren:

  • Een document versie toevoegen

  • Een document versie verwijderen

  • Een andere documentversie als huidige versie instellen

Een document versie toevoegen gaat als volgt:

  1. Selecteer één Gegevensdepot-element uit het H-splitsen of Lijst overzicht.

  2. In het Informatie-element paneelgebied klikt u op de Bewerken knop. Het Gegevensdepot-element scherm opent.

  3. Klik op de Bestand... knop.

  4. Klik op de Browse... knop.

  5. Selecteer het bestand dat moet worden toegevoegd als document en sluit het bestandsselectie scherm.

  6. Klik op het Opslaan pictogram. Het scherm sluit.

  7. Vul eventueel commentaar in het Versie commentaar scherm.

  8. Klik op OK als u het commentaar wilt toevoegen, als u geen commentaar wilt toevoegen klikt u op Geen commentaar. Om het process niet uit te voeren klikt u op Annuleren.

Resultaat: Het document wordt naar de server gestuurd. Als het document is verstuurd wordt het Gegevensdepot-element scherm gesloten.

Opmerking: Afhankelijk van de grootte van het document en de snelheid van uw verbinding kan dit proces enige tijd in beslag nemen.

Documentversies uit het Gegevensdepot verwijderen gaat als volgt:

  1. Open het Gegevensdepot-element in het H-splitsen overzicht.

  2. Selecteer het Versies tabblad.

  3. Selecteer een document versie uit de lijst.

  4. Klik op Wissen in het Versie paneelgebied. Het Wissen versie scherm wordt getoond.

  5. Als u er zeker van bent dat u de documentversie wilt verwijderen klikt u op de Ja knop.

Resultaat: De geselecteerde versie van het document is verwijderd uit het Gegevensdepot-element.

Opmerking: Deze functie verwijderd geen documenten van u lokale hardeschijf.

Een andere documentversie als huidige versie instellen gaat als volgt:

  1. Open het Gegevensdepot-element in het H-splitsen overzicht.

  2. Selecteer het Versies tabblad.

  3. Selecteer een document versie uit de lijst.

  4. Vervolgens klikt u op Huidige in het paneelgebied Versie.

Resultaat: De geselecteerde versie wordt de laatste versie.

7.6.3. Het afdrukken van Gegevensdepot-elementen

U heeft de volgende mogelijkheden voor het afdrukken van Gegevensdepot-elementen:

  • Lijsten van Gegevensdepot-elementen afdrukken

  • Afdrukken van een Gegevensdepot-element

Gegevensdepot-elementen afdrukken als een lijst gaat als volgt:

  1. Toon de Gegevensdepot-elementen in een lijstoverzicht.

  2. Selecteer de Gegevensdepot-elementen die u wilt afdrukken:

    • Door een aantal Gegevensdepot-elementen te selecteren is het mogelijk alleen deze af te drukken.

    • Om alle Gegevensdepot-elementen in het huidige overzicht af te drukken, kiest u alle elementen of niets uit de lijst.

  3. In het Informatie-element paneelgebied klikt u op Printen. Een scherm met het afdruk voorbeeld en het system scherm Afdrukken gaat open.

  4. U kunt in het systeemscherm Afdrukken aanpassingen maken vóór het afdrukken.

  5. In het systeemscherm Afdrukken klikt u op Afdrukken.

Resultaat: De Gegevensdepot-elementenlijst wordt afgedrukt

Afdrukken van een Gegevensdepot-element gaat als volgt:

  1. Open het Gegevensdepot-element in het H-splitsen overzicht.

  2. In het Informatie-element paneelgebied klikt u op Printen. Een scherm met het afdruk voorbeeld en het system scherm Afdrukken gaat open.

  3. U kunt in het systeemscherm Afdrukken aanpassingen maken vóór het afdrukken.

  4. In het systeemscherm Afdrukken klikt u op Afdrukken.

Resultaat: Het Gegevensdepot-element wordt afgedrukt.

7.6.4. Verplaatsen van Gegevensdepot-elementen

U heeft de volgende mogelijkheden voor het verplaatsen van Gegevensdepot-elementen:

  • Met de paneelfunctie

  • Met slepen&neerzetten

Opmerking: Als u Gegevensdepot-elementen van een bron naar een doel map verplaatst moet u de volgende rechten hebben:

  • Verwijder rechten voor objecten in de bron folder

  • Aanmaak rechten voor objecten in de doel folder.

Gegevensdepot-elementen verplaatsen doet u als volgt:

  1. Selecteer één of meerdere Gegevensdepot-elementen uit het H-splitsen of Lijst overzicht.

  2. Klik in het Informatie-element paneelgebied op de Verplaats knop. Het Selecteer map scherm wordt geopend.

  3. In het Selecteer map scherm kunt u een Gegevensdepot-elementenmap selecteren. U kunt alleen een map selecteren waarnaar u uw Gegevensdepot-elementen mag verplaatsen.

Resultaat: Gegevensdepot-elementen worden verplaatst.

Als u hier wilt stoppen klikt u op sluiten knop in de rechterbovenhoek van het Selecteer map scherm.

Verplaatsen van Gegevensdepot-elementen met slepen&neerzetten gaat als volgt:

  1. Selecteer één of meerdere Gegevensdepot-elementen uit het H-splitsen of Lijst overzicht.

  2. Sleep een geselecteerd Gegevensdepot-element naar een andere Gegevensdepot-elementenmap in de mappenlijst. Een pictogram naast de muisaanwijzer geeft de volgende informatie:

    • Als u naar een geldig doel sleept krijgt u en groen vinkje te zien.

    • Als u naar een ongeldig doel sleept krijgt u en rood verboden pictogram te zien.

  3. Laat de muisknop los als de aanwijzer op de gewenst map staat.

Resultaat: Gegevensdepot-elementen worden verplaatst.

Als u wilt annuleren kunt u de muis loslaten boven een ongeldige map.

7.6.5. Gegevensdepot-elementen markeren met categorieën

U kunt het volgende doen:

  • Toewijzen van voorgedefinieerde categorieën aan bestaande Gegevensdepot-elementen,

  • Verwijderen van toegewezen categorieën.

Informatie over het aanmaken van categorieën zijn te vinden in 8.2.3: Categorieën beheren.

Toewijzen van voorgedefinieerde categorieën aan bestaande Gegevensdepot-elementen gaat als volgt:

  1. Klik met de rechtermuisknop op een Gegevensdepot-element.

  2. Selecteer de optie Categorieën > uit het contextmenu. Een submenu wordt geopend.

  3. Kies een van de volgende mogelijkheden:

    • Om één van de getoonde categorieën toe te wijzen, klikt u op deze categorie in het submenu.

    • Om een andere categorie toe te wijzen:

      • Klik in het submenu op de Alle categorieën... knop. Het Categorieën scherm opent. De Naam lijst bevat alle gedefinieerde categorieën.

      • Activeer het keuzevakje voor de voor deze Gegevensdepot-element gewenste categorie in de Naam lijst.

      • Klik op OK.

Resultaat: De categorieën worden toegewezen aan het Gegevensdepot-element.

Zo verwijdert u toegewezen categorieën:

  1. Klik met de rechtermuisknop op een Gegevensdepot-element.

  2. Selecteer de optie Categorieën > uit het context menu. Een submenu wordt getoond.

  3. Kies een van de volgende mogelijkheden:

    • Om alle toegewezen categorieën te verwijderen, kiest u de optie Verwijder alle categorieën in het submenu.

    • Zo verwijdert u specifieke categorieën:

      • Kies de Alle Categorieën... optie uit het submenu. Het Categorieën scherm opent.

      • Deactiveer het keuzevakje uit de Naam lijst om een categorie uit te schakelen.

      • Klik op OK.

Resultaat: De categorieën worden verwijderd van de Gegevensdepot-elementen.

7.6.6. Gegevensdepot-elementen markeren met vlaggen

Vlaggen zijn gekleurde markeringen voor het markeren van individuele Gegevensdepot-elementen. U kunt de betekenis van de vlaggen zelf bepalen.

In de H-scheiding en Lijst indeling staan de vlaggen in de laatste kolom.

Gegevensdepot-elementen markeren met vlaggen gaat als volgt:

  1. Selecteer één Gegevensdepot-element uit het H-splitsen of Lijst overzicht.

  2. Klik in het Vlag paneelgebied op één van de vlaggen behalve de eerste.

Resultaat: De Gegevensdepot-elementen worden gemarkeerd met de gekozen vlag.

Verwijderen van vlaggen gaat als volgt:

  1. Selecteer een Gegevensdepot-element uit de lijst welke is gemarkeerd met een vlag.

  2. Klik op de eerste vlag in het Vlag paneelgebied.

Resultaat: De vlaggen worden verwijderd.

7.6.7. Het wissen van Gegevensdepot-elementen

Waarschuwing: Verwijderde Gegevensdepot-elementen kunnen niet worden hersteld. Zorg er voor dat u zeker weet dat u de Gegevensdepot-elementen niet meer nodig heeft.

Opmerking: Wanneer u Gegevensdepot-elementen wilt wissen uit openbare Gegevensdepotmappen of gedeelde Gegevensdepotmappen, dient u de rechten voor het verwijderen van objecten te hebben op deze map.

Verwijderen van één of meerdere Gegevensdepot-elementen gaat als volgt:

  1. Selecteer één of meerdere Gegevensdepot-elementen uit het H-splitsen of Lijst overzicht.

  2. Klik op Wissen in het Informatie-element paneelgebied. Het Elementen wissen scherm wordt getoond.

  3. Als u er zeker van bent dat u de Gegevensdepot-elementen wilt verwijderen klikt u op de Ja knop.

Resultaat: Gegevensdepot-elementen worden permanent verwijderd.

Tip: U kunt het Gegevensdepot-element ook verwijderen vanuit het context menu, of door het indrukken van de <del> toets.

7.6.8. Gegevensdepot-elementen benaderen met WebDAV

Met WebDAV kunt u Gegevensdepot-elementen benaderen alsof het bestanden zijn op de harde schijf. In vergelijking tot de Groupware gebruikersinterface heeft het benaderen van de bestanden via WebDAV voor- en nadelen.

  • Het voordeel is dat de bestanden direct te benaderen zijn vanuit de browser of Explorer. U hoeft niet aangemeld te zijn in de software.

  • Het nadeel is dat alleen de laatste versie van een document beschikbaar is. De historie en extra informatie zoals commentaar wordt niet getoond.

Waarschuwing: Als u een bestand verwijderd uit een WebDAV map, verwijderd u alle versies, niet alleen de huidige. Als u een specifieke versie wilt verwijderen, kan dat alleen maar zoals beschreven in 7.6.2.3: Werken met document versies.

De instellingen voor WebDAV toegang zijn afhankelijk van het door u gebruikte Operating Systeem.

7.6.8.1. Benaderen vanuit Linux

Het benaderen Gegevensdepot-elementen vanuit Linux gaat als volgt:

  1. Open KDE Konqueror of een vergelijkbare browser.

  2. Geef het volgende adres in bij het vak Locatie: webdav://<adres>/servlet/webdav.infostore waar <adres> vervangen moet worden met het IP-adres of de URL van de Open-Xchange server.

  3. Geef uw gebruikersnaam en uw wachtwoord op. Gebruik de zelfde gegevens als voor het inloggen in de Open-Xchange server.

Resultaat: Gegevensdepot-elementen worden getoond in de browser.

7.6.8.2. Benaderen vanuit Windows XP

Het benaderen Gegevensdepot-elementen vanuit Windows XP gaat als volgt:

  1. Open Mijn netwerklocaties via de Start-knop links onderaan op het scherm. U kunt hier ook via Mijn Computer komen.

  2. Ga naar Netwerk- en Internetverbindingen, open het dialoogvenster Mijn netwerklocaties en klik op Een netwerklocatie toevoegen. De wizard Netwerklocatie toevoegen wordt gestart Klik op Volgende om verder te gaan.

  3. In het navolgende dialoog klikt u op Andere netwerklocatie kiezen.

  4. Geef het volgende adres in: webdav://<adres>/servlet/webdav.infostore waar <adres> vervangen moet worden met het IP-adres of de URL van de Open-Xchange server.

  5. Geef uw gebruikersnaam en uw wachtwoord op. Gebruik de zelfde gegevens als voor het inloggen in de Open-Xchange server.

  6. In het volgende dialoogvenster kunt u een naam geven voor de netwerklocatie.

    Opmerking: Als u de codering instelt op ISO mag u geen speciale tekens gebruiken in de bestands- en mapnamen. De Open-Xchange server gebruikt UTF-8 codering.

  7. Klik in het volgende dialoogvenster op Voltooien.

Resultaat: U kunt de Gegevensdepot-elementen benaderen vanuit de Netwerk Omgeving.

7.6.8.3. Benaderen vanuit Windows Vista

Voordat u gebruik kunt maken van WebDAV dient u eerst een Microsoft Software Update te installeren.

Microsoft Software Update voor WebDAV installeren gaat als volgt:

  1. Open een webbrowser.

  2. Ga naar het volgende adres: http://support.microsoft.com/kb/907306

  3. Ga naar More Information en klik op Download the Software Update for Web Folders package now.

  4. Op de Download pagina kiest u eerst voor Dutch uit het menu achter 'Change Language:' en klik op de knop Change. De pagina zal van taal veranderen en in het Nederlands getoond worden. Kies vervolgens Downloaden. Het bestand Webfldrs-KB907306-NLD.exe zal worden gedownload.

  5. Dubbelklik het bestand. De installatie zal worden gestart.

Het benaderen Gegevensdepot-elementen vanuit Windows Vista gaat als volgt:

  1. Open vanuit de Windows Explorer de Computer.

  2. Klik met de rechtermuisknop op een vrij gebied in het rechter deel van de Explorer. Vanuit het pop-up menu selecteert u Toevoegen van een netwerklocatie. Het Toevoegen netwerklocatie scherm opent. Klik op Volgende om verder te gaan.

  3. Kies vervolgens Kies handmatig een netwerklocatie. Klik vervolgens op Volgende.

  4. Geef in het Toevoegen netwerk pad scherm het volgende adres op: webdav://<adres>/servlet/webdav.nfostore waar <adres> vervangen moet worden met het IP-adres of de URL van de Open-Xchange server.

  5. Geef uw gebruikersnaam en uw wachtwoord op. Gebruik de zelfde gegevens als voor het inloggen in de Open-Xchange server.

  6. In het volgende dialoogvenster kunt u een naam geven voor de netwerklocatie.

  7. Klik in het volgende dialoogvenster op Voltooien.

Resultaat: Onder Computer kunt u de Gegevensdepot-elementen benaderen.