4.4. Tonen van contacten

U kunt contacten op de volgende manier tonen:

4.4.1. Tonen van de telefoonlijst.

De telefoonlijst toont de contacten uit een contacten map in een tabel.

Hoe u het overzicht toon als telefoonlijst:

  1. Selecteer een contactmap uit de mappenlijst.

  2. Kies Telefoonlijst in het Bekijken paneelgebied.

  3. Eventueel kunt u met de snelfilter het overzicht aanpassen. Meer details in 4.4.3: Filteren van contacten.

Resultaat: De contacten worden als telefoonlijst getoond.

Voor elk contact in de lijst wordt een regel met informatie in de vorm van pictogrammen of tekst getoond:

Kolom

Informatie

Kolom 1, pictogram  

Het item is een contact

Kolom 1, pictogram  

Het item is een distributielijst

Kolom 2, pictogram  

Het item is een privécontact

Naam kolom

Toevoegen van een contact of een distributielijst

Bedrijf kolom

Het bedrijf van het contact

Stad kolom

Plaats waar het bedrijf is gevestigd

Telefoon kolom

Telefoon (zakelijk)

Mobile telefoon kolom

Mobile telefoon (zakelijk)

Vlag kolom

De vlag die aan het contact is gekoppeld.

De telefoonlijst is normaal gesorteerd op de Naam kolom. De kop van de sorteerkolom is geaccentueerd. Een pijl rechts van de naam geeft de sorteervolgorde aan.

Het aanpassen van de sorteervolgorde:

  1. Om de sorteervolgorde aan te passen klikt u op de kolom die u wilt gebruiken voor de sortering.

  2. Als u de sorteervolgorde wilt veranderen klikt u nogmaals op de zelfde kolom

Resultaat: De sorteervolgordeverandert.

Opmerking: De eerste twee kolommen kunnen niet gebruikt worden voor sorteren.

4.4.2. Adreskaarten tonen

Als u het Kaart overzicht kiest toont u de huidige contactenmap in het overzichtsscherm in adreskaart formaat.

U kunt contacten op de volgende manier als adreskaart tonen:

  1. Selecteer een contactmap uit de mappenlijst.

  2. Kies Kaarten in het Bekijken paneelgebied.

  3. Eventueel kunt u met de snelfilter het overzicht aanpassen. Meer details in 4.4.3: Filteren van contacten.

Resultaat: De contacten worden als adreskaarten getoond.

In het adreskaarten overzicht worden de volgende gegevens getoond.

  • Contact pictogram

  • Voornaam en achternaam

  • Gekozen vlag

  • Eventueel het Privécontact pictogram

  • Zakelijk adres, zakelijk telefoonnummer en zakelijk E-mailadres.

In het adreskaarten overzicht worden de volgende gegevens getoond van distributielijsten:

  • Distributielijst pictogram

  • Distributielijstnaam

  • Gekozen vlag

4.4.3. Filteren van contacten

Met de Snelfilterbalk kunt u contacten selecteren zodat alleen de contacten worden getoond met een specifieke eerste letter.

Filteren van contacten

  1. Selecteer de indeling van het scherm: Kaarten of Telefoonlijst

  2. Klik op een item in de snelfilterbalk:

    • Om alleen de contacten te tonen die met een specifieke letter beginnen, moet u op die letter klikken.

    • Om alleen de contacten te kiezen die beginnen met een speciaal karakter klikt u op #.

    • Om alleen contacten te tonen met cijfers klikt u op 123.

Resultaat: De contacten worden gefilterd.

U kunt het filter weer uitzetten door op Alle onderaan in de snelfilterbalk te klikken.

4.4.4. Tonen van het Detailoverzicht

Het detail overzicht toont alle gegevens van een contact.

Detail van een contact tonen kan als volgt:

  1. Selecteer een contactmap uit de mappenlijst.

  2. Selecteer een contact in het Kaart of Telefoonlijst overzicht.

  3. Klik op Detail in het Bekijken paneelgebied.

Resultaat: Alle details van de contact wordt getoond.

Het detail overzicht van een contact geeft de volgende informatie:

  • De titelbalk geeft de naam van het contact. Normaal is dit de voornaam en de achternaam.

  • Het Overzicht tabblad bevat de volgende elementen:

    • Alle naamgegevens van de contact

    • Detail van het bedrijf van het contact

    • Zakelijke en privé telefoonnummers

    • Zakelijke en privé-adressen

    • Opmerkingen, categorieën en facultatieve velden

  • Het Aanhangsels tabblad bevat een lijst van aanhangsels.

Tip: Naast de beschrijving van sommige items wordt het pictogram getoond. Als u op dit pictogram klikt wordt meer informatie getoond.

Het detail overzicht van een distributielijst geeft de volgende informatie:

  • De titel van het scherm toont de naam van de distributielijst.

  • Het Overzicht tabblad bevat de volgende elementen:

    • Alle namen van de contacten die bij de distributielijst horen.

    • Het E-mailadres van de contact.

4.4.5. Tonen zweefteksten

Zweefteksten zijn beschikbaar in de Kaarten en Telefoonlijst overzicht.

Hoe u een contact in een zweeftekst kan oproepen:

  1. In het overzicht kunt u met de muisaanwijzer boven een item stilstaan. Na een korte tijd opent de zweeftekst. Het Algemeen tabblad wordt getoond.

  2. Om meer informatie te zien klikt u op een ander tabblad.

  3. Om de zweeftekst te sluiten hoeft u enkel de muisaanwijzer uit het vak te verplaatsen.

Resultaat: De contact zweeftekst toont de volgende informatie:

  • Het Algemeen tabblad. Het bevat:

    • De afbeelding van de contact

    • Voornaam en achternaam van het contact.

    • Het Privécontact pictogram.

    • De vlag die aan het contact is gekoppeld.

    • Een gekleurd pictogram voor elke toegewezen categorie

    • Alle telefoon- en faxgegevens van de contact.

    • Het E-mailadres van het contact. Als u op een E-mailadres klikt wordt een nieuw scherm geopend voor het maken van een nieuw E-mailbericht.

  • Het Adressen tabblad. Het bevat:

    • Het zakenadres van de contact.

    • De privé-adressen van de contact.

  • Het Aanhangsels tabblad. Het getal in haakjes geeft het aantal aan. Als er aanhangsels bij het contact zitten wordt de volgende informatie getoond per aanhangsel:

    • De bestandsnaam van het aanhangsel, de bestandsgrootte en het aanhangseltype.

    • Pictogrammen voor het openen en opslaan van het aanhangsel.

De zweeftekst van een distributielijst geeft de volgende informatie:

  • Het Algemeen tabblad. Het bevat:

    • Het distributielijst pictogram

    • De naam van de distributielijst.

    • Een pictogram voor het versturen van een E-mailbericht naar alle leden van de distributielijst.

    • De vlag die aan de distributielijst is gekoppeld.

    • Alle E-mailadressen van de distributielijst.

  • Het Aanvullend tabblad. Het bevat:

    • De achternamen en voornamen van de leden van de distributielijst.

    • De E-mailadressen van de distributielijst. Als u op een E-mailadres klikt wordt een nieuw scherm geopend voor het maken van een nieuw E-mailbericht.

  • Het Aanhangsels tabblad. Het getal in haakjes geeft het aantal aan. Als er aanhangsels bij de distributielijst zitten wordt de volgende informatie getoond per aanhangsel:

    • De bestandsnaam van het aanhangsel, de bestandsgrootte en het aanhangseltype.

    • Pictogrammen voor het openen en opslaan van het aanhangsel.

4.4.6. Opslaan of openen van aanhangsels.

U kunt het volgende doen:

  • Open het aanhangsel. Opmerking: Om sommige aanhangsels te bekijken heeft u mogelijk extra software nodig.

  • Opslaan van het aanhangsel buiten de groupware software.

  • Opslaan van aanhangsels in het gegevensdepot

Hoe een aanhangsel van een contact kan openen of opslaan:

  1. Toon de details van een contact:

  2. Kies het Aanhangsels tabblad.

  3. Selecteer een aanhangsel.

  4. Als u een aanhangsel wilt openen:

    • In het Aanhangsel paneelgebied klikt u op Open. Een systeemscherm opent. Het toont de applicatie die het aanhangsel gaat openen.

    • Gebruik de knoppen in het systeemscherm om het aanhangsel te openen.

  5. Als u een aanhangsel wilt opslaan:

    • In het Aanhangsel paneelgebied klikt u op Opslaan. Een systeemscherm opent.

    • Gebruik de knoppen in het systeemscherm om het aanhangsel op te slaan.

  6. Als u een aanhangsel wilt opslaan in het Gegevensdepot:

    • In het Aanhangsel paneelgebied klikt u op Opslaan in gegevensdepot. Het Gegevensdepot element scherm opent. De bestandsnaam van het aanhangsel wordt ingevuld als bestandsnaam voor het Gegevensdepot element.

    • Informatie over het aanmaken van Gegevensdepot elementen zijn te vinden in 7.5: Aanmaken van Gegevensdepot-elementen.

Tip: U kunt ook een aanhangsel openen of opslaan door het respectievelijke pictogram te klikken in de zweeftekst van het contact.