Om effectief met mappen te werken moet u het volgende weten:
Wat zijn map categorieën?
Wat zijn map typen?
Welke mappen bestaan?
Wat is het doel van permissies?
De map categorie definieert of een map door één of meerdere gebruikers kan worden gebruikt.
U heeft hiervoor de volgende map categorieën:
Persoonlijke mappen. Deze staan onder uw persoonlijke hoofdmap. De persoonlijke hoofdmap is de map met uw gbruikersnaam. U kunt zelf meerdere persoonlijke mappen maken. Normaal kunnen andere gebruikers niet in uw persoonlijke mappen komen. Opmerking: Uw persoonlijke gegevensdepotmap staat onder .
Openbare mappen. Deze mappen staan in de mappenlijst onder Opmerking: De Openbare gegevensdepotmap staat onder .
. Elke gebruiker kan openbare mappen maken. Normaal zijn openbare mappen voor alle gebruikers beschikbaar.Gedeelde mappen. Deze mappen staan in de mappenlijst onder Opmerking: De gedeelde gegevensdepotmappen staat onder .
. Hier kunt u de mappen zien die andere met u hebben gedeeld.Het maptype bepaalt wat voor soort objecten in de map worden opgeslagen.
De volgende maptypen zijn beschikbaar:
E-mailmap. Bevat E-mail objecten.
Contactenmappen. Bevatten contact objecten.
Agendamappen. Bevatten afspraakobjecten.
Takenmappen. Bevatten taakobjecten.
Gegevensdepotmappen. Bevatten Gegevensdepotobjecten.
U bepaalt het maptype als u de map aanmaakt.
De volgende mappen zijn standaard beschikbaar:
Mappen in de mappenlijst |
Inhoud |
---|---|
Uw gebruikersnaam |
Uw persoonlijke hoofdmap |
|
Inkomende en uitgaande E-mailberichten. |
Agenda |
Persoonlijke agenda's en afspraken |
Contacten |
Persoonlijke contacten |
Taken |
Persoonlijke Taken |
Openbare mappen |
Mappen die zichtbaar zijn voor alle gebruikers. |
Openbaar adresboek. |
Adres gegevens van alle gebruikers |
Gedeelde mappen |
Mappen die zichtbaar zijn voor door u toegewezen gebruikers |
Gegevensdepot |
Alle Gegevensdepotmappen |
Gebruikersdepot |
Persoonlijke en gedeelde Gegevensdepotmappen |
Uw gebruikersnaam |
Uw persoonlijke Gegevensdepotmap |
Andere gebruikersnaam |
Gedeelde Gegevensdepotmap van een andere gebruiker |
Openbare Gegevensdepot |
Openbare Gegevensdepotmap |
Rechten geven aan wat gebruikers mogen doen met een specifieke map en diens inhoud. Bijvoorbeeld: Gebruikers kunnen rechten hebben op een map. Als de condities juist zijn kan een gebruiker rechten geven aan een andere gebruiker of de rechten aanpassen.
Normaal is het toewijzen van rechten bedoelt voor het delen van gegevens en informatie aan andere gebruikers. Dit is een essentieel onderdeel van Groupware software. Het toewijzen van rechten aan een map voor andere gebruikers heet ook "Het delen van een Map"
Om controle te hebben over de Lees en schrijf rechten van een map voor een specifieke gebruiker zijn er een aantal hiërarchische rechten. Het hoogste recht is die van de beheerder. Hierbij zit ook het recht om mappen met anderen te delen.
Het volgende voorbeeld beschrijft hoe rechten ingesteld kunnen worden:
U heeft beheerders rechten voor uw persoonlijke mappen. Om uw persoonlijke gegevens voor anderen te beschermen, heeft normaal niemand anders rechten op deze mappen. Dit blijft zo totdat u besluit de persoonlijke mappen te delen met anderen.
Om gegevens en informatie beschikbaar te stellen aan andere gebruikers heeft u de rechten om submappen aan te maken in de
map. Deze submappen worden gedeeld met andere gebruikers.Om de beschikking te hebben over de contactgegevens van de andere gebruikers en voor het aanpassen van uw eigen gegevens is het mogelijk alle objecten in de
map te zien en om eigen objecten te maken.Gedetailleerde informatie over rechten en instructies over het toewijzen van rechten kunt u vinden in 8.6: Rechtenbeheer.
U kunt in de volgende mappen nieuwe mappen maken:
Mappen in de mappenlijst |
Welke maptypen kunnen gemaakt worden? |
---|---|
Persoonlijke hoofdmap |
Agendamappen, Takenmappen, Contactenmappen |
|
-- |
Inbox |
E-mail mappen |
Agenda |
Agendamappen, Taakmappen, Contactmappen |
Contacten |
Agendamappen, Taakmappen, Contactmappen |
Taken |
Agendamappen, Taakmappen, Contactmappen |
Openbare mappen |
Agendamappen, Taakmappen, Contactmappen |
Mapnaam (*) |
Agendamappen, Taakmappen, Contactmappen |
Openbaar adresboek. |
-- |
Gedeelde mappen |
-- |
Andere gebruikersnaam |
-- |
Mapnaam (*) |
Agendamappen, Taakmappen, Contactmappen |
Gegevensdepot |
-- |
Gebruikersdepot |
-- |
Persoonlijke Gegevensdepotmap |
Gegevensdepotmappen |
Andere gebruikersnaam (*) |
Gegevensdepotmappen |
Openbare Gegevensdepot |
Gegevensdepotmappen |
Opmerking: Voor mappen in de mappenlijst die zijn gemarkeerd met (*) heeft u rechten nodig om submappen te maken.
Gedetailleerde informatie over rechten en instructies over het toewijzen van rechten kunt u vinden in 8.6: Rechtenbeheer.
De manier waarop een nieuwe map aangemaakt wordt:
Klik met de rechtermuisknop op een map in de mappenlijst.
Beweeg de muisaanwijzer naar
. Een submenu met maptypen wordt getoond.Klik op het maptype die u wilt aanmaken. Opmerking: Afhankelijk van de map waarin u de submap maakt is het niet elk maptype mogelijk. Details hierover kunt u vinden in de tabel. Resultaat:Een map met de naam is aangemaakt. De naam van de map is geaccentueerd.
geef een naam en geef Enter.
Resultaat: Een nieuwe map is gemaakt.
Opmerking: Om een map te mogen hernoemen moet u de beheerder zijn van die map.
Het hernoemen van een map gaat als volgt:
Klik met de rechtermuisknop op een map in de mappenlijst.
Selecteer uit het context menu de optie
. De naam van de map wordt geaccentueerd.Bewerk de naam of geef een complet nieuwe,
Druk op Enter.
Resultaat: De map is hernoemd.
Opmerking: Om een map te verplaatsen moet u beheerder rechten hebben voor de map die u verplaatst en het recht hebben om submappen aan te maken in de doelmap.
Het verplaatsen naar een map gaat als volgt:
Klik met de rechtermuisknop op een map in de mappenlijst.
Selecteer de optie
uit het contextmenu. Het maptype-pictogram wordt grijs.Klik met de rechtermuisknop op de map waar u de geknipte map wilt plakken.
Selecteer de optie
uit het context menu.Resultaat: De map is verplaatst.
U kunt een link naar de map sturen naar interne groupware gebruikers.
Zo stuurt u een koppeling naar een map:
Klik met de rechtermuisknop op een map in de mappenlijst.
Selecteer de optie
uit het context menu.Resultaat: Het E-mail scherm opent. De link naar de map is toegevoegd als tekst.
Opmerking: Om de link te kunnen gebruiken moet de ontvanger van de E-mail voldoende rechten hebben op de map.
Waarschuwing: Als u een map verwijderd worden ook alle submappen en objecten in die map verwijderd. Verwijderde submappen en objecten kunnen niet hersteld worden.
Opmerking: Om een map te mogen wissen moet u de beheerder zijn van die map.
De manier waarop een map gewist kan worden:
Klik met de rechtermuisknop op een map in de mappenlijst.
Selecteer de optie Map wissen scherm wordt geopend.
uit het contextmenu. HetKlik op
Resultaat: De map en de objecten die er in zitten worden permanent verwijderd.