Hier vindt u een overzicht van hoe een u een nieuwe taak aanmaakt. Meer details kunt u vinden op de volgende pagina.
Opmerking: Als u nieuwe taken wilt maken in een openbare of gedeelde map moet u de rechten hebben om objecten aan te maken.
Zo maakt u een nieuwe taak:
In het Taak-scherm wordt geopend op het tabblad.
-paneelgebied klikt u op het -pictogram. HetEventueel kunt u een taakmap kiezen door op de
-knop te klikken en vervolgens een map te kiezen in het pop-up scherm.Voer een onderwerp en opmerkingen voor de taak in.
Stel de prioriteit in van de taak.
Stel de verloopdatum en de startdatum in. Zie 6.5.1: Begin- en verloopdatum van de taak vaststellen
Stel de taakherinnering in. Zie 6.5.2: Instellen of reageren op een taakherinnering
Gebruik eventueel de extra mogelijkheden:
De afspraak markeren als privé. Zie 6.5.5: Markeert taken als privé
Een taakserie maken. Zie 6.5.3: Aanmaken van taakserie
Categorieën toevoegen aan de taak. Zie 6.5.4: Toevoegen van categorieën
Details voor de taak instellen. Zie 6.5.6: Het toevoegen van taakdetails
Meer deelnemers aan de taak toevoegen. Zie 6.5.7: Deelnemers toevoegen
Bijvoegsels toevoegen aan de taak. Zie 6.5.8: Het toevoegen van aanhangsels
Klik op het
pictogram in het paneel. Het scherm sluit.Resultaat: De taak is aangemaakt. De bewerkingsstatus is ingesteld op Niet gestart of 0 % voltooid.
Als u de actie wilt annuleren klikt u op
in het paneelgebied.U heeft de volgende mogelijkheden om een nieuwe taak aan te maken:
De
-functie kan ook vanuit andere modules worden aangeroepen vanuit het -paneelgebied.Dubbelklik op een vrij gebied in de H-splitsing- of Lijstoverzicht. HetTaak-scherm opent.
Om de start- en verloopdatum van een taak te definiëren gebruikt u de besturingselementen naast Taak-scherm.
en in hetDe verloop- en startdatum van een taak definieert in het Taak-scherm als volgt:
Open het
-tabblad.Gebruik één van de volgende methoden om de verloopdatum van een taak in te stellen:
Voer een geldige datum in in het invoerveld naast
.Klik op het kalenderpictogram naast
. U kunt een datumkiezen uit de geopende kalender.Gebruik één van de volgende methoden om de startdatum van een taak in te stellen:
Voer een geldige datum in in het invoerveld naast
.Klik op het kalenderpictogram naast
. U kunt een datumkiezen uit de geopende kalender.Wilt u herinnerd worden aan de taak vóór de verloopdatum dan kunt u aangeven wanneer u dat wilt. Een herinneringsscherm zal u attenderen op deze taak wanneer het eind van de geselecteerde periode bereikt is.
Het instellen van een taakherinnering in het Taakscherm gaat als volgt:
Open het
-tabblad.Gebruik één van de volgende methoden om een datum in te stellen voor de taakherinnering:
Voer een geldige datum in in het invoerveld naast
.Klik op het kalenderpictogram naast
. U kunt een datumkiezen uit de geopende kalender.Gebruik één van de volgende methoden om een tijd voor de taakherinnering in te stellen:
Voer een geldige tijd in in het invoerveld naast de herinneringsdatum.
Selecteer een tijd uit het uitklapmenu naast de herinneringsdatum.
Zodra het eind van de geselecteerde periode bereikt is, opent het scherm Herinnering. Er zijn diverse mogelijkheden om hierop te reageren:
Reageren op een taakherinnering gaat als volgt:
Als u opnieuw herinnerd wilt worden, selecteert u een tijdsinterval uit het uitklapmenu in het gedeelte linksonderaan het scherm. Klik op
. Wanneer het eind van het geselecteerde interval is bereikt dan wordt u opnieuw herinnerd.Als u geen herinnering meer wilt klikt u op
.Een taakserie is een taak die meermalen repeteert. Bij het aanmaken van een taakserie dient u het volgende in te stellen:
Het tijdsinterval voor de taakserie. Dit definieert het tijdsinterval tussen individuele taken uit de taakserie.
De tijdspanne van de taakserie. Dit definieert het start en het einde van de taakserie.
Het aanmaken van een taakserie in het Taak-scherm gaat als volgt:
Open het
-tabblad.Klik op de Creëer nieuwe serie opent.
knop. Het schermHet tijdsinterval voor de taakserie definiëren.
Als de taak dagelijks herhaald moet worden, activeer dan het herhalingstype
. In de herhalingsinstellingen geeft u het interval in dagen.Als de afspraak wekelijks herhaald moet worden, selecteer dan het herhalingstype
In de herhalingsinstellingen geeft u de interval in weken en de dag van de week.Als de taak maandelijks herhaald moet worden, selecteer dan het herhalingstype
. In de herhalingsinstellingen geeft u het interval in maanden en de dag van de maand.Als de taak jaarlijks herhaald moet worden, selecteer dan het herhalingstype
In de herhalingsinstellingen geeft u de dag van het jaar.Definieer de tijdspanne van de taakserie:
Naast het label
voert u de datum in van het begin van de taakserie.Naast het label
geeft u het einde van de taakserie op.Klik op
.Een categorie is een tekst die gebruikt kan worden voor het ordenen van taken. Er zijn twee verschillende manieren om categorieën toe te voegen:
Selecteer object-gerelateerde categorieën via de
knop op het Taak scherm.Selecteer categorieën uit de lijst van voorgedefinieerde categorieën. Voorgedefinieerde categorieën zijn gemarkeerd met een kleur.
Informatie over het aanmaken van categorieën zijn te vinden in 8.2.3: Categorieën beheren.
Om object-gerelateerde categorieën toe te voegen vanuit het Taak scherm:
Open het
-tabblad.Dubbelklik op het invoerveld naast de
knop.Voer een tekst in.
Opmerking: Object-gerelateerde categorieën hebben geen kleur.
Om voorgedefinieerde categorieën toe te voegen vanuit het Taken scherm:
Open het
-tabblad.Klik op de
knop. Het dialoog verschijnt. De lijst bevat alle voorgedefinieerde categorieën.Activeer het keuzevakje voor de Activeer categorie in de
lijst.Klik op
.Resultaat: De categorieën worden toegevoegd achter de Categorieën knop.
Zo verwijderd u een categorie uit het Taak scherm:
Open het
-tabblad.Klik op de
knop. Het scherm opent.Deactiveer het keuzevakje uit de
lijst om een categorie uit te schakelen.Klik op
.Resultaat: De categorieën worden verwijderd van de taak.
Een privétaak is een taak die onzichtbaar is voor andere deelnemers wanneer u uw takenmap deelt met andere deelnemers.
U kunt een taak als privé markeren als aan alle van de volgende voorwaarden wordt voldaan:
U bent de enige deelnemer in de taak.
De taak is gemaakt in een persoonlijke taakmap.
Het markeren van een taak als privé gaat in het Taak-scherm als volgt:
Open het
-tabblad.Activeer het
keuzevak.U kunt details aan een taak toevoegen, bijvoorbeeld kosten, duur en factureringsinformatie.
Zo voegt details toe aan een taak in het Taak-scherm:
Open het
-tabblad.Voer passende waarden in.
Resultaat: De details worden toegevoegd aan de taak.
Wanneer u een taak aanmaakt kunt u extra deelnemers toevoegen.
Het toevoegen van extra deelnemers in het Taak-scherm gaat als volgt:
Open het
-tabblad.In het Selecteer deelnemers-scherm opent.
paneelgebied klikt u op . HetAls u een ander adresboek wilt selecteren dan het globale adresboek, klik dan op de knop Selecteer contactenmap.
. Klik op een map in het schermAls u een specifieke selectie wilt zien van deelnemers of bronnen, typt u een korte zoekterm in het invoerveld naast Zoeken. Klik vervolgens de -knop.
Selecteer één of meerdere deelnemers uit de lijst.
Om de selectie toe te voegen klikt u op de
-knop naast Deelnemers.Eventueel kunt u ook de gekozen deelnemerselectie aanpassen:
Selecteer losse elementen in het
-veld.Klik op de
knop naast .Om de selectie te bevestigen klikt u op
. Als u van gedachten bent veranderd kiest u .Resultaat: De deelnemers worden toegevoegd aan de taak.
Deelnemers die zijn toegevoegd aan een taak ontvangen een taakmelding met de mogelijkheid om de taak te accepteren of te weigeren. Meer informatie kunt u vinden in 6.6.1: Een nieuwe taak bevestigen.
Externe deelnemers ontvangen geen taakmelding. Om externe deelnemers te informeren over een taak kunt u ervoor zorgen dat alle deelnemers geïnformeerd worden over de taak via E-mail.
Deelnemers informeren via E-mail vanuit het Taak-scherm gaat als volgt:
Open het
-tabblad.Activeer het
keuzevakje.Om aanhangsels toe te voegen vanuit het Taak-scherm:
Open het
tabblad.In het Selecteer bijvoegsels scherm opent.
-paneelgebied klikt u . HetIn het Selecteer bijvoegsels-dialoogvenster kunt u op de knop klikken. Kies het als aanhangsel toe te voegen bestand. Sluit daarna het selectiescherm.
Klik in het Selecteer bijvoegsels-dialoogvenster op de knop . Het bestand wordt toegevoegd aan de lijst.
Als u meerdere aanhangels wilt toevoegen, herhaal dan stappen 3 - 4.
Om bestanden te verwijderen uit de lijst, selecteert u deze eerst in de lijst. Klik daarna op
.In het Selecteer bijvoegsels-dialoogvenster klikt u op .
Resultaat: De aanhangsels worden toegevoegd aan de taak.