8.5. Mappen beheer

8.5.1. Wat moet ik weten over mappen?

Om effectief met mappen te werken moet u het volgende weten:

  • Wat zijn map categorieën?

  • Wat zijn map typen?

  • Welke mappen bestaan?

  • Wat is het doel van permissies?

8.5.1.1. Wat zijn map categorieën?

De map categorie definieert of een map door één of meerdere gebruikers kan worden gebruikt.

U heeft hiervoor de volgende map categorieën:

  • Persoonlijke mappen. Deze staan onder uw persoonlijke hoofdmap. De persoonlijke hoofdmap is de map met uw gbruikersnaam. U kunt zelf meerdere persoonlijke mappen maken. Normaal kunnen andere gebruikers niet in uw persoonlijke mappen komen. Opmerking: Uw persoonlijke gegevensdepotmap staat onder Gegevensdepot/Gebruikersdepot.

  • Openbare mappen. Deze mappen staan in de mappenlijst onder Openbare mappen. Elke gebruiker kan openbare mappen maken. Normaal zijn openbare mappen voor alle gebruikers beschikbaar. Opmerking: De Openbare gegevensdepotmap staat onder Gegevensdepot/Publiek Gegevensdepot.

  • Gedeelde mappen. Deze mappen staan in de mappenlijst onder Gedeelde mappen. Hier kunt u de mappen zien die andere met u hebben gedeeld. Opmerking: De gedeelde gegevensdepotmappen staat onder Gegevensdepot/Gebruikersdepot.

8.5.1.2. Wat zijn maptypen?

Het maptype bepaalt wat voor soort objecten in de map worden opgeslagen.

De volgende maptypen zijn beschikbaar:

  • E-mailmap.  Bevat E-mail objecten.

  • Contactenmappen. Bevatten contact objecten.

  • Agendamappen. Bevatten afspraakobjecten.

  • Takenmappen. Bevatten taakobjecten.

  • Gegevensdepotmappen. Bevatten Gegevensdepotobjecten.

U bepaalt het maptype als u de map aanmaakt.

8.5.1.3. Welke mappen bestaan?

De volgende mappen zijn standaard beschikbaar:

Mappen in de mappenlijst

Inhoud

Uw gebruikersnaam

Uw persoonlijke hoofdmap

E-mail

Inkomende en uitgaande E-mailberichten.

Agenda

Persoonlijke agenda's en afspraken

Contacten

Persoonlijke contacten

Taken

Persoonlijke Taken

Openbare mappen

Mappen die zichtbaar zijn voor alle gebruikers.

Openbaar adresboek.

Adres gegevens van alle gebruikers

Gedeelde mappen

Mappen die zichtbaar zijn voor door u toegewezen gebruikers

Gegevensdepot

Alle Gegevensdepotmappen

Gebruikersdepot

Persoonlijke en gedeelde Gegevensdepotmappen

Uw gebruikersnaam

Uw persoonlijke Gegevensdepotmap

Andere gebruikersnaam

Gedeelde Gegevensdepotmap van een andere gebruiker

Openbare Gegevensdepot

Openbare Gegevensdepotmap

8.5.1.4. Wat is het doel van permissies?

Rechten geven aan wat gebruikers mogen doen met een specifieke map en diens inhoud. Bijvoorbeeld: Gebruikers kunnen rechten hebben op een map. Als de condities juist zijn kan een gebruiker rechten geven aan een andere gebruiker of de rechten aanpassen.

Normaal is het toewijzen van rechten bedoelt voor het delen van gegevens en informatie aan andere gebruikers. Dit is een essentieel onderdeel van Groupware software. Het toewijzen van rechten aan een map voor andere gebruikers heet ook "Het delen van een Map"

Om controle te hebben over de Lees en schrijf rechten van een map voor een specifieke gebruiker zijn er een aantal hiërarchische rechten. Het hoogste recht is die van de beheerder. Hierbij zit ook het recht om mappen met anderen te delen.

Het volgende voorbeeld beschrijft hoe rechten ingesteld kunnen worden:

  • U heeft beheerders rechten voor uw persoonlijke mappen. Om uw persoonlijke gegevens voor anderen te beschermen, heeft normaal niemand anders rechten op deze mappen. Dit blijft zo totdat u besluit de persoonlijke mappen te delen met anderen.

  • Om gegevens en informatie beschikbaar te stellen aan andere gebruikers heeft u de rechten om submappen aan te maken in de Openbare mappen map. Deze submappen worden gedeeld met andere gebruikers.

  • Om de beschikking te hebben over de contactgegevens van de andere gebruikers en voor het aanpassen van uw eigen gegevens is het mogelijk alle objecten in de Globaal adresboek map te zien en om eigen objecten te maken.

Gedetailleerde informatie over rechten en instructies over het toewijzen van rechten kunt u vinden in 8.6: Rechtenbeheer.

8.5.2. Mappen aanmaken

U kunt in de volgende mappen nieuwe mappen maken:

Mappen in de mappenlijst

Welke maptypen kunnen gemaakt worden?

Persoonlijke hoofdmap

Agendamappen, Takenmappen, Contactenmappen

E-mail

--

Inbox

E-mail mappen

Agenda

Agendamappen, Taakmappen, Contactmappen

Contacten

Agendamappen, Taakmappen, Contactmappen

Taken

Agendamappen, Taakmappen, Contactmappen

Openbare mappen

Agendamappen, Taakmappen, Contactmappen

Mapnaam (*)

Agendamappen, Taakmappen, Contactmappen

Openbaar adresboek.

--

Gedeelde mappen

--

Andere gebruikersnaam

--

Mapnaam (*)

Agendamappen, Taakmappen, Contactmappen

Gegevensdepot

--

Gebruikersdepot

--

Persoonlijke Gegevensdepotmap

Gegevensdepotmappen

Andere gebruikersnaam (*)

Gegevensdepotmappen

Openbare Gegevensdepot

Gegevensdepotmappen

Opmerking: Voor mappen in de mappenlijst die zijn gemarkeerd met (*) heeft u rechten nodig om submappen te maken.

Gedetailleerde informatie over rechten en instructies over het toewijzen van rechten kunt u vinden in 8.6: Rechtenbeheer.

De manier waarop een nieuwe map aangemaakt wordt:

  1. Klik met de rechtermuisknop op een map in de mappenlijst.

  2. Beweeg de muisaanwijzer naar Nieuwe submap. Een submenu met maptypen wordt getoond.

  3. Klik op het maptype die u wilt aanmaken. Opmerking: Afhankelijk van de map waarin u de submap maakt is het niet elk maptype mogelijk. Details hierover kunt u vinden in de tabel. Resultaat:Een map met de naam Nieuwe map is aangemaakt. De naam van de map is geaccentueerd.

  4. geef een naam en geef Enter.

Resultaat: Een nieuwe map is gemaakt.

8.5.3. Hernoemen van een map

Opmerking: Om een map te mogen hernoemen moet u de beheerder zijn van die map.

Het hernoemen van een map gaat als volgt:

  1. Klik met de rechtermuisknop op een map in de mappenlijst.

  2. Selecteer uit het context menu de optie Hernoem. De naam van de map wordt geaccentueerd.

  3. Bewerk de naam of geef een complet nieuwe,

  4. Druk op Enter.

Resultaat: De map is hernoemd.

8.5.4. Mappen verplaatsen

Opmerking: Om een map te verplaatsen moet u beheerder rechten hebben voor de map die u verplaatst en het recht hebben om submappen aan te maken in de doelmap.

Het verplaatsen naar een map gaat als volgt:

  1. Klik met de rechtermuisknop op een map in de mappenlijst.

  2. Selecteer de optie Knippen uit het contextmenu. Het maptype-pictogram wordt grijs.

  3. Klik met de rechtermuisknop op de map waar u de geknipte map wilt plakken.

  4. Selecteer de optie Plakken uit het context menu.

Resultaat: De map is verplaatst.

8.5.5. Een map als koppeling versturen

U kunt een link naar de map sturen naar interne groupware gebruikers.

Zo stuurt u een koppeling naar een map:

  1. Klik met de rechtermuisknop op een map in de mappenlijst.

  2. Selecteer de optie Als een link verzenden uit het context menu.

Resultaat: Het E-mail scherm opent. De link naar de map is toegevoegd als tekst.

Opmerking: Om de link te kunnen gebruiken moet de ontvanger van de E-mail voldoende rechten hebben op de map.

8.5.6. Mappen wissen

Waarschuwing: Als u een map verwijderd worden ook alle submappen en objecten in die map verwijderd. Verwijderde submappen en objecten kunnen niet hersteld worden.

Opmerking: Om een map te mogen wissen moet u de beheerder zijn van die map.

De manier waarop een map gewist kan worden:

  1. Klik met de rechtermuisknop op een map in de mappenlijst.

  2. Selecteer de optie Wissen uit het contextmenu. Het Map wissen scherm wordt geopend.

  3. Klik op Ja

Resultaat: De map en de objecten die er in zitten worden permanent verwijderd.