3.4. E-mails Tonen

Om E-mailberichten te tonen voert u de volgende stappen uit:

Bij het ontvangen van een E-mail bericht, verschijnt de tekst "Nieuw E-mail bericht" knipperend in het tabblad van de groupware software.

Tijdens het inzien van E-mailberichten zorgen de volgende hulpmiddelen bij het voorkomen van fraude en het minimaliseren van risico:

3.4.1. Tonen van het overzicht in een lijst

Het lijst overzicht toont de E-mailberichten uit een E-mailmap in een tabel.

U kunt de E-mailberichten tonen in het lijst overzicht door de volgende stappen uit te voeren:

  1. Selecteer een E-mail map uit de mappenlijst.

  2. Klik op Lijst in het Bekijken paneelgebied.

Resultaat: De E-mail berichten van de huidige folder worden getoond als een lijst in het overzichtsscherm.

Tip: Met de E-mail optie Eerste E-mail automatisch selecteren? kunt u instellen of het eerste E-mailbericht in de lijst automatisch geselecteerd wordt.

Voor elk E-mailbericht in de lijst wordt een regel met informatie in de vorm van pictogrammen getoond:

Kolom

Informatie

Kolom 1, pictogram

Het E-mailbericht bevat minimaal één aanhangsel.

Kolom 2, geen pictogram

Het E-mailbericht is ongelezen.

Kolom 2, pictogram

Het E-mailbericht is gelezen.

Kolom 1, pictogram

Het E-mailbericht is beantwoord.

Van kolom

De verzender van het E-mailbericht

Onderwerp kolom

Het onderwerp van het E-mailbericht

Ontvangen kolom

Datum en tijd waarop het E-mailbericht is ontvangen.

Grootte kolom

De grootte in bytes van het E-mailbericht.

Vlag kolom

De vlag die aan het E-mailbericht is gekoppeld.

De E-mailberichten in de lijst worden normaal in volgorde van binnenkomst gesorteerd in de Ontvangen kolom. De kolomkop is lichter gekleurd. Een pijl geeft de richting van de sortering aan.

Het aanpassen van de sorteervolgorde:

  1. Om de sorteervolgorde aan te passen klikt u op de kolom die u wilt gebruiken voor de sortering.

  2. Als u de sorteervolgorde wilt veranderen klikt u nogmaals op de zelfde kolom

Resultaat: De sorteervolgordeverandert.

3.4.2. Tonen met een Horizontaal gescheiden weergave.

In de H-scheidingsweergave toont de inhoud van de E-mail onder de lijst met berichten.

U kunt de E-mailberichten tonen in H-scheidingsweergave door de volgende stappen uit te voeren:

  1. Selecteer een E-mail map uit de mappenlijst.

  2. Klik in het Bekijken paneelgebied op H-scheiding. Resultaat: Het overzichtsvenster splitst horizontaal. Het bovenste deel toont de E-mailberichten lijst.

  3. Selecteer een E-mailbericht uit de berichtenlijst.

Resultaat: Het onderste deel van het scherm toont de volgende informatie van het geselecteerde E-mailbericht.

  • De kop van het E-mailbericht toont het onderwerp, de verzender, de ontvanger en de datum en tijd van ontvangst. Als de E-mail een andere verzender heeft dan de persoon die de mail heeft gemaakt wordt dit apart weergegeven. Tip: Met de - en + pictogrammen kunt u de kop sluiten of uitgebreider maken.

  • Onder de kop wordt de inhoud van het E-mailbericht getoond. Afhankelijk van de lengte van de inhoud wordt een verticale schuifbalk getoond aan de rechterzijde van het bericht.

  • Als het E-mailbericht aanhangsels heeft worden deze onder de inhoud weergegeven.

Tip: U kunt de horizontale balk omhoog en omlaag bewegen.

Als het E-mailbericht geen platte tekst is maar een HTML bericht, is de manier waarop u deze getoond krijgt afhankelijk van:

  • Het wel of niet toestaan van HTML berichten,

  • Het wel of niet toestaan van extern geplaatste afbeeldingen,

Deze instellingen hebben het volgende effect:

  • Als het is toegestaan HTML berichten te tonen, maar het tonen van externe afbeeldingen niet, geeft de H-scheiding het volgende beeld.

    • Het E-mailbericht wordt grotendeels getoond zoals bedoeld, maar zonder afbeeldingen.

    • Onder de kop is de volgende tekst te zien: Het vooraf laden van beelden via een externe link in uw E-mail is geblokkeerd om uw privéleven te beschermen. Als u er zeker van bent dat het E-mailbericht van een betrouwbare bron komt, kunt u de afbeeldingen alsnog inlezen door de knop Laad afbeeldingen te klikken.

  • Als het niet is toegestaan HTML berichten te tonen, geeft de H-scheiding het volgende beeld.

    • Het E-mailbericht wordt getoond in platte tekst zonder opmaak en afbeeldingen.

    • Onder het overzichtsscherm vindt U het gehele HTML E-mailbericht als een bijlage. U kunt informatie vinden hoe u dergelijke documenten kunt gebruiken in 3.4.6: Opslaan of openen van E-mailaanhangsels..

  • Als het is toegestaan HTML berichten te tonen en het tonen van externe afbeeldingen ook, geeft het overzicht in H-scheiding de mail weer met opmaak en afbeeldingen.

    Waarschuwing: Het tonen van extern opgeslagen afbeelden is en beveiligingsrisico,

U kunt deze E-mail instellingen aanpassen in HTML geformatteerde berichten toestaan? en Voorladen van externe afbeeldingen blokkeren? .

3.4.3. Tonen met een Verticaal gescheiden weergave.

In de V-scheidingsweergave toont de inhoud van de E-mail naast de lijst met berichten.

U kunt de E-mailberichten tonen in V-scheidingsweergave door de volgende stappen uit te voeren:

  1. Selecteer een E-mail map uit de mappenlijst.

  2. Klik in het Bekijken paneelgebied op V-scheiding. Resultaat: Het overzichtsvenster splitst verticaal. Het linker deel toont de e-mailberichten lijst. Tip: Om de sorteervolgorde aan te passen klikt u op het pictogram onder Sorteren op. Selecteer een sorteer optie.

  3. Selecteer een E-mailbericht uit de berichtenlijst.

Resultaat: In het rechter deel van het overzicht wordt het geselecteerde E-mailbericht getoond op de zelfde manier als bij de H-scheiding, zie voor meer informatie 3.4.2: Tonen met een Horizontaal gescheiden weergave..

Tip: U kunt de verticale balk naar links en rechts bewegen.

3.4.4. Tonen van de brongegevens

De brongegevens bevatten het complete E-mailbericht inclusief de complete 'e-mail header' details.

Om de brongegevens van het E-mailbericht te tonen neemt u de volgende stappen:

  1. Selecteer een E-mailbericht uit de berichtenlijst.

  2. Klik op Bron tonen in het E-mail paneelgebied.

Resultaat: De brongegevens van het e-mailbericht wordt getoond. U kunt deze gegevens kopiëren vanuit dit scherm.

Tip: U kunt de bron ook tonen vanuit het context menu in de E-mail lijst.

3.4.5. Tonen zweefteksten

Zweefteksten zijn beschikbaar in de H-scheiding, V-scheiding en Lijst indeling.

Hoe u een E-mail bericht in een zweeftekst kan oproepen:

  1. In de lijst overzicht kunt u met de muisaanwijzer boven een regel stilstaan. Na een korte tijd opent de zweeftekst. In het Algemeen tabblad verschijnen de eerste regels van het E-mailbericht.

  2. Het aantal regels wat getoond wordt opgeven:

    • Als u meer regels van het E-mailbericht wil zien, klikt u één keer op de tekst van de mail.

    • Als u alle regels van het bericht wil zien, klik dan nogmaals.

    • Als u het originele beeld terug wilt, klik dan nogmaals.

  3. Als u meer informatie over de aanhangsels wilt, klik dan op het Aanhangsels tabblad.

  4. Om de zweeftekst te sluiten beweegt u de muisaanwijzer weg van de zweeftekst of naar een ander E-mailbericht in de lijst.

De E-mail zweeftekst bevat de volgende informatie:

  • Het Algemeen tabblad. Het bevat:

    • Het E-mail module pictogram

    • Het onderwerp en verzender van het E-mailbericht.

    • Het status pictogram geeft aan of het bericht al is gelezen of dat er op gereageerd is.

    • De tekst van het E-mailbericht. Afhankelijk van de lengte van het bericht worden in de zweeftekst alleen de eerste regels getoond.

  • Het Aanhangsels tabblad. Het getal in haakjes geeft het aantal aan. Als er aanhangsels bij de E-mail zitten wordt de volgende informatie getoond per aanhangsel:

    • Bestandsnaam, bestandsgrootte en aanhangseltype.

    • Pictogrammen voor het openen en opslaan van het aanhangsel.

3.4.6. Opslaan of openen van E-mailaanhangsels.

Het pictogram geeft aan dat het E-mailbericht een aanhangsel heeft. U kunt het volgende doen:

Opmerking: Als het aanhangsel groter is dan een ingestelde waarde wordt het automatisch in het Gegevensdepot opgeslagen. Het E-mailbericht bevat dan enkel een verwijzing naar dit Gegevensdepot element. Meer informatie over het openen van Gegevensdepot elementen ziet u in 7.4.4: Openen en opslaan van de huidige document versie..

Hoe een aanhangsel openen of opslaan:

  1. Tonen van E-mailberichten in het H-scheiding of V-scheiding overzicht.

  2. Selecteer een E-mailaanhangsel uit het inhoud vak onderaan.

  3. Hoe een aanhangsel openen:

    • In het Aanhangsel paneelgebied klikt u op Open. Een systeemscherm opent. Het toont de applicatie die het aanhangsel gaat openen.

    • Gebruik de knoppen in het systeemscherm om het aanhangsel te openen.

  4. Als u een E-mailaanhangsel wilt opslaan:

    • In het Aanhangsel paneelgebied klikt u op Opslaan. Een systeemscherm opent.

    • Gebruik de knoppen in het systeemscherm om het aanhangsel op te slaan.

  5. Als u een E-mailaanhangsel wilt opslaan in het Gegevensdepot:

    • In het Aanhangsel paneelgebied klikt u op Opslaan in gegevensdepot. Het Gegevensdepot element scherm opent. De bestandsnaam van het aanhangsel wordt ingevuld als bestandsnaam voor het Gegevensdepot element.

    • Informatie over het aanmaken van Gegevensdepot elementen zijn te vinden in 7.5: Aanmaken van Gegevensdepot-elementen.

Tip: U kunt ook een van de volgende methoden gebruiken om E-mailaanhangsels te openen of op te slaan.

  • Dubbelklik op de naam van het aanhangsel.

  • Door het contextmenu te openen bij het aanhangsel.

  • Door op de pictogrammen t klikken in de E-mail zweeftekst.

Tip: Als een E-mailbericht meerdere aanhangsels heeft, kunt u deze als één zip bestand downloaden. U doet dit door eerst de bestanden te selecteren terwijl u de <ctrl> toets indrukt, op Mac systemen gebruikt u de <cmd> toets.