6.7. Taken beheren

6.7.1. Zoeken naar taken

Door het ingeven van een zoekterm kunt u taken vinden in de geopende agendamap. De zoekterm is de tekenreeks die gezocht wordt.

Alle taken waarvan de titel de zoekterm bevat zullen worden gevonden.

Bijvoorbeeld: Om taken te vinden met het onderwerp "Presentatie maken" en "Info voor presentatie verzamelen" gebruikt u de zoekterm "pre".

Om een taak te zoeken doet u het volgende:

  1. Kies in de mappenlijst de te doorzoeken taakmappen.

  2. Selecteer de indeling van het scherm: H-scheiding of Lijst

  3. In het Zoeken paneelgebied typt u uw zoekterm in het invoervak.

    Opmerking: Als het Zoeken paneelgebied niet wordt getoond, klik op Snelle instellingen-pictogram in de rechterbovenhoek van het paneel . Activeer de Zoeken optie in het pop-up menu.

  4. Type uw zoekterm in het invoervak.

  5. In het Zoeken paneelgebied klikt u op het Zoeken pictogram.

Resultaat: Het overzichtsscherm toont alleen die taken die overeenkomen met de zoekterm.

Alle taken tonen in de huidige geselecteerde takenmap gaat als volgt:

In het paneelgebied Zoeken klikt u op Herinitialiseren

6.7.2. Taken bewerken

Alle gegevens die u heeft ingevoerd bij het maken van een taak kunnen later aangepast worden.

Opmerking: Als u een taak wilt bewerken in een openbare of gedeelde taakmap dan dient u bewerkingsrechten te hebben voor de objecten in die taakmappen.

U kunt een taak als volgt aanpassen:

  1. Selecteer een taak uit de lijst of het H-gescheiden overzicht.

  2. Klik in het Taak paneelgebied op het Bewerken-pictogram. Het Taak-venster opent.

  3. De gegevens van de taak bewerken. Een uitgebreide beschrijving van de gegevens is te vinden in 6.5: Taken aanmaken. Instructies voor het wijzigen van de bewerkingsstatus zijn te vinden in 6.7.2.1: Het wijzigen van de bewerkingsstatus.

  4. Klik op het Opslaan pictogram in het paneel. Het scherm sluit.

Resultaat: de taak is gewijzigd.

Als u de wijzigingen niet wilt doorvoeren klikt u op Annuleren in het Venster paneelgebied.

Tip: In het Lijst- of H-gescheiden overzicht kunt u ook een taak bewerken in het contextmenu of door erop te dubbelklikken.

6.7.2.1. Het wijzigen van de bewerkingsstatus

Bij het aanmaken van een nieuwe taak wordt de status ingesteld op de volgende waarden:

  • De Status is ingesteld op Niet gestart

  • De waarde voor % voltooid is ingesteld op 0.

De items in het Status-selectieveld en in het % voltooid-invoerveld hangen van elkaar af.

  • De statussen Niet gestart, Wachtend en Uitgesteld corresponderen met de waarde 0% voltooid

  • De status Bezig correspondeert met een waarde tussen 1% voltooid en 99% voltooid.

  • De status Voltooid correspondeert met de waarde 100% voltooid.

Het wijzigen van de bewerkingsstatus in het Taak-scherm gaat als volgt:

Doe één van de volgende dingen:

Selecteer een bewerkingsstatus in het Status-selectieveld.

Type een geheel getal tussen 0 en 100 in het % voltooid-veld.

Selecteer een waarde voor het % voltooid-veld door te klikken op de - of +-pictogrammen.

Resultaat: De bewerkingsstatus is gewijzigd. Deelnemers worden geïnformeerd over de wijziging. Voltooide taken worden doorgestreept in de Lijst- of H-gescheiden weergave.

6.7.3. Taken instellen op voltooid

Opmerking: Als u een taak in een openbare of gedeelde map wilt instellen op voltooid, heeft u bewerkingsrechten nodig voor de objecten in deze taakmappen.

Het instellen van een taakstatus op voltooid gaat als volgt:

  1. Selecteer één of meer taken in het H-scheiding- of Lijstoverzicht.

  2. In het Taak-paneelgebied klikt u op Markeren als voltooid.

Resultaat: De taken worden getoond als voltooid.

Tip: U kunt het contextmenu ook gebruiken om taken als voltooid te markeren.

6.7.4. Taken afdrukken

U heeft de volgende mogelijkheden bij het afdrukken van taken:

  • De takenlijst afdrukken

  • De details van een taak afdrukken

Het afdrukken van een takenlijst gaat als volgt:

  1. Selecteer het Lijstoverzicht in het paneel.

  2. Selecteer de af te drukken taken:

    • Als u slechts een deel van de taken wilt afdrukken uit de lijst, moet u deze selecteren alvorens het afdrukken te starten.

    • Als u alle taken in de lijst wilt afdrukken selecteert u alles of helemaal niets.

  3. In het Taken paneelgebied klikt u op Afdrukken. Een nieuw scherm met het afdrukvoorbeeld en het systeemscherm Afdrukken gaat open.

  4. U kunt in het systeemscherm aanpassingen aan de afdrukinstellingen maken.

  5. In het systeemscherm klikt u op Afdrukken.

Resultaat: De takenlijst wordt afgedrukt.

De details van een taak afdrukken gaat als volgt:

  1. Open een taak in het H-scheidingsoverzicht.

  2. In het Taken-paneelgebied klikt u op Printen. Een nieuw scherm met het afdrukvoorbeeld en het systeemscherm Afdrukken gaat open.

  3. U kunt in het systeemscherm aanpassingen aan de afdrukinstellingen maken.

  4. In het systeemscherm klikt u op Afdrukken.

Resultaat: De details van de taak worden afgedrukt.

6.7.5. Taken verplaatsen

U heeft de volgende mogelijkheden bij het verplaatsen van taken:

  • Met de paneelfunctie

  • Met slepen&neerzetten

Opmerking: Als u afspraken van een bron naar een doelmap verplaatst moet u de volgende rechten hebben:

  • Verwijderrechten voor objecten in de bronmap

  • Aanmaakrechten voor objecten in de doelmap.

Afspraken verplaatsen via het paneel doet u als volgt:

  1. Selecteer één of meer taken in het H-scheiding of Lijstoverzicht.

  2. Klik in het Taken-paneelgebied op de Verplaats knop. Het Selecteer map scherm wordt geopend.

  3. In het Selecteer map scherm kunt u een takenmap selecteren. U kunt alleen klikken op mappen waarnaar u uw taken mag verplaatsen.

Resultaat: De taken worden verplaatst.

Verplaatsen van taken met slepen&neerzetten gaat als volgt:

  1. Selecteer één of meer taken in het H-scheiding- of Lijstoverzicht.

  2. Sleep een geselecteerde taak naar een doelmap. Een pictogram naast de muisaanwijzer geeft de volgende informatie:

    • Als u naar een geldig doel sleept krijgt u een groen vinkje te zien.

    • Als u naar een ongeldig doel sleept krijgt u en rood verbodpictogram te zien.

  3. Laat de muisknop los als de aanwijzer op de gewenste map staat.

Resultaat: De taken worden verplaatst.

6.7.6. Taken markeren met categorieën

U kunt het volgende doen:

  • Toewijzen van voorgedefinieerde categorieën aan bestaande taken.

  • Verwijderen van toegewezen categorieën

Informatie over het aanmaken van categorieën zijn te vinden in 8.2.3: Categorieën beheren.

Toewijzen van voorgedefinieerde categorieën aan bestaande taken gaat als volgt:

  1. Klik met de rechtermuisknop op een taak.

  2. Selecteer de optie Categorieën > uit het context menu. Een submenu wordt getoond.

  3. Kies een van de volgende mogelijkheden:

    • Om één van de getoonde categorieën toe te wijzen, klikt u op deze categorie in het submenu.

    • Om een andere categorie toe te wijzen:

      • Klik in het submenu op de Alle categorieën ... knop. Het Categorieën scherm opent. De Naam lijst bevat alle gedefinieerde categorieën.

      • Activeer het keuzevakje voor de voor deze taak gewenste categorie in de Naam lijst.

      • Klik op OK.

Resultaat: De categorieën worden toegewezen aan de taak.

Zo verwijdert u toegewezen categorieën:

  1. Klik met de rechtermuisknop op een taak.

  2. Selecteer de optie Categorieën > uit het context menu. Een submenu wordt getoond.

  3. Kies een van de volgende mogelijkheden:

    • Om alle toegewezen categorieën te verwijderen, kiest u de optie Verwijder alle categorieën in het submenu.

    • Zo verwijdert u specifieke categorieën:

      • Kies de Alle Categorieën... optie uit het submenu. Het Categorieën scherm opent.

      • Deactiveer het keuzevakje uit de Naam lijst om een categorie uit te schakelen.

      • Klik op OK.

Resultaat: De categorieën worden verwijderd van de taak.

6.7.7. Taken markeren met vlaggen

Vlaggen zijn gekleurde labels voor het markeren van taken. U kunt beslissen over de betekenis van afzonderlijke kleuren. De vlaggen worden getoond in de laatste kolom van het Lijst- of H-gescheiden overzicht

Het markeren van taken met vlaggen gaat als volgt:

  1. Selecteer één of meer taken in het H-scheiding- of Lijstoverzicht.

  2. Klik in het Vlaggen-paneelgebied op één van de vlaggen behalve de eerste.

Resultaat: De geselecteerde taken worden gemarkeerd met de gekozen vlag.

Verwijderen van vlaggen gaat als volgt:

  1. In het Lijst- of H-gescheiden overzicht, selecteert u taken voorzien van vlaggen.

  2. Klik op de eerste vlag in het Vlaggen paneelgebied.

Resultaat: De vlaggen worden verwijderd.

6.7.8. Taken verwijderen

Waarschuwing: Bent u een deelnemer in een taak dan kunt u de taak verwijderen zelfs als u niet de maker bent. In dat geval wordt de taak ook voor alle andere deelnemers verwijderd. Dit geldt zelfs als de deelnemer geen enkele rechten op de map van deze taak heeft.

Waarschuwing: Verwijderen van taken kan niet worden hersteld. Controleer dat u de taak niet langer nodig heeft voordat u een taak verwijdert.

Verwijderen van één of meerdere taken gaat als volgt:

  1. Selecteer één of meer taken in het H-scheiding- of Lijstoverzicht.

  2. Klik op Wissen in het Taak paneelgebied. Het Taak wissen-scherm wordt geopend.

  3. Als u er zeker van bent dat u de taak wilt verwijderen klikt u op de Ja knop.

Resultaat: De taak wordt permanent verwijderd.

Tip:U kunt ook het contextmenu of de <del>-toets gebruiken om taken te wissen.