5.2. Ce que vous devez savoir

5.2.1. À quoi sert le module Calendrier ?

Dans le module Calendrier, vous pouvez :

  • afficher des calendriers et rendez-vous,

  • créer des rendez-vous,

  • et gérer des calendriers et rendez-vous.

5.2.2. Que dois-je savoir au sujet des rendez-vous ?

Pour comprendre l'affichage des rendez-vous et pour créer les rendez-vous de manière appropriée, vous devez connaître les éléments suivants :

  • Que sont les types de rendez-vous ?

  • À quoi sert la disponibilité ?

5.2.2.1. Que sont les types de rendez-vous ?

Le type de rendez-vous définit les participants au rendez-vous ainsi que le caractère répétitif du rendez-vous.

Il existe les types de rendez-vous suivants :

Type de rendez-vous

Caractéristiques

Rendez-vous standard

Un rendez-vous sans caractéristique particulière.

Rendez-vous privé

Un rendez-vous qui ne peut être vu que par son créateur. Exemple : l'anniversaire d'une connaissance ou d'un parent.

Série de rendez-vous

Un rendez-vous répété au moins une fois. Exemple : la réunion d'équipe qui a lieu le lundi, toutes les deux semaines.

Rendez-vous de groupe

Un rendez-vous comportant plusieurs participants. Exemple : une réunion d'équipe.

Rendez-vous public

Un rendez-vous enregistré dans un dossier de calendrier public. Chaque utilisateur peut créer des dossiers de calendrier publics. Par défaut, les dossiers de calendrier publics sont visibles par tous les utilisateurs. Exemple : une réunion du personnel.

Rendez-vous partagé

Un rendez-vous enregistré dans un dossier de calendrier partagé. Chaque utilisateur peut partager avec d'autres utilisateurs ses dossiers de calendrier. Exemple : une réunion créée par le chef d'équipe dans son propre calendrier. Le calendrier est partagé avec les membres de l'équipe.

Vous pouvez définir le type de rendez-vous à sa création en attribuant un de ces attributs au rendez-vous ou en enregistrant le rendez-vous dans un dossier spécifique. Lorsque vous affichez un calendrier, des icônes indiquent le type de rendez-vous.

Vous pouvez combiner différents types de rendez-vous. Vous pouvez, par exemple, créer un rendez-vous qui se répétera plusieurs fois (rendez-vous en série) et qui comporte plusieurs participants (rendez-vous de groupe).

5.2.2.2. À quoi sert la disponibilité ?

La disponibilité définit si le participant au rendez-vous est disponible pour d'autres tâches pendant la durée du rendez-vous. Dans les vues calendaires des rendez-vous, la disponibilité est indiquée par une barre d'une couleur spécifique.

Disponibilité

Caractéristiques

Couleur

Réservé

Le rendez-vous est pris (le créneau horaire est réservé). Si ce rendez-vous chevauche un autre rendez-vous réservé, un message de conflit est affiché. Exemple : une réunion à laquelle vous participez.

Bleu

Temporaire

Le rendez-vous est réservé, même s'il n'y a pas encore d'accord sur l'horaire. Exemple : une réunion à une date pouvant changer.

Jaune

Absent pour raisons professionnelles

Le rendez-vous est réservé. Le participant est absent pour raisons professionnelles pendant toute la durée du rendez-vous. Exemple : vous êtes en voyage d'affaires.

Rouge

Libre

Le participant est disponible pour d'autres rendez-vous pendant la durée du rendez-vous. Exemple : l'anniversaire d'un collègue.

Vert

Vous pouvez définir votre disponibilité lorsque vous créez un rendez-vous.

5.2.3. À quoi servent les dossiers de calendriers ?

Les dossiers de calendriers vous permettent de structurer vos calendriers et rendez-vous. Un rendez-vous est toujours créé dans un dossier de calendrier particulier. Chaque dossier de calendrier, dans l'arborescence de dossiers, représente un calendrier particulier. Sélectionnez un calendrier en cliquant sur un dossier de calendrier dans l'arborescence.

Un dossier de calendrier dans l'arborescence peut être identifié par l'icône

Les types de dossiers de calendriers suivants existent :

  • Dossiers de calendriers personnels. Ces dossiers de calendriers sont situés dans l'arborescence en dessous de votre dossier racine. Le dossier de calendrier personnel par défaut s'appelle Calendrier. Vous pouvez créer des dossiers de calendriers personnels supplémentaires.

  • Dossiers de calendriers publics. Ces dossiers de calendriers sont situés dans l'arborescence en dessous du dossier Dossiers publics. Chaque utilisateur peut créer des dossiers publics. Par défaut, les dossiers publics sont visibles à tous les utilisateurs.

  • Dossiers de calendriers partagés. Ces dossiers de calendriers sont situés dans l'arborescence en dessous du dossier Dossiers partagés. Un utilisateur peut partager des dossiers de calendriers personnels avec d'autres utilisateurs.

Vous pouvez trouver des informations sur la gestion des dossiers dans 8.5: Gestion des dossiers et sur le partage de dossiers dans 8.6: Gestion des permissions.