6.7. Gérer les tâches

6.7.1. Chercher des tâches

En saisissant un terme de recherche, vous pouvez trouver des tâches dans le dossier de calendrier actuellement ouvert. Le terme de recherche définit la chaîne de caractères à rechercher.

Toutes les tâches dont le titre contient le terme de recherche seront identifiées.

Exemple : pour trouver toutes les tâches ayant pour sujet "Créer présentation" et "Recueillir données pour présentation", utilisez le terme de recherche "présentation".

Comment chercher une tâche :

  1. Dans l'arborescence des dossiers, sélectionnez le dossier de tâches dans lequel mener la recherche.

  2. Sélectionnez la vue en Liste ou en Division horizontale.

  3. Dans la section Chercher du tableau de bord, renseignez le terme de recherche dans le champ de saisie.

    Note : Si la section Chercher du tableau de bord n'est pas affichée, cliquez sur l'iĉone de Réglages rapides dans la partie supérieure droite du tableau de bord . Activez la fonction de recherche dans le menu qui apparaît.

  4. Renseignez le terme de recherche dans le champ de saisie.

  5. Dans la section Chercher du tableau de bord, cliquez sur l'icôneChercher.

Résultat :La fenêtre de vue d'ensemble affiche uniquement les tâches correspondant au terme de recherche.

Comment afficher toutes les tâches dans le dossier de tâches sélectionné :

Dans la section Chercher du tableau de bord, cliquez sur Vider.

6.7.2. Modifier des tâches

Les données saisies à la création d'une tâche peuvent être ultérieurement modifiées.

Note : Si vous souhaitez modifier une tâche dans un dossier public ou partagé, vous devez posséder le droit de modifier les objets de ces dossiers de tâches.

Comment modifier une tâche :

  1. Sélectionnez une tâche dans la vue en Liste ou en Division horizontale.

  2. Dans la section Tâche du tableau de bord, cliquez sur Modifier. La fenêtre Changer de tâche s'ouvre.

  3. Modifiez les données de la tâche. Une description exhaustive des données est disponible dans 6.5: Créer des tâches. Les instructions pour changer l'état d'avancement se trouvent dans 6.7.2.1: Changer l'état d'avancement.

  4. Dans le tableau de bord, cliquez sur l'icône Enregistrer. La fenêtre se ferme.

Résultat : La tâche est modifiée.

Si vous ne souhaitez pas accepter les modifications, cliquez sur Annuler dans la section Fenêtre du tableau de bord.

Conseil : Dans la vue en Liste ou en Division horizontale, vous pouvez aussi modifier une tâche à l'aide du menu contextuel ou en double-cliquant dessus.

6.7.2.1. Changer l'état d'avancement

Lorsque vous créez une nouvelle tâche, son état d'avancement est positionné aux valeurs suivantes :

  • L'État est défini à la valeur Non démarré.

  • La valeur pour le % accompli est établie à 0.

Les entrées des champs de sélection État et % accompli dépendent l'une de l'autre.

  • Les états Non démarré, En attente et Mis en attente correspondent à la valeur 0 % accompli.

  • L'état En cours correspond à une valeur comprise entre 1% accompli et 99 % accompli.

  • L'état Terminé correspond à la valeur 100 % accompli.

Comment modifier l'état d'avancement dans la fenêtre Tâche :

Réalisez l'une des opérations suivantes :

Choisissez un état d'avancement dans le champ de sélection État.

Saisissez un entier compris entre 0 et 100 dans le champ % accompli.

Sélectionnez une valeur pour le champ % accompli en cliquant sur les icônes - ou +.

Résultat : L'état d'avancement est modifié. Les participants en sont notifiés. Les tâches terminées sont barrées dans la vue en Liste ou en Division horizontale.

6.7.3. Marquer des tâches comme effectuées

Note : Si vous souhaitez positionner une tâche d'un dossier public ou partagé à l'état effectué, vous devez posséder les droits d'édition sur les objets de ces dossiers.

Comment marquer une tâche comme effectuée :

  1. Sélectionner une ou plusieurs tâches dans la vue en Liste ou en Division horizontale.

  2. Dans la section Tâche du tableau de bord, cliquez sur Marquer comme effectué.

Résultat : Les tâches apparaissent maintenant comme effectuées.

Conseil : Vous pouvez aussi utiliser le menu contextuel pour marquer les tâches comme effectuées.

6.7.4. Imprimer des tâches

Pour imprimer des tâches, vous avez les possibilités suivantes :

  • Imprimer une liste de tâches

  • Imprimer les détails d'une tâche

Comment imprimer une liste de tâches :

  1. Sélectionnez la vue en Liste dans le tableau de bord.

  2. Sélectionnez les tâches à imprimer :

    • Si vous ne souhaitez imprimer qu'une partie des tâches dans la vue en Liste, sélectionnez les tâches à imprimer.

    • Si vous souhaitez imprimer toutes les tâches de la vue en Liste, sélectionnez toutes les tâches ou aucune.

  3. Dans la section Tâches du tableau de bord, cliquez sur Imprimer. Une nouvelle fenêtre, présentant l'aperçu d'impression, et une fenêtre système Impression s'ouvrent.

  4. Si nécessaire, modifiez le paramétrage de l'impression dans la fenêtre système.

  5. Dans la fenêtre système, cliquez sur Imprimer.

Résultat : La liste de tâches est imprimée.

Comment imprimer les détails d'une tâche :

  1. Ouvrez une tâche dans la vue en Division horizontale.

  2. Dans la section Tâches du tableau de bord, cliquez sur Imprimer. Une nouvelle fenêtre, présentant l'aperçu d'impression, et une fenêtre système Impression s'ouvrent.

  3. Si nécessaire, modifiez le paramétrage de l'impression dans la fenêtre système.

  4. Dans la fenêtre système, cliquez sur Imprimer.

Résultat : Les détails de la tâche sont imprimés.

6.7.5. Déplacer des tâches

Pour déplacer des tâches, vous avez les possibilités suivantes :

  • À l'aide d'une fonction du tableau de bord

  • Par glisser-déposer

Note : Lorsque vous déplacez une tâche d'un dossier source vers un dossier cible, vous devez disposer des droits suivants :

  • Droits de supprimer des objets dans le dossier source

  • Droits de créer des objets dans le dossier cible

Comment déplacer des tâches à l'aide de la fonction du tableau de bord :

  1. Sélectionnez une ou plusieurs tâches dans la vue en Liste ou en Division horizontale.

  2. Dans la section Tâches du tableau de bord, cliquez sur Déplacer. La fenêtre Choisir le dossier s'ouvre alors.

  3. Cliquez sur un dossier de tâches dans la fenêtre Choisir le dossier. Vous ne pouvez cliquez que sur les dossiers vers lesquels vous pouvez effectivement déplacer des tâches.

Résultat : Les tâches sont déplacées.

Comment déplacer des tâches par glisser-déposer :

  1. Sélectionner une ou plusieurs tâches dans la vue en Liste ou en Division horizontale.

  2. Faites glisser une tâche sélectionnée vers un dossier cible. Une icône à côté du pointeur de la souris vous donne les renseignements suivants :

    • Lorsque vous faites glisser la tâche vers une cible valide, une coche verte apparaît.

    • Lorsque vous faites glisser la tâche vers une cible invalide, une croix rouge d'interdiction apparaît.

  3. Lâchez le bouton de la souris sur le dossier cible.

Résultat : Les tâches sont déplacées.

6.7.6. Marquer des tâches avec des catégories

Vous pouvez réaliser les opérations suivantes :

  • Attribuer des catégories prédéfinies à des tâches existantes

  • Supprimer des catégories attribuées

Vous pouvez trouver plus d'informations sur la définition de catégories dans 8.2.3: Gérer les marques.

Comment attribuer des catégories prédéfinies à des tâches :

  1. Cliquez sur une tâche avec le bouton droit.

  2. Choisissez l'élément Catégories > du menu contextuel. Un sous-menu s'ouvre.

  3. Les possibilités suivantes s'ouvrent à vous :

    • Pour attribuer une des catégories affichées, cliquez sur une catégorie du sous-menu.

    • Pour attribuer une autre catégorie :

      • Dans le sous-menu, cliquez sur Toutes les catégories.... La boîte de dialogue Catégories s'ouvre. La liste de choix Nom contient toutes les catégories définies.

      • Dans la liste de choix Nom, cochez les cases des catégories à assigner à la tâche.

      • Cliquez sur OK.

Résultat : Les catégories sont ajoutées à la tâche.

Comment supprimer les catégories assignées :

  1. Cliquez sur une tâche avec le bouton droit.

  2. Dans le menu contextuel, choisissez l'élément Catégories. Un sous-menu s'ouvre.

  3. Les possibilités suivantes s'ouvrent à vous :

    • Pour supprimer toutes les catégories attribuées, cliquez sur Supprimer toutes les catégories dans le sous-menu.

    • Pour supprimer des catégories spécifiques :

      • Dans le sous-menu, cliquez sur Toutes les catégories.... La boîte de dialogue Catégories s'ouvre.

      • Dans la liste de choix Nom, décochez les cases des catégories à supprimer.

      • Cliquez sur OK.

Résultat : Les catégories sont supprimées de la tâche.

6.7.7. Marquer des tâches avec des drapeaux

Les drapeaux sont des étiquettes de couleur pour marquer les tâches. Vous pouvez attribuer aux couleurs un sens qui vous est propre. Les drapeaux sont affichés dans la dernière colonne de la vue en Liste ou en Division horizontale.

Comment marquer des tâches avec des drapeaux :

  1. Sélectionner une ou plusieurs tâches dans la vue en Liste ou en Division horizontale.

  2. Dans la section Drapeaux du tableau de bord, cliquez sur n'importe quel drapeau à l'exception du premier.

Résultat : Les tâches sélectionnées sont marquées à l'aide de drapeaux.

Comment supprimer des drapeaux :

  1. Dans la vue en Liste ou en Division Horizontale, sélectionnez les tâches marquées à l'aide de drapeaux.

  2. Cliquez sur le premier drapeau dans la section Drapeaux du tableau de bord.

Résultat : Les drapeaux sont supprimés.

6.7.8. Supprimer des tâches

Attention : Si vous participez à une tâche, vous pouvez supprimer cette tâche même si vous n'en êtes pas le créateur. Si vous supprimez la tâche, elle sera aussi supprimée pour tous les autres participants. Ceci vaut même si vous n'avez pas les droits requis sur le dossier de la tâche.

Attention : Les tâches supprimées ne peuvent être restaurées. Avant de supprimer une tâche, vérifiez bien que vous n'en avez plus l'usage.

Comment supprimer une ou plusieurs tâches :

  1. Sélectionner une ou plusieurs tâches dans la vue en Liste ou en Division horizontale.

  2. Dans la section Tâche du tableau de bord, cliquez sur Supprimer. La fenêtre Supprimer la tâche s'ouvre alors.

  3. Si vous êtes certain de vouloir supprimer la tâche, cliquez sur Oui.

Résultat : Les tâches sont supprimées de façon définitive.

Conseil :Vous pouvez aussi utiliser le menu contextuel ou la touche <suppr> pour supprimer des tâches.