8.5. Gestion des dossiers

8.5.1. Que devez-vous savoir à propos des dossiers ?

Pour travailler correctement avec des dossiers, voici ce que vous devez savoir :

  • Que sont les catégories de dossiers ?

  • Que sont les types de dossier ?

  • Quels sont les dossiers existants ?

  • À quoi servent les permissions ?

8.5.1.1. Que sont les catégories de dossiers ?

La catégorie de dossier indique si un dossier est utilisé par un seul ou par plusieurs utilisateurs.

Il existe les catégories de dossier suivantes :

  • Dossiers personnels. Ils sont situés sous votre dossier personnel racine. Le dossier personnel racine est le dossier nommé d'après votre nom d'utilisateur. Vous pouvez créer autant de dossiers personnels que vous le souhaitez. Par défaut, les autres utilisateurs ne peuvent pas voir vos dossiers personnels. Note : Votre dossier de dépôt de données personnel se trouve dans Dépôt de données/Dépôt de l'utilisateur.

  • Dossiers publics. Ils se trouvent dans l'arborescence sous le nom Dossiers publics. Tous les utilisateurs peuvent créer des dossiers publics. Par défaut, les dossiers publics sont visibles par tous les utilisateurs. Note : Le dossier de dépôt de données public se trouve dans Dépôt de données/Dépôt de données public.

  • Dossiers partagés. Ils se trouvent dans l'arborescence sous le nom Dossiers partagés. Vous y trouverez les dossiers que les autres utilisateurs vous partagent. Note : Les dossiers partagés du dépôt de données se trouvent dans Dépôt de données/Dépôt de données public.

8.5.1.2. Que sont les types de dossiers ?

Le type de dossier définit les objets d'un dossier.

Il existe les types de dossiers suivants :

  • Dossier de courrier électronique. Contient des objets de type courriel.

  • Dossiers de contacts. Contiennent des objets de contact.

  • Dossiers de calendrier. Contiennent des objets de type rendez-vous.

  • Dossiers de tâches. Contiennent des objets de type tâche.

  • Dépôts de données. Contiennent des objets de type Dépôt de données.

Vous définissez le type d'un dossier lorsque vous le créez.

8.5.1.3. Quels sont les dossiers existants ?

Les dossiers suivants existent par défaut :

Dossiers de l'arborescence de dossiers

Contenu

Votre nom d'utilisateur

Votre dossier personnel racine

Courrier électronique

Courrier électronique entrant et sortant

Calendrier

Calendriers et rendez-vous personnels

Contacts

Contacts personnels

Tâches

Tâches personnelles

Dossiers publics

Dossiers visibles à tous les utilisateurs.

Carnet d'adresses global

Adresses de tous les utilisateurs

Dossiers partagés

Dossiers qui vous sont partagés par d'autres utilisateurs

Dépôt de données

Tous les dossiers de dépôt de données

Dépôt de l'utilisateur

Dossiers des dépôts de données personnel et partagés

Votre nom d'utilisateur

Votre dossier de dépôt de données personnel

Autre nom d'utilisateur

Dossier de dépôt de données partagé d'un autre utilisateur

Dépôt de données public

Dossier dépôt de données public

8.5.1.4. À quoi servent les permissions ?

Les permissions définissent ce qu'un utilisateur a le droit de faire avec un dossier donné et avec son contenu ; les utilisateurs ont certains droits pour les dossiers. Si tous les prérequis sont vérifiés, un utilisateur peut attribuer des droits à d'autres utilisateurs ou modifier leurs droits existants.

D'habitude, on offre des droits afin de partager des données et des informations avec d'autres utilisateurs. C'est une fonction essentielle d'un logiciel de travail collaboratif. Attribuer des droits pour un dossier à d'autres utilisateurs est également nommé « partager un dossier ».

Pour contrôler le fait qu'un utilisateur ne puisse par exemple que lire un dossier ou le modifier, il existe un certain nombre de permissions hiérarchiques. La permission la plus élevée est le droit d'administration. Elle inclut tous les autres droits et le droit de partager un dossier avec d'autres utilisateurs.

Les exemples suivants montrent comment appliquer des droits particuliers :

  • Vous avez un droit d'administration pour vos dossiers personnels. Pour cacher vos données personnelles des autres utilisateurs, ceux-ci n'ont aucun droit sur vos dossiers personnels tant que vous ne les partagez pas.

  • Pou pouvoir partager des données et des informations afin qu'elles soient disponibles à d'autres utilisateurs, vous pouvez créer des sous-dossiers dans le dossier Dossiers publics. Ces dossiers peuvent être partagés avec d'autres utilisateurs.

  • Pour pouvoir lire les adresses des autres utilisateurs et pour pouvoir modifier vos propres données d'adresses, vous avez le droit de lire tous les objets du dossier Carnet d'adresses global et d'y créer vos propres objets.

Les permissions et la manière de les attribuer sont détaillées dans 8.6: Gestion des permissions.

8.5.2. Créer des dossiers

De nouveaux dossiers peuvent être créés dans les dossiers suivants :

Dossiers de l'arborescence de dossiers

Quels types de dossiers peuvent être créés ?

Dossier personnel racine

Dossiers de calendrier, dossiers de tâches, dossiers de contacts

Courrier électronique

-

Inbox

Dossiers de courrier électronique

Calendrier

Dossiers de calendrier, dossiers de tâches, dossiers de contacts

Contacts

Dossiers de calendrier, dossiers de tâches, dossiers de contacts

Tâches

Dossiers de calendrier, dossiers de tâches, dossiers de contacts

Dossiers publics

Dossiers de calendrier, dossiers de tâches, dossiers de contacts

Nom de dossier (*)

Dossiers de calendrier, dossiers de tâches, dossiers de contacts

Carnet d'adresses global

-

Dossiers partagés

-

Autre nom d'utilisateur

-

Nom de dossier (*)

Dossiers de calendrier, dossiers de tâches, dossiers de contacts

Dépôt de données

-

Dépôt de l'utilisateur

-

Dossier Dépôt de l'utilisateur

Dossiers dépôt de données

Autres noms d'utilisateurs (*)

Dossiers dépôt de données

Dépôt de données public

Dossiers dépôt de données

Note : Pour les dossiers de l'arborescence de dossiers marqués d'un (*), vous devez avoir le droit de créer des sous-dossiers.

Vous trouverez des informations détaillées sur les permissions et sur la manière de les attribuer dans 8.6: Gestion des permissions.

Comment créer un nouveau dossier :

  1. Cliquez avec le bouton droit sur l'arborescence de dossiers.

  2. Déplacez le pointeur de la souris sur Nouveau sous-dossier. Un sous-menu contenant les types de dossiers apparaît.

  3. Cliquez sur le type de dossier que vous désirez créer. Note : Selon le dossier dans lequel vous créez un sous-dossier, certains types de dossiers peuvent être désactivés. Vous trouverez des détail à ce sujet dans le tableau. Résultat : Un dossier nommé Nouveau dossier est créé. Le nom du dossier est mis en surbrillance.

  4. Saisissez un nom. Puis, appuyez sur Entrée.

Résultat : Un nouveau dossier est créé.

8.5.3. Renommer des dossiers

Note : Pour pouvoir renommer un dossier, vous devez avoir des droits d'administration dessus.

Comment renommer un dossier :

  1. Cliquez avec le bouton droit sur l'arborescence de dossiers.

  2. Dans le menu contextuel, choisissez Renommer. Le nom du dossier passe en surbrillance.

  3. Modifiez le nom ou saisissez un nouveau nom.

  4. Tapez Entrée.

Résultat : Le dossier est renommé.

8.5.4. Déplacer des dossiers

Note : Pour déplacer un dossier, vous avez besoin des droits d'administration pour le dossier et du droit de créer un sous-dossier dans le dossier cible.

Comment déplacer un dossier :

  1. Cliquez avec le bouton droit sur l'arborescence de dossiers.

  2. Choisissez Couper dans le menu contextuel. L'icône du dossier est grisée.

  3. Cliquez avec le bouton droit sur le dossier dans lequel vous voulez coller le dossier coupé.

  4. Choisissez Coller dans le menu contextuel.

Résultat : Le dossier est déplacé.

8.5.5. Envoyer un lien vers un dossier

Vous pouvez envoyer un lien vers un dossier aux utilisateurs internes du logiciel de travail collaboratif.

Comment envoyer un lien vers un dossier :

  1. Cliquez avec le bouton droit sur l'arborescence de dossiers.

  2. Choisissez Envoyer comme lien dans le menu contextuel.

Résultat : La fenêtre Courrier électronique s'ouvre. Votre lien vers le dossier est saisi comme texte de message.

Note : Pour suivre le lien, le destinataire du message doit avoir les droits correspondants sur le dossier.

8.5.6. Supprimer des dossiers

Avertissement : Si vous supprimez un dossier, tous les sous-dossiers et objets de ce dossiers sont supprimés également. Les sous-dossiers et objets supprimés ne peuvent pas être récupérés.

Note : Pour pouvoir supprimer un dossier, vous devez avoir des droits d'administration dessus.

Comment supprimer un dossier :

  1. Cliquez avec le bouton droit sur l'arborescence de dossiers.

  2. Choisissez Supprimer dans le menu contextuel. La boîte de dialogue Supprimer le dossier apparaît.

  3. Cliquez sur Oui.

Résultat : Le dossier et ses objets sont supprimés définitivement.