5.8. Gérer les rendez-vous

5.8.1. Chercher un rendez-vous

En saisissant un terme de recherche, vous pouvez trouver des rendez-vous particuliers dans le dossier de calendrier actuellement ouvert. Le terme de recherche définit la chaîne de caractères à rechercher.

Toues les rendez-vous dont l'intitulé contient le terme de recherche seront identifiés.

Exemple : pour trouver les rendez-vous avec les intitulés "Réunion" et "Réunion d'équipe", utilisez le terme de recherche "nion".

Comment chercher un rendez-vous :

  1. Dans l'arborescence des dossiers, choisissez le dossier de calendrier dans lequel vous souhaitez mener la recherche.

  2. Sélectionnez la vue en liste ou la vue du calendrier.

  3. Vous recherchez des rendez-vous particuliers au moyen de la fonction Chercher dans la section éponyme du tableau de bord.

    Note : Si la section Chercher du tableau de bord n'est pas affichée, cliquez sur l'icône Réglages rapides , dans le coin supérieur droit du tableau de bord. Activez la fonction de recherche dans le menu qui apparaît.

  4. Saisissez le terme de recherche dans le champ dédié.

  5. Dans la section Chercher du tableau de bord, cliquez sur l'icône Chercher .

Résultat : la fenêtre de vue d'ensemble bascule en vue par Liste. La vue en Liste affiche uniquement les rendez-vous qui correspondent au terme de recherche.

Comment afficher tous les rendez-vous pour le dossier de calendrier actuellement sélectionné :

  • Dans la section Chercher du tableau de bord, cliquez sur Vider.

5.8.2. Modifier un rendez-vous

Vous pouvez modifier ultérieurement toutes les données saisies à la création du rendez-vous.

Remarque : si vous souhaitez modifier un rendez-vous provenant d'un dossier public ou partagé, vous devez disposer des droits de modification sur les objets du dossier de calendrier. Vous ne pouvez pas modifier des rendez-vous privés dans les dossiers partagés.

Comment modifier un rendez-vous :

  1. Affichez un rendez-vous dans la vue de Détails ou sélectionnez un rendez-vous dans la vue en Liste, dans une vue de calendrier ou dans la vue Équipe.

  2. Dans la section Calendrier du tableau de bord, cliquez sur Modifier. La fenêtre Rendez-vous s'ouvre alors.

  3. Modifiez les données du rendez-vous. Une description exhaustive des données est disponible dans 5.5: Créer un rendez-vous.

  4. Cliquez sur l'icône Enregistrer dans le tableau de bord. La fenêtre se ferme.

Résultat : le rendez-vous est modifié.

Si vous ne souhaitez pas accepter les modifications, cliquez sur Annuler dans la section Fenêtre du tableau de bord.

Remarque : si vous modifiez un rendez-vous chevauchant un autre rendez-vous, vous pouvez être confronté à un message de conflit. Vous trouverez plus d'informations à ce sujet dans 5.5.11: Résoudre les conflits de rendez-vous.

Conseil : vous pouvez aussi modifier les rendez-vous en utilisant le menu contextuel ou en double-cliquant sur un rendez-vous.

Comment modifier le titre d'un rendez-vous :

  1. Sélectionnez un rendez-vous dans la vue en calendrier.

  2. Cliquez sur le titre d'un rendez-vous.

  3. Modifiez le titre.

  4. Appuyez sur Entrée.

5.8.3. Modifier des rendez-vous par glisser-déposer

Dans les vues du calendrier, vous pouvez réaliser les actions suivantes en procédant par glisser-déposer :

  • déplacer un rendez-vous vers une autre date,

  • changer l'heure d'un rendez-vous,

  • changer la date de début ou de fin d'un rendez-vous.

Comment déplacer un rendez-vous vers un autre jour :

  1. Affichez un rendez-vous dans la vue calendaire par Semaine ouvrée, Mois, Semaine ou Personnalisée.

  2. Déplacez le pointeur de la souris vers le rectangle matérialisant le rendez-vous. Le pointeur de la souris se transforme en petite main.

  3. Faites glisser le rendez-vous vers une autre date dans l'intervalle de temps ou vers une date du mini-calendrier.

Résultat : le rendez-vous est déplacé vers la date sélectionnée.

Conseil : pour déplacer un rendez-vous affiché en vue Jour vers une autre date, faites-le glisser vers une date dans le mini-calendrier.

Conseil : Dans les vues en Semaine ouvrée et Personnalisée, vous pouvez aussi changer l'heure d'un rendez-vous en le faisant glisser vers une autre heure dans la grille de temps.

Comment modifier l'heure d'un rendez-vous :

  1. Affichez le rendez-vous dans la vue par Jour, Semaine ouvrée ou Personnalisée du calendrier.

  2. Déplacez le pointeur de la souris vers le rectangle matérialisant le rendez-vous. Le pointeur de la souris se transforme en petite main.

  3. Faites glisser le rendez-vous vers une autre heure dans l'intervalle de temps.

Résultat : le rendez-vous est déplacé vers l'heure sélectionnée.

Conseil : Dans les vues en Semaine ouvrée et Personnalisée, vous pouvez aussi changer l'heure d'un rendez-vous en le faisant glisser vers une autre heure dans la grille de temps.

Comment modifier l'heure de début ou de fin d'un rendez-vous :

  1. Affichez un rendez-vous dans la vue par Semaine ouvrée ou Personnalisée du calendrier.

  2. Déplacez le pointeur de la souris vers les bords supérieur ou inférieur du rectangle matérialisant le rendez-vous. Le pointeur de la souris se transforme en double flèche.

  3. Faites glisser le bord vers le haut ou vers le bas, pour atteindre une autre heure dans l'intervalle de temps.

Résultat : l'heure de début ou de fin du rendez-vous est modifiée.

5.8.4. Modifier une série de rendez-vous

Lorsque vous modifiez une série de rendez-vous, vous devez choisir parmi les deux possibilités suivantes :

  • Modifier la totalité de la série de rendez-vous

  • Modifier un rendez-vous unique dans la série

Vous pouvez faire votre choix dans la fenêtre Modifier le rendez-vous qui s'ouvre alors.

Comment modifier la totalité d'une série de rendez-vous :

  1. Utilisez l'une des méthodes suivantes décrites dans 5.8.2: Modifier un rendez-vous et 5.8.3: Modifier des rendez-vous par glisser-déposer.

    La fenêtre Modifier le rendez-vous s'ouvre alors.

  2. Dans la fenêtre Modifier le rendez-vous qui s'ouvre, cliquez sur Série.

Résultat : les modifications sont appliquées à la série dans son ensemble.

Remarque : s'il existe une exception à la série de rendez-vous, cette exception perd ses modifications et est réintégrée dans la série.

Comment modifier un rendez-vous unique appartenant à une série :

  1. Utilisez l'une des méthodes décrites dans 5.8.2: Modifier un rendez-vous et 5.8.3: Modifier des rendez-vous par glisser-déposer.

    La fenêtre Modifier le rendez-vous s'ouvre alors.

  2. Dans la fenêtre Modifier le rendez-vous qui s'ouvre alors, cliquez sur Rendez-vous.

Résultat : une exception est créée. Les changements sont appliqués uniquement à cette exception.

Remarque : si vous modifiez par la suite la série complète, l'exception perd ses modifications et est réintégrée dans la série.

Remarque : si vous utilisez le glisser-déposer pour déplacer un rendez-vous d'une série vers une autre date, vous ne pouvez modifier qu'un rendez-vous isolé dans la série. La fenêtre Modifier le rendez-vous qui apparaît présente le message suivant :

En modifiant la date de ce rendez-vous, vous créez une exception de rendez-vous dans la série. Voulez-vous continuer ?

Pour créer une exception, cliquez sur Continuer. Pour annuler l'action, cliquez sur Annuler.

5.8.5. Imprimer des rendez-vous

Pour imprimer des rendez-vous, vous avez les possibilités suivantes :

  • Imprimer une liste de rendez-vous

  • Imprimer les données d'un rendez-vous

  • Imprimer un calendrier papier avec les rendez-vous

Comment imprimer une liste de rendez-vous :

  1. Sélectionnez la vue en Liste dans le tableau de bord.

  2. Sélectionnez un intervalle de temps dans le tableau de bord.

  3. Sélectionnez les rendez-vous à imprimer :

    • Si vous ne souhaitez imprimer qu'une partie des rendez-vous de la vue en Liste, sélectionnez les rendez-vous à imprimer.

    • Si vous souhaitez imprimer la totalité des rendez-vous dans la vue en Liste, sélectionnez la totalité des rendez-vous ou aucun.

  4. Dans la section Calendrier du tableau de bord, cliquez sur Imprimer. Une nouvelle fenêtre, comportant l'aperçu d'impression, et une fenêtre système Impression s'ouvrent alors.

  5. Si nécessaire, modifiez le paramétrage de l'impression dans la fenêtre système.

  6. Dans la fenêtre système, cliquez sur Imprimer.

Résultat : la liste de rendez-vous est imprimée.

Comment imprimer les données relatives à un rendez-vous :

  1. Ouvrez un rendez-vous en vue de Détails.

  2. Dans la section Calendrier du tableau de bord, cliquez sur Imprimer. Une nouvelle fenêtre, comportant l'aperçu d'impression, et une fenêtre système Impression s'ouvrent alors.

  3. Si nécessaire, modifiez le paramétrage de l'impression dans la fenêtre système.

  4. Dans la fenêtre système, cliquez sur Imprimer.

Résultat : les données du rendez-vous sont imprimées.

Comment imprimer un calendrier papier :

  1. Afficher la vue du calendrier par Mois, Semaine ou Semaine ouvrée.

  2. Dans la section Calendrier du tableau de bord, cliquez sur Imprimer. Une nouvelle fenêtre, comportant l'aperçu d'impression, et une fenêtre système Impression s'ouvrent alors.

  3. Si nécessaire, modifiez les réglages d'impression dans la fenêtre système.

  4. Cliquez sur Imprimer dans la fenêtre système.

Résultat : La vue pré-définie du calendrier est imprimée.

5.8.6. Déplacer des rendez-vous vers un autre dossier

Pour déplacer des rendez-vous vers un autre dossier, vous avez les possibilités suivantes :

  • Avec la fonction du tableau de bord

  • Par glisser-déposer

Remarque : lorsque vous déplacez des rendez-vous d'un dossier source vers un dossier cible, vous devez avoir les droits suivants :

  • Droit de supprimer des objets dans le dossier source

  • Droit de créer des objets dans le dossier cible

Comment déplacer des rendez-vous grâce aux fonctions du tableau de bord :

  1. Sélectionnez un ou plusieurs rendez-vous dans la vue en Liste ou dans la vue Calendrier.

  2. Dans la section Calendrier du tableau de bord, cliquez sur Déplacer. La fenêtre Choisir le dossier s'ouvre alors.

  3. Cliquez sur un dossier de calendrier dans la fenêtre Choisir le dossier. Vous ne pouvez cliquer que sur des dossiers vers lesquels vous pouvez effectivement déplacer des rendez-vous.

Résultat : les rendez-vous sont déplacés.

Comment déplacer des rendez-vous par glisser-déposer :

  1. Sélectionnez un ou plusieurs rendez-vous dans la vue en Liste ou dans la vue Calendrier.

  2. Faites glisser un rendez-vous sélectionné vers un dossier de calendrier. Une icône à côté du pointeur de la souris fournit les indications suivantes :

    • Lorsque vous faites glisser le rendez-vous vers une cible valide, une coche verte s'affiche.

    • Lorsque vous tentez de faire glisser le rendez-vous vers une cible non valide, une croix rouge d'interdiction apparaît.

  3. Lâchez le bouton de la souris sur le dossier cible.

Résultat : les rendez-vous sont déplacés.

5.8.7. Marquer un rendez-vous à l'aide de catégories

Vous pouvez procéder ainsi :

  • Attribuer des catégories prédéfinies à des rendez-vous

  • Supprimer des catégories attribuées à des rendez-vous

Vous pouvez trouver plus d'informations sur la définition de catégories dans 8.2.3: Gérer les marques.

Comment attribuer des catégories prédéfinies à des rendez-vous :

  1. Cliquez avec le bouton droit sur un rendez-vous dans la vue calendrier, équipe ou liste.

  2. Dans le menu contextuel, choisissez l'élément Catégories >. Un sous-menu s'ouvre.

  3. Les possibilités suivantes s'ouvrent à vous :

    • Pour attribuer une des catégories affichées, cliquez sur une catégorie du sous-menu.

    • Pour attribuer une autre catégorie :

      • Cliquez sur l'élément Toutes les catégories.. du sous-menu. La boîte de dialogue Catégories s'ouvre. La liste de choix Nom contient toutes les catégories définies.

      • Dans la liste de choix Nom, cochez les cases des catégories à ajouter au rendez-vous. Note : La catégorie choisie initialement définit la couleur avec laquelle le rendez-vous est affiché.

      • Cliquez sur OK.

Résultat : Les catégories sont attribuées au rendez-vous.

Comment supprimer des catégories attribuées :

  1. Cliquez avec le bouton droit sur un rendez-vous dans la vue calendrier, équipe ou liste.

  2. Choisissez l'élément Catégories > du menu contextuel. Un sous-menu s'ouvre.

  3. Les possibilités suivantes s'ouvrent à vous :

    • Pour supprimer toutes les catégories attribuées, cliquez sur Supprimer toutes les catégories dans le sous-menu.

    • Pour supprimer des catégories spécifiques :

      • Cliquez sur le bouton Toutes les catégories.... La fenêtre Catégories s'ouvre.

      • Dans la liste de choix Nom, décochez les cases des catégories à supprimer.

      • Cliquez sur OK.

Résultat : Les catégories sont supprimées du rendez-vous.

5.8.8. Marquer un rendez-vous à l'aide de drapeaux

Les drapeaux sont des étiquettes de couleurs pour marquer les rendez-vous. Vous pouvez fixer votre propre signification pour les couleurs individuelles. Les drapeaux sont affichés de la manière suivante :

  • Dans la vue en Liste, dans la dernière colonne

  • Dans la vue de Détails, sur la droite des onglets

  • Dans la vue du Calendrier, sur la droite de l'intitulé du rendez-vous

Note : La couleur d'une catégorie a priorité sur la couleur du drapeau.

Comment marquer les rendez-vous à l'aide de drapeaux :

  1. Ouvrez un rendez-vous dans la vue de Détails ou sélectionnez un ou plusieurs rendez-vous dans la vue en Liste ou dans une vue du calendrier.

  2. Dans la section Drapeaux du tableau de bord, cliquez sur un drapeau quelconque, à l'exception du premier.

Résultat : les rendez-vous sélectionnés sont marqués par des drapeaux.

Comment supprimer des drapeaux :

  1. Ouvrez un rendez-vous marqué par un drapeau en vue de Détails ou sélectionnez des rendez-vous marqués par des drapeaux dans la vue en Liste ou dans une vue du calendrier.

  2. Cliquez sur le premier drapeau de la section Drapeaux du tableau de bord.

Résultat : les drapeaux sont supprimés.

5.8.9. Exporter des rendez-vous

Vous pouvez exporter les rendez-vous d'un dossier de calendrier public ou privé. Le format disponible est iCal.

Une autre possibilité pour exporter un dossier de calendrier privé est expliquée au chapitre 8.4.2: Exporter des rendez-vous et des tâches avec WebDAV.

Comment exporter les rendez-vous d'un dossier :

  1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un dossier de calendrier privé ou public et choisissez Exporter dans le sous-dossier Étendues.

  2. Dans le sous-menu, choisissez iCal.

  3. Certains navigateurs peuvent vous demander s'il faut ouvrir ou enregistrer le fichier. Choisissez Enregistrer.

  4. Choisissez l'emplacement du fichier sur le disque. Saisissez un nom de fichier.

  5. Cliquez sur Enregistrer.

Résultat : les rendez-vous du dossier de calendrier sont exportés vers un fichier de type iCal. Vous pouvez retravailler ces rendez-vous dans d'autres applications.

5.8.10. Supprimer des rendez-vous

Attention : les rendez-vous supprimés ne peuvent être restaurés. Avant de supprimer un rendez-vous, vérifiez bien que vous n'en avez plus l'usage.

Remarque : si vous souhaitez supprimer un rendez-vous provenant d'un dossier de calendrier public ou partagé, vous devez disposer des droits de suppression sur les objets de ces dossiers.

Comment supprimer un ou plusieurs rendez-vous :

  1. Ouvrez un rendez-vous dans la vue de Détails ou sélectionnez un ou plusieurs rendez-vous dans la vue en Liste, dans une vue du calendrier ou dans l'intervalle de temps Jour de la vue Équipe.

  2. Dans la section Calendrier du tableau de bord, cliquez sur Supprimer. La fenêtre Supprimer le rendez-vous s'ouvre alors.

  3. Si vous êtes certain de vouloir supprimer les rendez-vous, cliquez sur Oui.

Résultat : les rendez-vous sont supprimés. Tous les participants recevront un courriel de notification les informant de la suppression du rendez-vous.

Conseil : dans la vue en Liste ou dans une vue de calendrier, vous pouvez également supprimer des rendez-vous en utilisant le menu contextuel ou la touche <suppr> du clavier.