5.4. Afficher le calendrier et les rendez-vous

Suivant le type de dossier de calendrier, les rendez-vous suivants sont affichés lorsque vous sélectionnez un dossier de calendrier :

Pour afficher les calendriers et rendez-vous, vous devez procéder ainsi :

5.4.1. Sélectionner une vue du calendrier et des rendez-vous

Sélectionnez un dossier de calendrier en cliquant sur le dossier dans l'arborescence. L'affichage des rendez-vous vous permet de définir si seuls vos rendez-vous sont affichés dans le calendrier sélectionné ou si vos rendez-vous des autres calendriers doivent être affichés aussi.

Comment afficher tous les rendez-vous provenant des différents calendriers :

  1. Cliquez sur un dossier de calendrier personnel dans l'arborescence des dossiers.

  2. Activez la case à cocher Afficher tous mes rendez-vous provenant de tous les calendriers.

Comment afficher uniquement les rendez-vous pour un calendrier personnel donné :

  1. Cliquez sur un dossier de calendrier personnel dans l'arborescence des dossiers.

  2. Désactivez la case à cocher Afficher tous mes rendez-vous provenant de tous les calendriers.

Comment afficher les rendez-vous pour un calendrier public ou partagé :

Cliquez sur un dossier de calendrier public ou partagé dans l'arborescence des dossiers.

5.4.2. Afficher la vue du calendrier

Lorsque vous sélectionnez la vue du calendrier, la zone de contenu présente le calendrier du dossier courant et les rendez-vous pour l'intervalle de temps courant. Vous pouvez sélectionner les intervalles de temps suivants :

  • Jour

  • Semaine ouvrée

  • Mois

  • Semaine

  • Personnalisé

5.4.2.1. Afficher la vue du calendrier par Jour

La vue du calendrier par Jour affiche le calendrier pour une journée unique et présente tous les rendez-vous pour cette journée.

Comment afficher la vue du calendrier par Jour :

  1. Sélectionnez un calendrier et l'affichage des rendez-vous ; veuillez vous référer à 5.4.1: Sélectionner une vue du calendrier et des rendez-vous.

  2. Dans la section Vue du tableau de bord, cliquez sur Calendrier.

  3. Dans la section Intervalle de temps du tableau de bord, cliquez sur Jour. La vue du calendrier pour le jour en cours est affichée.

  4. Pour afficher une date particulière, cliquez sur la flèche de navigation or dans la barre de date. Résultat : La vue du calendrier par Jour est affichée pour la date sélectionnée.

  5. Pour afficher à nouveau le jour courant, cliquez sur Aujourd'hui dans la barre de titre de la fenêtre de vue d'ensemble, ou dans le mini-calendrier.

La vue du calendrier par Jour contient :

5.4.2.2. Afficher la vue du calendrier par Semaine ouvrée

La vue du calendrier par Semaine ouvrée affiche le calendrier pour une semaine ouvrée et présente tous les rendez-vous pour cette semaine ouvrée.

Comment afficher la vue du calendrier par Semaine ouvrée :

  1. Sélectionnez un calendrier et l'affichage des rendez-vous ; veuillez vous référer à 5.4.1: Sélectionner une vue du calendrier et des rendez-vous.

  2. Dans la section Vue du tableau de bord, cliquez sur Calendrier.

  3. Dans la section Intervalle de temps du tableau de bord, cliquez sur Semaine ouvrée. La vue du calendrier pour la semaine ouvrée en cours est affichée.

  4. Pour afficher une semaine ouvrée donnée, cliquez sur la flèche de navigation ou dans la barre de date. Résultat : La vue en Semaine ouvrée est affichée pour la semaine ouvrée sélectionnée.

  5. Pour afficher à nouveau la semaine ouvrée courante, cliquez sur Aujourd'hui dans la barre de titre de la fenêtre de vue d'ensemble, ou dans le mini-calendrier.

La vue du calendrier par Semaine ouvrée contient :

5.4.2.3. Afficher la vue du calendrier par Mois

La vue du calendrier par Mois affiche le calendrier pour un mois et présente tous les rendez-vous pour ce mois.

Comment afficher la vue du calendrier par Mois :

  1. Sélectionnez un calendrier et l'affichage des rendez-vous ; veuillez vous référer à 5.4.1: Sélectionner une vue du calendrier et des rendez-vous.

  2. Dans la section Vue du tableau de bord, cliquez sur Calendrier.

  3. Dans la section Intervalle de temps du tableau de bord, cliquez sur Mois. La vue du calendrier pour le mois en cours est affichée.

  4. Pour afficher un mois donné, cliquez sur la flèche de navigation ou dans la barre de date. Résultat : la vue du calendrier par Mois est affichée pour le mois sélectionné.

  5. Pour afficher à nouveau le mois courant, cliquez sur Aujourd'hui dans la barre de titre de la fenêtre de vue d'ensemble, ou dans le mini-calendrier.

La vue du calendrier par Mois contient :

  • L'étiquette pour le mois courant, dans la barre de date.

  • Une grille de temps divisée en jours individuels.

  • Les rendez-vous pour le mois affiché. Vous pouvez trouver une description de l'affichage des rendez-vous dans 5.4.2.6: Comment sont affichés les rendez-vous ?.

5.4.2.4. Afficher la vue du calendrier par Semaine

La vue du calendrier par Semaine affiche le calendrier pour une semaine donnée et présente tous les rendez-vous pour cette semaine.

Comment afficher la vue du calendrier par Semaine :

  1. Sélectionnez un calendrier et l'affichage des rendez-vous ; veuillez vous référer à 5.4.1: Sélectionner une vue du calendrier et des rendez-vous.

  2. Dans la section Vue du tableau de bord, cliquez sur Calendrier.

  3. Dans la section Intervalle de temps du tableau de bord, cliquez sur Semaine. La vue du calendrier pour la semaine en cours est affichée.

  4. Pour afficher une semaine particulière, cliquez sur la flèche de navigation ou dans la barre de date. Résultat : La vue du calendrier par Semaine est affichée pour la semaine sélectionnée.

  5. Pour afficher à nouveau la semaine courante, cliquez sur Aujourd'hui dans la barre de titre de la fenêtre de vue d'ensemble, ou dans le mini-calendrier.

Conseil : pour afficher une semaine donnée, vous pouvez aussi cliquer sur une semaine dans le mini-calendrier.

La vue du calendrier par Semaine contient :

  • L'étiquette de la semaine dans la barre de date.

  • Une grille de temps divisée en journées individuelles.

  • Les rendez-vous pour la semaine affichée. Vous pouvez trouver une description de l'affichage des rendez-vous dans 5.4.2.6: Comment sont affichés les rendez-vous ?.

5.4.2.5. Afficher la vue Personnalisée du calendrier

La vue Personnalisée du calendrier affiche le calendrier pour un intervalle de temps personnalisé et tous les rendez-vous dans cet intervalle de temps.

L'intervalle de temps personnalisé peut comprendre de 1 à 7 jours. Vous pouvez choisir la durée de l'intervalle. La durée par défaut est de 7 jours. Vous pouvez trouver plus d'informations sur ce point dans 8.2.6.1: Réglages du calendrier.

Comment afficher la vue Personnalisée du calendrier :

  1. Sélectionnez un calendrier et l'affichage des rendez-vous ; veuillez vous référer à 5.4.1: Sélectionner une vue du calendrier et des rendez-vous.

  2. Dans la section Vue du tableau de bord, cliquez sur Calendrier.

  3. Dans la section Intervalle de temps du tableau de bord, cliquez sur Personnalisé. La vue du calendrier pour l'intervalle de temps personnalisé en cours est affichée.

  4. Pour afficher un intervalle de temps personnalisé donné, cliquez sur la flèche de navigation ou dans la barre de date. Résultat : la vue Personnalisée est affichée pour l'intervalle de temps sélectionné.

  5. Pour afficher à nouveau l'intervalle de temps courant, cliquez sur Aujourd'hui dans la barre de titre de la fenêtre de vue d'ensemble, ou dans le mini-calendrier.

La vue Personnalisée du calendrier contient :

  • L'étiquette de l'intervalle de temps dans la barre de date.

  • Une grille de temps divisée en journées individuelles.

  • Les rendez-vous pour l'intervalle de temps affiché. Vous pouvez trouver une description de l'affichage des rendez-vous dans 5.4.2.6: Comment sont affichés les rendez-vous ?.

5.4.2.6. Comment sont affichés les rendez-vous ?

Un rendez-vous qui ne dure pas toute la journée est affiché sous la forme d'un rectangle. Le rectangle s'étend sur la hauteur correspondant à la durée du rendez-vous. À l'intérieur du rectangle sont affichées les informations suivantes :

  • Sur la gauche du rectangle, une barre colorée indique la disponibilité pour le rendez-vous :

    • Bleu : réservé (par défaut)

    • Jaune : temporaire

    • Rouge : absent pour raisons professionnelles

    • Vert : disponible

    Vous pouvez trouver plus d'informations sur la disponibilité dans 5.2.2: Que dois-je savoir au sujet des rendez-vous ?.

  • La description du rendez-vous est affichée dans la partie supérieure du rectangle. Suivant votre réponse à la notification de rendez-vous, la description du rendez-vous contient les informations suivantes sur l'état de votre confirmation :

    • Si vous n'avez pas encore accepté le rendez-vous, la description présente l'état "Plus tard".

    • Si vous avez refusé le rendez-vous, la description du rendez-vous est barrée.

    • Si vous avez accepté le rendez-vous de manière temporaire, la description du rendez-vous contient l'état "Temporaire".

    • Si vous avez accepté le rendez-vous, la description du rendez-vous ne contient pas d'information complémentaire.

    Si vous affichez un rendez-vous qui est enregistré dans un dossier partagé, l'état de confirmation du propriétaire du dossier partagé est affiché. Vous pouvez trouver plus d'informations sur les réponses aux invitations à des rendez-vous dans 5.6: Répondre à des invitations à des rendez-vous.

  • Sur la droite de la description est affiché le lieu du rendez-vous.

  • À l'intérieur du rectangle, le type de rendez-vous est indiqué par les icônes suivantes :

    • Rendez-vous privé

    • Rendez-vous de groupe

    • Série de rendez-vous

    Vous pouvez trouver plus d'informations sur les types de rendez-vous dans 5.2.2: Que dois-je savoir au sujet des rendez-vous ?.

  • Les rendez-vous privés figurant dans un dossier partagé sont marqués par un rectangle étiqueté « Privé ». Pour ce type de rendez-vous, il n'y a pas d'informations supplémentaires affichées.

  • Si des catégories prédéfinies avaient été assignées au rendez-vous, la couleur de la catégorie initiale est affichée dans le titre du rendez-vous. Pour les catégories supplémentaires éventuelles, une icône colorée est affichée en bas à droite du titre du rendez-vous.

  • Plusieurs rendez-vous ayant lieu le même jour sont affichés comme suit :

    • Si les rendez-vous ne se chevauchent pas, ils sont affichés l'un en dessous de l'autre.

    • Si les rendez-vous se chevauchent, ils sont affichés côte à côte. Dans les réglages par défaut, au maximum deux rendez-vous peuvent être affichés côte à côte. Dans les réglages du calendrier Nombre de rendez-vous en parallèle dans la vue de journée , vous pouvez définir le nombre de rendez-vous à afficher côte à côte.

    • Si le nombre de rendez-vous en chevauchement dépasse le nombre de rendez-vous pouvant être affichés côte à côte, l'icône apparaît à droite de la barre de date. Cliquez sur cette icône pour afficher tous les rendez-vous. La vue en liste est affichée. Elle présente tous les rendez-vous pour la journée en cours.

    • Si la vue en semaine contient plus de rendez-vous que le nombre de rendez-vous pouvant être affichés les uns sous les autres, une barre de défilement est ajoutée.

    • Si le nombre de rendez-vous en chevauchement dépasse le nombre de rendez-vous pouvant être affichés côte à côte, l'icône apparaît à droite de la barre de date. Cliquez sur cette icône pour afficher tous les rendez-vous. La vue en liste est affichée. Elle présente tous les rendez-vous pour la journée en cours.

Un rendez-vous couvrant toute une journée est affiché sous la forme d'un rectangle. En fonction de la vue du calendrier, les rendez-vous durant toute une journée sont affichés comme suit :

  • Dans les vues de calendrier Jour, Semaine ouvrée et Personnalisée, les rendez-vous durant toute la journée sont affichés en haut de la grille de temps. S'il y a plus de 5 rendez-vous durant toute la journée pour un jour donné, une barre de défilement est affichée.

  • Dans la vue de calendrier Semaine, les rendez-vous durant la journée entière sont affichés au-dessus des autres rendez-vous. Si tous les rendez-vous d'une journée ne peuvent pas être affichés les uns au-dessus des autres, une barre de défilement est ajoutée.

  • Dans la vue de calendrier Mois, les rendez-vous durant toute une journée sont affichés au-dessus des autres rendez-vous. Si tous les rendez-vous ne peuvent pas être affichés les uns au-dessus des autres, l'icône est affichée en bas. Cliquez sur cette icône pour afficher tous les rendez-vous. La vue en liste est affichée. Elle présente tous les rendez-vous pour la journée en cours.

5.4.3. Afficher la vue en liste

La vue en liste affiche les rendez-vous sous la forme d'un tableau.

Comment afficher les rendez-vous en vue en liste :

  1. Sélectionnez un calendrier et l'affichage des rendez-vous ; veuillez vous référer à 5.4.1: Sélectionner une vue du calendrier et des rendez-vous.

  2. Cliquez sur Liste dans la section Vue du tableau de bord.

  3. Cliquez sur un intervalle de temps dans la section Intervalle de temps du tableau de bord.

Résultat : une liste de rendez-vous dans cet intervalle de temps est affichée.

Pour chaque rendez-vous, la liste présente une ligne d'informations sous la forme d'icônes ou de texte :

Icône ou texte

Information

Colonne 1, icône 

Rendez-vous unique

Colonne 1, icône  

Série de rendez-vous

Colonne 2, icône 

Rendez-vous de groupe

Colonne 2, icône  

Rendez-vous privé

Colonne Titre

Intitulé du rendez-vous

Colonne Début

Date et heure du début du rendez-vous

Colonne Fin

Date et heure de fin du rendez-vous

Colonne Lieu

Lieu du rendez-vous

Colonne Dossier

Dossier de calendrier du rendez-vous

Colonne Drapeau

Drapeau affecté au rendez-vous

Les rendez-vous de la liste sont, par défaut, triés en ordre ascendant suivant la colonne Début. L'intitulé de la colonne est surligné. Une icône de flèche, à côté de l'intitulé de colonne, indique l'ordre de tri.

Comment changer l'ordre de tri :

  1. Pour trier suivant une colonne, cliquez sur l'intitulé de cette colonne.

  2. Pour modifier l'ordre de tri, cliquez à nouveau sur l'intitulé de cette colonne.

Résultat : l'ordre de tri est modifié.

Remarque : les deux premières colonnes et la colonne Dossier ne peuvent pas être utilisées pour le tri.

5.4.4. Afficher la vue des Détails

La vue en Détails affiche toutes les informations relatives à un rendez-vous.

Comment afficher un rendez-vous dans la vue en Détails :

  1. Sélectionnez un calendrier et l'affichage des rendez-vous ; veuillez vous référer à 5.4.1: Sélectionner une vue du calendrier et des rendez-vous.

  2. Sélectionnez un rendez-vous.

  3. Dans la section Vue du tableau de bord, cliquez sur Détails.

Résultat : la vue des Détails d'un rendez-vous est affichée.

La vue en Détails présente les informations suivantes :

  • Le titre de la fenêtre contient la description du rendez-vous, son début et sa fin.

  • L'onglet Rendez-vous contient la description du rendez-vous, son lieu, sa durée, son créateur, ses participants, ses ressources, son type, ses catégories, son dossier de calendrier, la disponibilité associée, ainsi que des commentaires et les informations de rappel.

  • L'onglet Participants contient la liste des participants et ressources. Pour chaque participant, l'état est affiché (accepté, décliné ou plus tard). Si un participant a saisi un commentaire, celui-ci est affiché.

  • L'onglet Pièces jointes contient la liste des pièces jointes.

5.4.5. Afficher la vue par équipe

Dans la vue par Équipe, vous pouvez voir les rendez-vous des utilisateurs et groupes, ainsi que les ressources réservées pour une date donnée.

Comment afficher la vue par Équipe :

  1. Dans la section Vue du tableau de bord, cliquez sur Équipe.

  2. Dans la section Intervalle de temps du tableau de bord, sélectionnez un intervalle de temps.

  3. Ajoutez des membres d'équipe ou choisissez une équipe. Vous trouverez des instructions à ce sujet plus loin.

Résultat : la Vue d'équipe est affichée.

La Vue d'équipe présente les informations suivantes :

  • Sous la barre de date, la barre d'heure affiche une subdivision en jours ou en heures, selon l'intervalle de temps choisi.

  • Sous la barre d'heure, la grille temporelle affiche les rendez-vous des membres de l'équipe. La grille temporelle couvre la période choisie dans la section Intervalle de temps du tableau de bord.

  • Sous la grille temporelle, vous trouverez des contrôles utilisés pour changer la vue de la grille temporelle. Vous pouvez

    • changer la vue de la grille temporelle en zoomant ou en la faisant défiler ;

    • modifier la division des lignes de la grille

    • choisir la vue des rendez-vous.

Comment changer la vue de la grille temporelle en zoomant ou en la faisant défiler ;

  1. Dans la section Intervalle de temps du tableau de bord, choisissez une plage horaire. Conseil : Si l'intervalle de temps choisi doit être affiché en entier, cochez la case Auto située sous la grille de temps.

  2. Pour modifier l'intervalle de temps affiché, utilisez une des solutions suivantes :

    • Cliquez sur la flèche de navigation dans la barre de date ou .

    • Cliquez sur une date dans le mini-calendrier.

    Pour afficher le jour courant, cliquez sur le bouton Aujourd'hui au-dessus de la barre de date.

  3. Si l'intervalle de temps à afficher ne peut pas être affiché en totalité, vous pouvez le faire défiler ainsi  :

    • Faites glisser la barre de temps (sous la date) vers la gauche ou la droite.

    • Utilisez la barre de défilement sous la grille de temps.

    • Utilisez la molette de la souris.

  4. Pour agrandir ou rétrécir l'intervalle de temps, utilisez une des solutions suivantes :

    • Choisissez un niveau de zoom entre 10 et 1000% dans le menu déroulant sous la grille de temps.

    • Déplacez le curseur de zoom sous la grille de temps vers la droite ou vers la gauche.

    • Faites tourner la molette de la souris tout en maintenant la touche <Maj> appuyée.

Comment modifier la division de la grille de temps :

  • Pour choisir une division en heures, décochez la case Fine grid.

  • Pour choisir une division par cinq minutes, cochez la case Fine grid. Note : Si le niveau de zoom est faible, une division par heure est affichée même lorsque la case est cochée.

Comment choisir le rendez-vous dans la grille temporelle :

  • Sous la grille temporelle, choisissez une des options Détails, Bars, Minimized.

    • Pour afficher les détails du rendez-vous tels que sa description et son heure, choisissez Détails. Les rendez-vous qui ne peuvent pas être modifiés sont grisés. Vous trouverez plus d'informations sur l'affichage des rendez-vous dans 5.4.2.6: Comment sont affichés les rendez-vous ?

    • Pour afficher les rendez-vous avec des barres colorées, choisissez Bars.

    • Pour afficher autant de lignes que possibles, choisissez Minimized.

    Les rendez-vous auxquels sont attribuées des catégories sont affichés dans la couleur de la catégorie attribuée initialement.

Comment ajouter des utilisateurs, groupes ou ressources en tant que membres d'une équipe :

  1. Cliquez sur Ajouter dans la section Membre d'équipe du tableau de bord. La fenêtre Choisir les membres s'ouvre alors.

  2. Pour voir une sélection particulière d'utilisateurs, groupes ou ressources, saisissez une chaîne de caractères dans le champ de saisie à côté de Chercher. Cliquez ensuite sur le bouton Aller.

  3. Sélectionnez un ou plusieurs utilisateurs, groupes ou ressources dans la liste. Remarque : les utilisateurs, groupes et ressources sont identifiés par des icônes différentes. La liste des groupes et ressources figure sous les utilisateurs.

  4. Pour ajouter la sélection en tant que participants, cliquez sur le bouton Ajouter à côté de Participants. Pour ajouter la sélection en tant que ressources, cliquez sur le bouton Ajouter à côté de Ressources.

    Remarque : les restrictions suivantes s'appliquent :

    • Les ressources ne peuvent être ajoutées comme participants.

    • Les groupes ne peuvent être ajoutés comme ressources.

  5. Si nécessaire, vous pouvez corriger la sélection de participants ou de ressources :

    • Sélectionnez des entrées individuelles dans le champ Participants ou Ressources.

    • Cliquez sur le bouton Supprimer à côté de Participants ou Ressources.

  6. Pour accepter la sélection, cliquez sur OK. Si vous ne souhaitez pas accepter la sélection, cliquez sur Annuler.

Résultat : les utilisateurs, groupes et ressources sélectionnés sont ajoutés en tant que membres d'équipe.

Conseil : vous pouvez également ajouter des membres d'équipe ainsi :

  • Cliquez sur l'icône de la dernière ligne de la colonne Membre d'équipe. La fenêtre Choisir les membres s'ouvre alors.

  • Dans la dernière ligne de la colonne Membre d'équipe, saisissez le nom d'un participant dans la zone de saisie.

Conseil : vous pouvez utiliser le glisser-déposer pour changer l'ordre des membres.

Comment sélectionner une équipe existante :

  1. Cliquez sur Choisir une équipe dans la section Membre d'équipe du tableau de bord.

  2. Cliquez sur une équipe dans la fenêtre qui apparaît.

Remarque : avant de sélectionner une équipe, celle-ci doit être créée dans le paramétrage du calendrier. Vous pouvez trouver plus de détails sur ce point dans 8.2.6.2: Équipes.

Comment supprimer des membres d'équipe dans la vue Équipe :

  1. Sélectionnez les différents membres d'équipe en cliquant sur leurs noms tout en maintenant la touche <Ctrl> appuyée. Note : sur les systèmes Mac, utilisez la touche <Cmd>.

  2. Dans la section Membre d'équipe du tableau de bord, cliquez sur Supprimer.

Conseil : vous pouvez également supprimer les différents membres d'équipe ainsi :

  • Survolez un membre d'équipe avec le pointeur de la souris. Un bouton apparaît à droite de ce nom.

  • Cliquez sur le bouton.

5.4.6. Afficher les survols

Les survols sont disponibles dans les vue Calendrier, Équipe et Liste, mais aussi à la création d'un nouveau rendez-vous dans la fenêtre Rendez-vous, sur l'onglet Disponibilité.

Comment afficher un rendez-vous en survol :

  1. Déplacez le pointeur de la souris vers un rendez-vous. Au bout d'un temps assez court, le survol s'ouvre. L'onglet Général est visible.

  2. Pour voir davantage d'informations, cliquez sur un autre onglet.

  3. Pour fermer le survol, déplacez le pointeur de la souris en dehors de sa surface.

Le survol du calendrier affiche les informations suivantes :

  • L'onglet Général. Il contient :

    • L'icône du module Calendrier.

    • La description et le lieu du rendez-vous.

    • Les icônes de rendez-vous privé, en série ou de groupe.

    • Le début et la fin du rendez-vous.

    • Une icône colorée pour chaque catégorie attribuée

    • Le nom du créateur du rendez-vous.

    • Le commentaire pour le rendez-vous. Suivant la longueur du commentaire, le survol peut n'en afficher que les premières lignes. Lorsque vous cliquez sur le texte, davantage de lignes sont affichées. Lorsque vous cliquez une seconde fois sur le texte, vous revenez à l'affichage initial.

  • L'onglet Participants. Le nombre entre parenthèses indique le nombre de participants. L'onglet contient :

    • Le nom et l'état de confirmation de chacun des participants. Si un participant a accepté, son nom apparaît en lettres vertes ; s'il a décliné, son nom apparaît en rouge.

    • Le commentaire saisi par le participant en plus de l'état de confirmation.

    • Une icône permettant de modifier l'état de confirmation.

  • L'onglet Pièces jointes. Le nombre entre parenthèses indique le nombre de pièces jointes. Si le rendez-vous contient des pièces jointes, les éléments suivants sont affichés :

    • Nom et taille du fichier, type de pièce jointe

    • Icônes d'ouverture et d'enregistrement de la pièce jointe

  • L'onglet Autres. Il contient :

    • Le dossier dans lequel le rendez-vous est enregistré.

    • Les catégories ajoutées au rendez-vous.

    • Le nom de la personne qui a créé ou modifié le rendez-vous.

5.4.7. Ouvrir ou enregistrer les pièces jointes

Vous pouvez procéder ainsi :

  • Ouvrir la pièce jointe Remarque : pour ouvrir une pièce jointe, un logiciel externe peut être nécessaire.

  • Enregistrer la pièce jointe en dehors du collecticiel

  • Enregistrer la pièce jointe comme élément du dépôt de données

Comment ouvrir ou enregistrer les pièces jointes d'un rendez-vous :

  1. Affichez le rendez-vous en vue de Détails.

  2. Sélectionnez l'onglet Pièces jointes.

  3. Sélectionnez la pièce jointe.

  4. Si vous souhaitez ouvrir la pièce jointe :

    • Dans la section En pièce jointe du tableau de bord, cliquez sur Ouvrir. Une fenêtre système s'ouvre. Elle indique le logiciel utilisé pour ouvrir la pièce jointe.

    • Utilisez les éléments de contrôle de la fenêtre système pour ouvrir les pièces jointes.

  5. Si vous souhaitez enregistrer la pièce jointe :

    • Dans la section En pièce jointe du tableau de bord, cliquez sur Enregistrer sous. Une fenêtre système s'ouvre alors.

    • Utilisez les éléments de contrôle de la fenêtre système pour enregistrer la pièce jointe.

  6. Si vous souhaitez enregistrer la pièce jointe en tant qu'élément du dépôt de données :

    • Dans la section En pièce jointe du tableau de bord, cliquez sur Enregistrer dans le dépôt. La fenêtre Élément du dépôt de données s'ouvre. Le nom de fichier de la pièce jointe est utilisé comme nom de fichier pour l'élément du dépôt de données.

    • Vous pouvez trouver plus d'informations sur la création d'éléments du dépôt de données dans 7.5: Créer les éléments du dépôt de données.

Conseil : une pièce jointe peut également être ouverte ou enregistrée en cliquant sur les icônes respectives dans le survol du rendez-vous.