Vous pouvez trouver ici une synthèse sur la création d'une nouvelle tâche. Plus de détails à la page suivante.
Note : Si vous souhaitez créer une nouvelle tâche dans un dossier public ou partagé, vous devez avoir le droit de créer des objets dans ce dossier.
Comment créer une nouvelle tâche :
Dans la section Nouvelle tâche s'ouvre alors. L'onglet est affiché.
du tableau de bord, cliquez qur l'icône . La fenêtreSi nécessaire, sélectionnez un dossier de tâches en cliquant sur le bouton
, puis en choisissant un dossier de tâches dans la fenêtre qui apparaît.Saisissez le sujet et les notes relatifs à la tâche.
Définissez la priorité de la tâche.
Définissez ses dates de début et d'échéance. Voir 6.5.1: Définir des dates de début et d'échéance pour une tâche
Définissez les rappels relatifs à la tâche. Voir 6.5.2: Définir un rappel de tâche ou y répondre
Si nécessaire, utilisez les options supplémentaires :
Marquez la tâche comme privée. Voir 6.5.5: Marquer des tâches comme étant privées
Créez une séquence. Voir 6.5.3: Créer une séquence
Ajoutez des catégories à la tâche. Voir 6.5.4: Ajouter des catégories
Définissez les détails de la tâche. Voir 6.5.6: Ajouter des détails relatifs aux tâches
Ajoutez des participants à la tâche. Voir 6.5.7: Ajouter des participants
Ajoutez des pièces jointes à la tâche. Voir 6.5.8: Ajouter des pièces jointes
Cliquez sur l'icône
dans le tableau de bord. La fenêtre se ferme.Résultat : La tâche est créée. L'état d'avancement est positionné à Non démarré ou 0 % accompli.
Si vous souhaitez annuler cette action, cliquez sur le bouton
dans la section du tableau de bord.Pour créer une nouvelle tâche, vous avez les possibilités suivantes :
La fonction
peut aussi être invoquée dans d'autres modules, dans la section du tableau de bord.Dans la vue en Division horizontale ou en Liste, faites un double-clic sur une zone vide. La fenêtre Nouvelle tâche s'ouvre alors.
Pour définir les dates de début et d'échéance d'une tâche, utilisez les éléments de contrôle figurant à côté de Nouvelle tâche.
et dans la fenêtreComment définir les dates de début et d'échéance de la tâche dans la fenêtre Nouvelle tâche :
Ouvrez l'onglet
.Utilisez l'une des méthodes suivantes pour définir la date d'échéance de la tâche :
Saisissez une date valide dans le champ de saisie à côté de
.Cliquez sur l'icône en forme de calendrier à côté de la
. Un calendrier, dans lequel vous pouvez sélectionner une date, s'ouvre alors.Utilisez l'une des méthodes suivantes pour définir la date de début de la tâche :
Saisissez une date valide dans le champ de saisie à côté de
.Cliquez sur l'icône en forme de calendrier à côté de la
. Un calendrier, dans lequel vous pouvez sélectionner une date, s'ouvre alors.Si vous souhaitez recevoir des rappels relatifs à la tâche avant sa date d'échéance, vous pouvez définir ces rappels. Une fenêtre de rappel vous alerte au sujet de la tâche dès que la fin de la période sélectionnée est atteinte.
Comment définir un rappel de tâche dans la fenêtre Nouvelle tâche :
Ouvrez l'onglet
.Utilisez l'une des méthodes suivantes pour définir une date pour le rappel de tâche :
Saisissez une date valide dans le champ de saisie à côté de
.Cliquez sur l'icône en forme de calendrier à côté de
. Un calendrier, dans lequel vous pouvez sélectionner une date, s'ouvre alors.Utilisez l'une des méthodes suivantes pour définir une heure pour le rappel de tâche :
Saisissez une heure valide dans le champ de saisie à côté de la date de rappel.
Sélectionnez une heure dans le menu déroulant figurant à côté de la date de rappel.
Dès que la fin de la période sélectionnée est atteinte, la fenêtre de Rappel s'ouvre. Plusieurs possibilités s'offrent à vous pour répondre à ce rappel de tâche.
Comment répondre à un rappel de tâche :
Si vous souhaitez être à nouveau notifié, choisissez un intervalle de temps dans le menu déroulant qui apparaît dans la partie inférieure gauche de la fenêtre. Cliquez sur
. Lorsque l'intervalle de temps sélectionné touche à sa fin, vous serez à nouveau notifié.Si vous ne souhaitez plus recevoir de notification, cliquez sur
.Une séquence est une tâche répétée à plusieurs reprises. Lrosque vous créez une séquence, vous devez définir les éléments suivants :
L'intervalle de temps pour la séquence. Ceci définit l'intervalle entre deux tâches individuelles de la séquence.
La durée de la séquence. Ceci définit le début et la fin de la séquence.
Comment créer une séquence dans la fenêtre Nouvelle tâche :
Ouvrez l'onglet
.Cliquez sur le bouton Créer une nouvelle séquence s'ouvre.
. La fenêtreDéfinissez l'intervalle de temps entre deux tâches.
Si la tâche doit être répétée quotidiennement, activez le type de répétition
. Dans les réglages de répétition, définissez l'intervalle en jours.Si la tâche doit être répétée de manière hebdomadaire, activez le type de répétition
. Dans les réglages de répétition, définissez l'intervalle en semaines et fixez le jour de la semaine pour l'exécution.Si la tâche doit être répétée mensuellement, activez le type de répétition
. Dans les réglages de répétition, définissez l'intervalle en mois et fixez le jour du mois pour l'exécution.Si la tâche doit être répétée annuellement, activez le type de répétition
. Dans les réglages de répétition, définissez le jour de l'année pour l'exécution.Définissez la durée de la séquence :
À côté de la
, renseignez le début de la séquence.À côté de
, renseignez la fin de la séquence.Cliquez sur
.Une catégorie est un texte pouvant servir de critère pour structurer les tâches. Pour ajouter des catégories, vous avez deux possibilités :
Ajouter les catégories liées à l'objet dans le champ de saisie à côté du bouton Catégories.
Choisir les catégories dans une liste de catégories prédéfinies. Les catégories prédéfinies sont repérées par une couleur.
Vous pouvez trouver plus d'informations sur la définition de catégories dans 8.2.3: Gérer les marques.
Comment ajouter des catégories liées à l'objet dans la fenêtre Tâches :
Ouvrez l'onglet
.Double-cliquez sur le champ de saisie à côté du bouton
.Saisissez un texte.
Note : Les catégories liées à un objet n'ont pas de couleur.
Comment ajouter des catégories prédéfinies dans la fenêtre Nouvelle tâche :
Ouvrez l'onglet
.Cliquez sur le bouton
. La boîte de dialogue s'ouvre. La liste de choix contient toutes les catégories prédéfinies.Dans la liste de choix
, cochez les cases des catégories devant être attribuées à la tâche.Cliquez sur
.Résultat : Les catégories sont insérées dans le champ de saisie.
Comment supprimer des catégories ajoutées dans la fenêtre Tâche :
Ouvrez l'onglet
.Cliquez sur le bouton
. La boîte de dialogue s'ouvre.Dans la liste de choix
, décochez les cases des catégories à supprimer.Cliquez sur
.Résultat : Les catégories sont supprimées de la tâche.
Une tâche privée est une tâche qui n'est pas visible par les autres participants, si vous partagez votre dossier de tâches avec d'autres utilisateurs.
Vous pouvez marquer une tâche comme privée si toutes les conditions suivantes sont vérifiées :
Vous êtes l'unique participant à cette tâche.
La tâche est créée dans un dossier de tâches personnel.
Comment marquer une tâche comme étant privée dans la fenêtre Nouvelle tâche :
Ouvrez l'onglet
.Activez la case à cocher
.Vous pouvez ajouter des détails relatifs à une tâche, par exemple les coûts, la durée et les informations de facturation.
Comment ajouter les détails relatifs à une tâche dans la fenêtre Nouvelle tâche :
Ouvrez l'onglet
.Saisissez les valeurs requises.
Résultat : Les détails sont ajoutés à la tâche.
Lorsque vous créez une tâche, vous pouvez lui ajouter des participants supplémentaires.
Comment ajouter des participants dans la fenêtre Nouvelle tâche :
Ouvrez l'onglet
.Dans la section Choisir les participants s'ouvre alors.
du tableau de bord, cliquez sur . La fenêtreSi vous souhaitez sélectionner un carnet d'adresses autres que le carnet d'adresses global, cliquez sur le bouton Choisir le dossier de contacts.
. Cliquez sur un dossier dans la fenêtreSi vous souhaitez afficher une sélection particulière de participants ou de ressources, renseignez une chaîne de caractères dans le champ de saisie à côté de
. Cliquez sur le bouton .Sélectionnez un ou plusieurs participants dans la liste.
Pour ajouter la sélection, cliquez sur le bouton
à côté de Participants.Si nécessaire, vous pouvez corriger la sélection de participants :
Sélectionnez des entrées individuelles dans le champ
.Cliquez sur le bouton
à côté de .Pour accepter la sélection, cliquez sur
. Si vous ne souhaitez pas accepter la sélection, cliquez sur .Résultat : Les participants sont ajoutés à la tâche.
Les participants ayant été ajoutés à une tâche recevront une notification de tâche, avec la possibilité d'accepter ou de décliner la tâche. Vous pourrez trouver plus d'informations sur ce point dans 6.6.1: Confirmer une tâche.
Les participants externes ne recoivent pas de notification. Pour informer des participants extérieurs d'une tâche, vous pouvez faire en sorte de notifier tous les participants par courriel.
Comment notifier tous les participants par courriel dans la fenêtre Nouvelle tâche :
Ouvrez l'onglet
.Activez la case à cocher
.Comment ajouter des pièces jointes dans la fenêtre Nouvelle tâche :
Ouvrez l'onglet
.Dans la section Sélectionner les pièces jointes s'ouvre alors.
du tableau de bord, cliquez sur . La fenêtre de dialogueDans la fenêtre de dialogue Sélectionner les pièces jointes, cliquez sur le bouton . Sélectionnez le fichier à insérer en tant que pièce jointe. Fermez la fenêtre de dialogue de sélection de fichier.
Dans la fenêtre de dialogue Sélectionner les pièces jointes, cliquez sur . Le fichier est inséré dans le champ voisin.
Si vous souhaitez ajouter d'autres pièces jointes, répétez les étapes 3 et 4.
Si vous souhaitez supprimer une pièce jointe de la liste, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton
.Dans la fenêtre de dialogue Sélectionner les pièces jointes cliquez sur .
Résultat : Les pièces jointes sont ajoutées à la tâche.