4.7. Gérer les contacts

Ces instructions sont aussi valables pour les listes de diffusion. Les exceptions sont indiquées.

4.7.1. Chercher des contacts

Vous pouvez trouver des contacts dans le dossier de contacts courant à l'aide d'un terme de recherche. Le terme de recherche définit la chaîne de caractères à rechercher.

Les données de contact suivantes peuvent être utilisées comme termes de recherche :

  • Prénom, nom, nom affiché

  • Courriel (professionnel), Courriel (privé), Courriel (autre)

  • Société, service

  • Lieu, rue

  • Marques

Exemple : Pour trouver les contacts possédant comme nom "Dupont, Jacques" ou "Laporte, Michèle", utilisez comme critère de recherche le "Nom" et comme terme de recherche "po".

Comment rechercher un contact :

  1. Sélectionnez dans l'arborescence des dossiers un dossier de contact où rechercher.

  2. Sélectionnez la vue en Fiches ou en Répertoire téléphonique.

  3. Dans la section Chercher du tableau de bord, cliquez sur la petite flèche à gauche pour sélectionner un ou plusieurs critères de recherche.

    Note : Si la section Chercher du tableau de bord n'apparaît pas, cliquez sur l'icône de Réglages rapides dans la partie supérieure droite du tableau de bord. Activez la fonction de recherche dans le menu qui apparaît.

  4. Saisissez le terme de recherche dans le champ.

  5. Cliquez sur l'icône Chercher dans la section Chercher du tableau de bord.

Résultat : La fenêtre de vue d'ensemble affiche uniquement les contacts correspondant au terme de recherche.

Comment afficher tous les contacts du dossier de contacts courant :

  • Dans la section Chercher du tableau de bord, cliquez sur Vider.

4.7.2. Modifier les contacts

Toutes les données que vous avez saisies à la création du contact peuvent être modifiées ultérieurement.

Note : Si vous souhaitez modifier un contact dans un dossier de contacts public ou partagé, vous devez avoir les droits de modification sur les objets dans ces dossiers de contacts.

Comment modifier un contact :

  1. Affichez un contact en vue de Détails ou sélectionnez un contact dans la vue en Fiches ou en Répertoire téléphonique.

  2. Dans la section Contacts du tableau de bord, cliquez sur Modifier. La fenêtre Contact s'ouvre.

  3. Modifiez les données du contact. Vous pourrez trouver une description des données dans 4.5: Créer des contacts. Vous pourrez trouver une description des données relatives à une liste de diffusion dans 4.6: Mettre en place des listes de diffusion.

  4. Cliquez sur l'icône Enregistrer dans le tableau de bord. La fenêtre se ferme.

Résultat : Le contact est mis à jour.

Si vous ne souhaitez pas accepter les modifications, cliquez sur Annuler dans la section Fenêtre du tableau de bord.

Conseil : Dans les vues en Fiches ou en Répertoire téléphonique, vous pouvez aussi modifier les contacts à l'aide du menu contextuel ou en faisant un double-clic sur le contact.

4.7.3. Imprimer des contacts

Pour imprimer des contacts, vous avez les possibilités suivantes :

  • Imprimer une liste de contacts

  • Imprimer les données du contact

Comment imprimer une liste de contacts :

  1. Sélectionnez la vue en Répertoire téléphonique dans le tableau de bord.

  2. Choisissez ensuite les contacts à imprimer :

    • Si vous souhaitez seulement imprimer des contacts particuliers, sélectionnez ceux qui doivent être imprimés.

    • Si vous souhaitez imprimer tous les contacts de la vue en Répertoire téléphonique, sélectionnez tous les contacts ou aucun.

  3. Dans la section Contacts du tableau de bord, cliquez sur Imprimer. Une nouvelle fenêtre, avec un aperçu de l'impression, et la fenêtre système Impression s'ouvrent.

  4. Si nécessaire, modifiez le paramétrage de l'impression dans la fenêtre système.

  5. Cliquez sur Imprimer dans la fenêtre système.

Résultat : La liste de contact est imprimée.

Comment imprimer les données d'un contact :

  1. Affichez un contact en vue de Détails.

  2. Dans la section Contacts du tableau de bord, cliquez sur Imprimer. Une nouvelle fenêtre, avec un aperçu de l'impression, et la fenêtre système Impression s'ouvrent.

  3. Si nécessaire, modifiez le paramétrage de l'impression dans la fenêtre système.

  4. Dans la fenêtre système, cliquez sur Imprimer.

Résultat : Les données du contact sont imprimées.

4.7.4. Copier des contacts

Vous pouvez copier des contacts vers le même dossier ou vers un autre dossier.

Note : Lorsque vous copiez des contacts d'un dossier source vers un dossier cible, vous devez avoir les droits nécessaires pour créer des objets dans le dossier cible.

Comment copier des contacts :

  1. Sélectionnez un ou plusieurs contacts dans la vue en Fiches ou en Répertoire téléphonique.

  2. Dans la section Contacts du tableau de bord, cliquez sur Copier. La fenêtre Choisir le dossier s'ouvre.

  3. Cliquez sur un dossier de contacts dans la fenêtre Choisir le dossier. Vous ne pouvez cliquer que sur des dossiers vers lesquels vous pouvez effectivement copier des contacts.

Résultat : Les contacts sont copiés.

4.7.5. Dupliquer des contacts

Cette fonction vise à utiliser des données existantes d'un contact pour créer un nouveau contact.

Comment dupliquer un contact :

  1. Sélectionnez un contact dans la vue en Fiches ou la vue Répertoire téléphonique.

  2. Dans la section Contacts du tableau de bord, cliquez sur Utiliser comme modèle. La fenêtre Contact s'ouvre.

  3. Modifiez les données du contact. Vous pourrez trouver une description des données dans 4.5: Créer des contacts. Vous pourrez trouver une description des données relatives aux listes de diffusion dans 4.6: Mettre en place des listes de diffusion.

  4. Cliquez sur l'icône Enregistrer dans le tableau de bord. La fenêtre se ferme.

Résultat : Le contact est dupliqué.

Conseil : Vous pouvez aussi utiliser le menu contextuel pour dupliquer un contact.

4.7.6. Déplacer des contacts

Pour déplacer des contacts, vous avez les possibilités suivantes :

  • Avec la fonction du tableau de bord

  • Par glisser-déposer

Note : Pour déplacer des contacts d'un dossier source vers un dossier cible, vous devez avoir les droits suivants :

  • Droit de supprimer des objets dans le dossier source

  • Droit de créer des objets dans le dossier cible

Comment déplacer les contacts au moyen du tableau de bord :

  1. Sélectionnez un ou plusieurs contacts dans la vue en Fiches ou en Répertoire téléphonique.

  2. Dans la section Contacts du tableau de bord, cliquez sur Déplacer. La fenêtre Choisir le dossier s'ouvre.

  3. Cliquez sur un dossier de contact dans la fenêtre Choisir le dossier. Vous ne pouvez cliquer que sur les dossiers vers lesquels vous pouvez effectivement déplacer des contacts.

Résultat : Les contacts sont déplacés.

Comment déplacer des contacts par glisser-déposer :

  1. Sélectionnez un ou plusieurs contacts dans la vue en Fiches ou en Répertoire téléphonique.

  2. Faites glisser le contact sélectionné vers un dossier de contacts. Une icône, à côté du pointeur de la souris, donne les indications suivantes :

    • Lorsque vous faites glisser le contact vers une cible valide, une coche verte est visible.

    • Lorsque vous faites glisser le contact vers une cible invalide, un signe rouge d'interdiction est visible.

  3. Relâchez le bouton de la souris au dessus du dossier cible.

Résultat : Les contacts sont déplacés.

4.7.7. Marquer des contacts avec des catégories

Vous pouvez réaliser les actions suivantes :

  • Attribuer des catégories prédéfinies à des contacts existants

  • Supprimer des catégories attribuées

Vous pouvez trouver plus d'informations sur la définition de catégories dans 8.2.3: Gérer les marques.

Comment attribuer des catégories prédéfinies à des contacts :

  1. Cliquez sur un contact avec le bouton droit.

  2. Choisissez l'élément Catégories > du menu contextuel. Un sous-menu s'ouvre.

  3. Les possibilités suivantes s'ouvrent à vous :

    • Pour attribuer une des catégories affichées, cliquez sur une catégorie du sous-menu.

    • Pour attribuer une autre catégorie :

      • Dans le sous-menu, cliquez sur Toutes les catégories.... La boîte de dialogue Catégories s'ouvre. La liste de choix Nom contient toutes les catégories définies.

      • Dans la liste de choix Nom, cochez les cases des catégories devant être attribuées au contact.

      • Cliquez sur OK.

Résultat : Les catégories sont ajoutées au contact.

Comment supprimer des catégories attribuées :

  1. Cliquez sur un contact avec le bouton droit.

  2. Choisissez l'élément Catégories > du menu contextuel. Un sous-menu s'ouvre.

  3. Les possibilités suivantes s'ouvrent à vous :

    • Pour supprimer toutes les catégories attribuées, cliquez sur Supprimer toutes les catégories dans le sous-menu.

    • Pour supprimer des catégories spécifiques :

      • Cliquez sur le bouton Toutes les catégories.... La fenêtre Catégories s'ouvre.

      • Dans la liste de choix Nom, décochez les cases des catégories à supprimer.

      • Cliquez sur OK.

Résultat : Les catégories sont supprimées du contact.

4.7.8. Identifier les contacts avec des drapeaux

Les drapeaux sont des étiquettes de couleur pour identifier les contacts individuels. Vous pouvez choisir la signification des couleurs. Les drapeaux sont affichés aux emplacements suivants :

  • À côté du nom du contact dans la vue en Fiches

  • Dans la dernière colonne de la vue en Répertoire téléphonique

  • Sur le côté droit des onglets dans la vue en Détails

Comment identifier les contacts avec des drapeaux :

  1. Affichez un contact en vue détaillée ou sélectionnez un contact dans la vue en Fiches ou en Répertoire téléphonique.

  2. Cliquez sur n'importe quel drapeau, sauf le premier, dans la section Drapeaux du tableau de bord.

Résultat : Les contacts sélectionnés sont identifiés par des drapeaux.

Comment supprimer des drapeaux :

  1. Affichez un contact identifié par un drapeau en vue détaillée, ou sélectionnez les contacts identifiés par des drapeaux dans la vue en Fiches ou en Répertoire téléphonique.

  2. Cliquez sur le premier drapeau de la section Drapeaux du tableau de bord.

Résultat : Les drapeaux sont supprimés.

4.7.9. Envoyer des contacts sous la forme d'une pièce jointe vCard

Vous pouvez envoyer des contacts d'un dossier de contacts sous la forme d'une pièce jointe de message électronique au format vCard. Dans la vue Fiches ou Répertoire téléphoniques, sélectionnez un ou plusieurs contact. Dans la section Envoyer du tableau de bord, cliquez sur Comme vCard. La fenêtre Courrier électronique s'ouvre. Une vCard est jointe pour chaque contact sélectionné. Complétez et envoyez le message. Vous pouvez aussi utiliser le menu contextuel pour envoyer des contacts sous forme de pièces jointes au format vCard.

4.7.10. Exporter des contacts

Vous pouvez exporter les contacts dans un dossier de contacts personnel ou public. Les formats de fichiers disponibles sont CSV et vCard.

Vous pourrez trouver dans 8.4.1: Exporter des contacts avec WebDAV une autre méthode pour exporter le dossier de contacts personnel.

Comment exporter les contacts vers un dossier :

  1. Faites un clic droit sur un dossier de contacts public ou personnel et choisissez Exporter dans le sous-menu Étendue.

  2. Dans le sous-menu, choisissez CSV ou vCard.

  3. Suivant le navigateur que vous utilisez, vous pouvez être amené à choisir entre ouvrir et enregistrer le fichier. Choisissez Enregistrer.

  4. Choisissez un emplacement. Saisissez un nom de fichier.

  5. Cliquez sur Enregistrer.

Résultat : Le contenu du dossier de contacts est exporté vers un fichier de type CSV ou vCard. Vous pouvez exploiter ces données dans d'autres applications.

4.7.11. Supprimer des contacts

Attention : Des contacts supprimés ne peuvent pas être restaurés. Avant de supprimer un contact, assurez-vous que vous n'en avez plus besoin.

Note : Si vous souhaitez supprimer un contact dans un dossier public ou partagé, vous devez avoir le droit de supprimer des objets dans ce dossier de contacts.

Comment supprimer un ou plusieurs contacts :

  1. Affichez un contact en vue détaillée, ou sélectionnez plusieurs contacts dans la vue en Fiches ou en Répertoire téléphonique.

  2. Dans la section Contacts du tableau de bord, cliquez sur Supprimer. La fenêtre Supprimer le contact s'ouvre.

  3. Si vous êtes certain de vouloir supprimer les contacts, cliquez sur Oui.

Résultat : Les contacts sont supprimés.

Conseil : Dans la vue en Fiches ou en Répertoire téléphonique, vous pouvez aussi utiliser le menu contextuel ou la touche <suppr> pour supprimer des contacts.