7.5. Créer les éléments du dépôt de données

Vous pouvez trouver ici les grandes lignes de la méthode pour créer un nouvel élément du dépôt de données. Les détails figurent sur la page suivante.

Remarque : Si vous voulez créer un nouvel élément du dépôt de données dans un dossier public ou partagé, vous devez avoir le droit de créer des objets dans ce dossier.

Comment créer un nouvel élément dans le dépôt de données :

  1. Dans la section Nouveaudu tableau de bord, cliquez sur l'icône Nouvel élément du dépôt de données pour ouvrir la fenêtre Élément du dépôt de données.

  2. Si c'est nécessaire, sélectionnez un dossier du dépôt de données en cliquant sur le bouton Dossier et choisissez un dossier dans la fenêtre qui apparaît.

  3. Saisissez un titre dans le champ Titre

  4. Selon vos besoins, utilisez les options suivantes :

    • Ajoutez un signet pour un site web en saisissant une adresse internet dans la zone Lien / URL. Conseil : Copiez l'adresse internet depuis la barre d'adresse du navigateur vers le champ.

    • Ajouter un document. Voir 7.5.1: Ajouter un document

    • Ajouter des catégories. Voir7.5.2: Ajout de catégories

    • Ajouter des commentaires.

  5. Cliquez sur l'icône Enregistrer dans le tableau. La fenêtre se ferme.

Résultat : L'élément du dépôt de données est créé.

Si vous souhaitez annuler le processus, cliquez sur Annuler dans la section Fenêtre du tableau de bord.

Pour créer un nouvel élément du dépôt de données, choisissez l'une des méthodes suivantes:

7.5.1. Ajouter un document

Vous pouvez ajouter uniquement un document à un élément du dépôt de données. Le document contient le numéro de version 1. Si vous ajoutez un nouveau document, il recevra le numéro de version suivant.

De plus amples informations concernant les versions d'un document figurent dans 7.6.2.3: Travailler avec les versions du document.

Comment ajouter un document à l'élément du dépôt de données dans la fenêtre Élément du dépôt de données :

  1. Cliquez sur le bouton Fichier.

  2. Cliquez sur le bouton Browse...

  3. Sélectionnez le fichier à ajouter en pièce jointe. Fermez le sélecteur de fichier.

  4. Cliquez sur l'icône Enregistrer dans le tableau de bord pour ouvrir la fenêtre Commentaire de version.

  5. Si vous le souhaitez, saisissez un commentaire dans la fenêtre Commentaire de version. Cliquez sur OK. Si vous ne souhaitez pas saisir de commentaire, cliquez sur Pas de commentaire.

Résultat : Le document est chargé sur le serveur. Dès que le chargement est fini, la fenêtre Élément du dépôt de données se ferme.

Si vous souhaitez annuler le processus, cliquez sur Annuler dans la section Commentaire de version du tableau de bord.

Remarque :Selon la taille du fichier du document et votre connexion, ce processus peut prendre plus ou moins de temps.

7.5.2. Ajout de catégories

Une catégories est un texte qui peut être utilisé comme critère pour trier des éléments du dépôt de données. Pour ajouter des catégories, il existe les possibilités suivantes :

  • Saisir les catégories dans la zone de saisie à côté du bouton Catégories.

  • Choisir les catégories dans une liste de catégories prédéfinies. Les catégories prédéfinies sont repérées par une couleur.

De plus amples informations sur la définition de catégories se trouvent dans 8.2.3: Gérer les marques.

Comment ajouter des catégories liées à l'objet dans la fenêtre Élément du dépôt de données :

  1. Double-cliquez sur le champ à côté du bouton Catégories....

  2. Saisissez un texte.

Note : Les catégories liées à un objet n'ont pas de couleur.

Comment ajouter des catégories prédéfinies dans la fenêtre Élément du dépôt de données :

  1. Cliquez sur le bouton Catégories. La boîte de dialogue Catégories s'ouvre. La liste de choix Nom contient toutes les catégories prédéfinies.

  2. Dans la liste de choix Nom, cochez les cases des catégories à attribuer à l'élément du dépôt de données.

  3. Cliquez sur le bouton OK.

Résultat : Les catégories sont ajoutées dans la zone de saisie.

Comment supprimer des catégories assignées dans la fenêtre Élément du dépôt de données :

  1. Cliquez sur le boutonCatégories. La boîte de dialogue Catégories s'ouvre.

  2. Dans la liste de choix Nom, décochez les cases des catégories à supprimer.

  3. Cliquez sur le bouton OK.

Résultat : Les catégories sont supprimées de l'élément du dépôt de données.