5.5. Créer un rendez-vous

Vous obtiendrez ici une vue d'ensemble sur la création des rendez-vous. Les détails se poursuivent sur la page suivante.

Remarque : pour créer un rendez-vous dans un dossier de calendrier public ou partagé, vous devez avoir le droit de créer des objets dans ces dossiers.

Comment créer un nouveau rendez-vous :

  1. Dans la section Nouveau du tableau de bord, cliquez sur l'icône Nouveau rendez-vous. La fenêtre Rendez-vous s'ouvre alors. L'onglet Rendez-vous est ouvert.

  2. SI nécessaire, sélectionnez un dossier de calendrier en cliquant sur le bouton Dossier et en choisissant un dossier de calendrier dans la fenêtre qui s'ouvre.

  3. Saisissez une description, un lieu et un commentaire pour le rendez-vous.

  4. Choisissez une date de début et de fin pour le rendez-vous. Voir 5.5.2: Définir le début et la fin du rendez-vous

  5. Définissez les rappels relatifs au rendez-vous. Voir 5.5.3: Définir un rappel de rendez-vous ou y répondre

  6. Définissez la vue disponibilité (Afficher comme) : réservé, temporaire, absent pour raisons professionnelles ou disponible. Voir 5.5.6: Définir les informations de disponibilité

  7. Faites appel aux options supplémentaires si besoin :

  8. Cliquez sur l'icône Enregistrer dans le tableau de bord. La fenêtre se ferme.

Résultat : le rendez-vous est créé.

Si vous souhaitez annuler cette action, cliquez sur Annuler dans la section Fenêtre du tableau de bord.

Remarque : si vous créez un rendez-vous qui chevauche un rendez-vous existant, vous pouvez recevoir un message d'erreur. Veuillez vous référer à 5.5.11: Résoudre les conflits de rendez-vous.

Pour créer un nouveau rendez-vous, vous avez les possibilités suivantes :

Comment créer un nouveau rendez-vous en ouvrant une zone par glissement :

  1. Affichez le calendrier en vue Jour, Semaine ouvrée ou Personnalisée.

  2. Ouvrez une zone de la grille de temps par glissement de la souris (en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé). Un nouveau rendez-vous est créé. Le début et la fin correspondent à la zone définie dans la grille de temps.

  3. Faites un double-clic sur le rectangle correspondant au nouveau rendez-vous. La fenêtre Rendez-vous s'ouvre alors.

  4. Saisissez les données pour le nouveau rendez-vous. Vous pourrez trouver plus d'informations à ce sujet dans les instructions précédentes Comment créer un nouveau rendez-vous :.

5.5.1. Ouvrez un rendez-vous dans la vue Équipe

Lorsque vous créez un rendez-vous dans la vue Équipe, vous pouvez ajouter comme participants

  • tous les membres d'une équipe ;

  • des membres donnés d'une équipe ;

  • un membre isolé d'une équipe.

Comment créer un nouveau rendez-vous avec tous les membres d'une équipe :

  1. Ouvrez la vue Équipe. Vous trouverez des instructions à ce propos dans 5.4.5: Afficher la vue par équipe

  2. Assurez vous qu'aucun membre de l'équipe n'est sélectionné.

  3. Utilisez une des options suivantes :

    • Dans la section Rendez-vous du tableau de bord, cliquez sur Nouveau.

    • Dans la grille de temps, définissez glisser un intervalle de temps en cliquant sur le bouton de la souris et en le maintenant appuyé pour faire glisser le curseur. L'intervalle de temps est ajouté comme début et durée du rendez-vous.

Résultat : La fenêtre Rendez-vous s'ouvre. Les membres de l'équipe sont ajoutés à l'onglet Participants.

Comment créer un nouveau rendez-vous avec des membres spécifiques d'une équipe :

  1. Ouvrez la vue Équipe. Vous trouverez des instructions à ce propos dans 5.4.5: Afficher la vue par équipe

  2. Choisissez des membres individuels d'équipe en cliquant sur leurs noms tout en maintenant la touche <Ctrl> appuyée. Note : sur les systèmes Mac, utilisez la touche <Cmd>.

  3. Utilisez une des options suivantes :

    • Dans la section Rendez-vous du tableau de bord, cliquez sur Nouveau.

    • Dans la grille temporelle, faites glisser un intervalle de temps en cliquant et maintenant appuyé le bouton gauche de la souris. L'intervalle de temps est ajouté comme début et durée du rendez-vous.

Résultat : La fenêtre Rendez-vous s'ouvre. Les membres de l'équipe sont ajoutés à l'onglet Participants.

Comment créer un nouveau rendez-vous avec un membre isolé d'une équipe :

  1. Ouvrez la vue Équipe. Vous trouverez des instructions à ce propos dans 5.4.5: Afficher la vue par équipe

  2. Assurez vous qu'aucun membre de l'équipe n'est sélectionné.

  3. Double-cliquez sur une heure dans la grille temporelle du membre de l'équipe que vous voulez ajouter comme participant.

Résultat : La fenêtre Rendez-vous s'ouvre. Le jour et la date sur lesquels vous avez double-cliqué définissent le début du rendez-vous. Le membre de l'équipe est ajouté à l'onglet Participants.

5.5.2. Définir le début et la fin du rendez-vous

Les valeurs suivantes sont prédéfinies :

  • La date du jour est définie comme date de début et date de fin du rendez-vous.

  • Le premier intervalle de temps qui suit définit l'heure de début du rendez-vous. L'intervalle de temps par défaut est de 15 minutes.

  • L'heure de fin du rendez-vous est définie une heure après le début du rendez-vous.

Pour définir des valeurs personnalisées pour le début et la fin du rendez-vous, utilisez les éléments de contrôle à côté des champs Date de début et Date de fin dans la fenêtre Rendez-vous.

Comment définir le début et la fin du rendez-vous dans la fenêtre Rendez-vous :

  1. Pour définir les dates de début et de fin du rendez-vous, utilisez l'une des solutions suivantes :

    • Saisissez une date valide dans le premier champ de saisie.

    • Cliquez sur l'icône en forme de calendrier, à droite du premier champ de saisie, pour ouvrir le calendrier et choisir une date.

  2. Pour définir l'heure de début et de fin du rendez-vous, utilisez l'une des solutions suivantes :

    • Saisissez une heure valide dans le second champ de saisie.

    • Sélectionnez l'heure dans la liste déroulante.

    • Si le rendez-vous est censé durer 24 heures, activez la case à cocher Journée entière.

5.5.3. Définir un rappel de rendez-vous ou y répondre

Vous pouvez fixer une heure à laquelle le rendez-vous vous sera rappelé. Une fenêtre de rappel vous alertera du rendez-vous lorsque la durée choisie est atteinte.

Comment définir un rappel de rendez-vous dans la fenêtre Rendez-vous :

  1. Sélectionnez l'onglet Rendez-vous.

  2. Sélectionnez un intervalle de temps dans la liste déroulante Me le rappeler. Si vous ne souhaitez pas être notifié, sélectionnez Ne pas envoyer de rappel.

Conseil : vous pouvez choisir l'intervalle de temps par défaut pour le rappel dans le paramétrage du calendrier Heure par défaut pour le rappel .

Dès que l'intervalle de temps fixé avant le rendez-vous est atteint, la fenêtre de Rappel est affichée. Vous avez plusieurs possibilités pour répondre à ce rappel de rendez-vous.

Comment répondre à un rappel de rendez-vous :

  • Pour recevoir un nouveau rappel, choisissez une durée dans la liste déroulante. Cliquez sur Me le rappeler à nouveau. Lorsque l'intervalle défini est atteint, vous êtes à nouveau notifié.

  • Si vous ne souhaitez pas être notifié à nouveau, cliquez sur OK.

5.5.4. Créer une série de rendez-vous

Un rendez-vous répétitif est un rendez-vous qui est répété à plusieurs reprises. Lorsque vous créez un rendez-vous répétitif, les éléments suivants doivent être définis :

  • L'intervalle de temps pour la série de rendez-vous. Cela définit la période de temps entre deux rendez-vous individuels de la série.

  • La durée de la séquence de rendez-vous. Ceci définit le début et la fin de la série de rendez-vous.

Comment créer un rendez-vous répétitif dans la fenêtre Rendez-vous :

  1. Sélectionnez l'onglet Rendez-vous.

  2. Cliquez sur le bouton Série. La fenêtre Créer une nouvelle séquence s'ouvre alors.

  3. Sélectionnez un intervalle de temps pour la série.

    • Si le rendez-vous doit être répété quotidiennement, activez le type de répétition Quotidien. Dans les réglages de répétition, définissez l'intervalle en jours.

    • Si le rendez-vous doit être répété de façon mensuelle, activez le type de répétition Mensuel. Dans les réglages de répétition, définissez l'intervalle en mois et fixez un jour dans le mois pour l'exécution.

    • Si le rendez-vous dot être répété de manière hebdomadaire, activez le type de répétition Hebdomadaire. Dans les réglages de répétition, définissez l'intervalle en semaines et fixez un jour de la semaine pour l'exécution.

    • Si le rendez-vous doit être répété annuellement, activez le type de répétition Annuel. Dans les réglages de répétition, définissez le jour pour l'exécution.

  4. Définir la durée de la séquence de rendez-vous :

    • À côté de Date de début, renseignez la date de début de la séquence de rendez-vous.

    • À côté de Se termine, définissez la fin de la séquence.

  5. Cliquez sur OK.

Les exemples suivants illustrent des séries de rendez-vous classiques.

Exemple 1 : un rendez-vous qui a lieu tous les deux jours
  • Un rendez-vous doit avoir lieu tous les deux jours. La date initiale est le 22/03/2010. Le rendez-vous doit avoir lieu 5 fois.

  • Dans la boîte de dialogue Créer une nouvelle séquence, définissez les éléments suivants :

  • Type de répétition

    Quotidien

    Réglages de répétition

    Chaque 2 Jour

    Durée de la séquence

    Date de début 22/03/2010

    Durée de la séquence

    Se termine après 5 rendez-vous

Exemple 2 : un rendez-vous ayant lieux tous les mardis et vendredis
  • Un rendez-vous doit avoir lieu tous les mardis et vendredis. La date initiale est le 23/03/2010.

  • Dans la boîte de dialogue Créer une nouvelle séquence, définissez les éléments suivants :

  • Type de répétition

    Hebdomadaire

    Réglages de répétition

    Tous les 1 semaine(s) le Mardi, Vendredi

    Durée de la séquence

    Date de début 23/03/2010

     

    Se termine jamais

Exemple 3 : un rendez-vous qui a lieu un mercredi sur deux
  • Un rendez-vous doit avoir lieu un mercredi sur deux. La date initiale est le 24/03/2010 Le dernier rendez-vous a lieu le 29/12/2010.

  • Dans la boîte de dialogue Créer une nouvelle séquence, définissez les éléments suivants :

  • Type de répétition

    Hebdomadaire

    Réglages de répétition

    Tous les 2 semaine(s) le Mercredi

    Durée de la séquence

    Date de début 24/03/2010

     

    Se termine le 31/12/2010

Exemple 4 : Un rendez-vous qui a lieu le premier lundi du mois
  • Un rendez-vous doit avoir lieu le premier lundi de chaque mois. La date initiale est le 01/03/2010. Le rendez-vous doit avoir lieu 12 fois.

  • Dans la boîte de dialogue Créer une nouvelle séquence, définissez les éléments suivants :

  • Type de répétition

    Mensuel

    Réglages de répétition

    le premier Lundi chaque 1 mois

    Durée de la séquence

    Date de début 01/03/2010

     

    Se termine après 12 rendez-vous

Exemple 5 : un rendez-vous qui a lieu chaque année le dernier vendredi de novembre
  • Un rendez-vous doit avoir lieu chaque année le dernier vendredi de novembre. La date initiale est le 26/11/2010.

  • Dans la boîte de dialogue Créer une nouvelle séquence, définissez les éléments suivants :

  • Type de répétition

    Annuel

    Réglages de répétition

    le dernier Vendredi parmi Novembre

    Durée de la séquence

    Date de début 26/11/2010

     

    Se termine jamais

5.5.5. Ajouter des catégories

Une catégorie est un texte pouvant être utilisé comme critère pour structurer les rendez-vous. Pour ajouter des catégories, vous avez deux possibilités :

  • Saisissez les catégories liées à l'objet dans le champ de texte à côté du bouton Catégories.

  • Choisir les catégories dans une liste de catégories prédéfinies. Les catégories prédéfinies sont indiquées par une couleur.

Vous pouvez trouver plus d'informations sur la définition de catégories dans 8.2.3: Gérer les marques.

Comment ajouter des catégories liées à l'objet dans la fenêtre Rendez-vous :

  1. Sélectionnez l'onglet Rendez-vous.

  2. Double-cliquez sur le champ de saisie à côté du bouton Catégories.

  3. Saisissez un texte.

Note : Les catégories liées à un objet n'ont pas de couleur.

Comment ajouter des catégories prédéfinies dans la fenêtre Rendez-vous :

  1. Sélectionnez l'onglet Rendez-vous.

  2. Cliquez sur le bouton Catégories. La boîte de dialogue Catégories s'ouvre. La liste de choix Nom contient toutes les catégories prédéfinies.

  3. Dans la liste de choix Nom, activez les champs des catégories à ajouter au rendez-vous. Note : La catégorie choisie initialement définit la couleur avec laquelle le rendez-vous est affiché.

  4. Cliquez sur OK.

Résultat : Les catégories sont insérées dans le champ de saisie.

Comment supprimer des catégories ajoutées dans la fenêtre Rendez-vous :

  1. Sélectionnez l'onglet Rendez-vous.

  2. Cliquez sur le bouton Catégories. La boîte de dialogue Catégories s'ouvre.

  3. Dans la liste de choix Nom, décochez les cases des catégories à supprimer.

  4. Cliquez sur OK.

Résultat : Les catégories sont supprimées du rendez-vous.

5.5.6. Définir les informations de disponibilité

Dans les vues du calendrier, la disponibilité est indiquée par différentes couleurs. Les couleurs suivantes sont utilisées :

  • Réservé : bleu

  • Temporaire : jaune

  • Absent pour raisons professionnelles : rouge

  • Disponible : vert

Vous pourrez trouver d'autres informations sur la disponibilité dans 5.2.2: Que dois-je savoir au sujet des rendez-vous ?.

La disponibilité contrôle le comportement du collecticiel au cas où vous créiez un nouveau rendez-vous qui chevauche temporellement un rendez-vous existant :

  • Pour les disponibilités Réservé, Temporaire et Absent pour raisons professionnelles, un message de conflit est affiché.

  • Pour la disponibilité Disponible, aucun message d'erreur n'est affiché.

Vous pourrez trouver plus d'informations sur la gestion des conflits dans 5.5.11: Résoudre les conflits de rendez-vous.

Comment définir la vue de disponibilité dans la fenêtre Rendez-vous :

  1. Sélectionnez l'onglet Rendez-vous.

  2. Sélectionnez une option dans la liste déroulante Afficher comme.

5.5.7. Marquer un rendez-vous comme étant privé

Un rendez-vous privé est un rendez-vous qui ne peut être vu par d'autres utilisateurs, lorsque vous partagez votre calendrier avec ceux-ci.

Vous pouvez marquer un rendez-vous comme privé si toutes les conditions suivantes sont vérifiées :

  • Vous êtes l'unique participant, aucun autre participant ou ressource n'est impliqué dans le rendez-vous.

  • Le rendez-vous est créé dans un dossier de calendrier personnel.

Comment marquer un rendez-vous comme privé dans la fenêtre Rendez-vous :

  • Ouvrez l'onglet Rendez-vous.

  • Activez la case à cocher Rendez-vous privé.

5.5.8. Ajouter des participants et ressources

Lorsque vous créez un rendez-vous, vous êtes automatiquement ajouté en tant que participant. Dans le paramétrage du calendrier, vous pouvez définir si vous êtes enregistré en tant que participant à la création d'un rendez-vous dans un dossier public ; veuillez vous référer à : Créer des rendez-vous publics. Vous pouvez ajouter d'autres participants ainsi que des ressources (telles que salles de réunion ou projecteurs).

Comment ajouter des participants et ressources à un rendez-vous dans la fenêtre Rendez-vous :

  1. Ouvrez l'onglet Participants.

  2. Dans la section Participants du tableau de bord, cliquez sur Ajouter. La fenêtre Choisir les participants et les ressources s'ouvre alors.

  3. Le carnet d'adresses global est pré-sélectionné. Pour utiliser un autre carnet d'adresses, cliquez sur le bouton Dossier de contacts. Cliquez sur un dossier dans la fenêtre Choisir le dossier de contact.

  4. Si vous souhaitez voir une sélection particulière de participants ou de ressources, saisissez une chaîne de caractères dans le champ de saisie Chercher. Cliquez sur le bouton Aller.

  5. Sélectionnez un ou plusieurs utilisateurs, groupes ou ressources dans la liste. Remarque : les utilisateurs, groupes et ressources sont identifiés par des icônes différentes. Ils sont affichés dans l'ordre suivant : utilisateurs, groupes et ressources.

  6. Pour ajouter la sélection en tant que participants, cliquez sur le bouton Ajouter à côté de Participants. Pour ajouter la sélection en tant que ressources, cliquez sur le bouton Ajouter à côté de Ressources.

    Remarque : les restrictions suivantes s'appliquent :

    • Les ressources ne peuvent être ajoutées comme participants.

    • Les groupes ne peuvent être ajoutés comme ressources.

    Remarque : les ressources déjà utilisées pour un rendez-vous ne peuvent être utilisées pour un autre rendez-vous si les rendez-vous se chevauchent.

  7. Si nécessaire, vous pouvez modifier la sélection de participants ou de ressources :

    • Sélectionnez des entrées individuelles dans le champ Participants ou Ressources.

    • Cliquez sur le bouton Supprimer à côté de Participants ou Ressources.

  8. Pour accepter la sélection, cliquez sur OK. Si vous ne souhaitez pas accepter la sélection, cliquez sur Annuler.

Lorsque vous ajoutez des participants et des ressources, il peut être judicieux de vérifier leurs disponibilités.

5.5.8.1. Vérifier la disponibilité

Cette fonction montre quel participant ou ressource est déjà réservé à une date donnée. La disponibilité est affichée à l'aide de barres de couleurs.

Les couleurs correspondent aux couleurs utilisées pour afficher la disponibilité ; veuillez vous référer à 5.2.2: Que dois-je savoir au sujet des rendez-vous ?.

Comment vérifier la disponibilité des participants et ressources dans la fenêtre Rendez-vous :

  1. Sélectionnez l'onglet Disponibilité.

  2. Choisissez la date et l'intervalle de temps que vous souhaitez vérifier.

  3. Cliquez sur le bouton Vérifier. Les barres de couleurs à côté d'un participant ou d'une ressource indique que ledit participant ou ressource est réservé pour l'intervalle de temps choisi.

  4. Si nécessaire, vous pouvez vérifier une autre date en la choisissant à l'aide des flèches de navigation à côté de la date, puis en cliquant à nouveau sur le bouton Vérifier.

  5. Si vous trouvez une date et un horaire qui conviennent pour tous les participants et toutes les ressources, vous pouvez utiliser les dates de l'intervalle de temps vérifié pour définir votre rendez-vous. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Utiliser pour le rendez-vous.

Conseil : avant de créer le rendez-vous, vous pouvez vérifier la disponibilité des participants dans la vue par équipe. Vous trouverez plus d'informations sur ce point dans 5.4.5: Afficher la vue par équipe.

5.5.8.2. Ajouter des participants externes n'ayant pas d'entrée de carnet d'adresses

Vous pouvez ajouter des participants externes qui ne figurent pas dans le carnet d'adresses. Pour ce faire, vous avez besoin de l'adresse électronique du participant externe.

Comment ajouter des participants externes sans entrée de carnet d'adresses :

  1. Dans la section Participants du tableau de bord du Rendez-vous, cliquez sur Ajouter externe.

  2. Dans la fenêtre Adresses externes, saisissez un nom et une adresse électronique valide.

  3. Cliquez sur Ajouter.

  4. Pour ajouter d'autres participants, répétez les étapes 2 et 3. Pour conclure le processus, cliquez sur OK.

Résultat : les participants externes sans entrée de carnet d'adresses sont entrés en tant que participants.

Vous pouvez trouver plus d'informations sur les participants externes dans 5.7: Rendez-vous avec des participants externes.

5.5.8.3. Informer les participants par courriel

Les participants que vous ajoutez à un rendez-vous reçoivent une notification de rendez-vous qui leur permet d'accepter ou de décliner le rendez-vous. Vous pourrez trouver plus d'informations sur ce sujet dans 5.6.1: Accepter un rendez-vous.

Les participants externes ne reçoivent pas de notification de rendez-vous. Pour notifier des participants externes d'un rendez-vous, vous pouvez informer tous les participants par courriel.

Comment notifier tous les participants par courriel dans la fenêtre Rendez-vous :

  1. Sélectionnez l'onglet Rendez-vous.

  2. Activez la case à cocher Informer tous les participants par courriel.

5.5.9. Ajouter des pièces jointes

Comment ajouter des pièces jointes dans la fenêtre Rendez-vous :

  1. Sélectionnez l'onglet Pièces jointes.

  2. Dans la section En pièce jointe du tableau de bord, cliquez sur Ajouter une pièce jointe. La fenêtre de dialogue Sélectionner les pièces jointes s'ouvre alors.

  3. Dans la fenêtre de dialogue Sélectionner les pièces jointes, cliquez sur Parcourir. Choisissez le fichier à insérer en tant que pièce jointe. Fermez la fenêtre de sélection de fichier.

  4. Dans la fenêtre de dialogue Sélectionner les pièces jointes, cliquez sur Ajouter. Le fichier est ajouté à la liste.

  5. Pour ajouter d'autres pièces jointes, répétez les étapes 3 et 4.

  6. Pour supprimer une pièce jointe, sélectionnez-la dans la liste. Puis cliquez sur Supprimer.

  7. Dans la fenêtre de dialogue Sélectionner les pièces jointes, cliquez sur OK.

Résultat : les pièces jointes sont ajoutées au rendez-vous.

5.5.10. Créer des rendez-vous à partir de pièces jointes iCal

Vous pouvez créer un rendez-vous à partir d'une pièce jointe iCal d'un courriel. Une pièce jointe iCal peut se reconnaître à son extension .ics.

Comment créer un rendez-vous à partir d'une pièce jointe iCal d'un courriel :

  1. Ouvrez le courriel dans une vue en Division horizontale ou verticale.

  2. Faites un clic-droit sur le fichier .ics dans la partie inférieure de la fenêtre de vue d'ensemble.

  3. Dans le menu contextuel, choisissez Importation iCal.

Résultat : la fenêtre de dialogue Rendez-vous s'ouvre.

5.5.11. Résoudre les conflits de rendez-vous

Un conflit de rendez-vous se produit lorsqu'il y a convergence des conditions suivantes :

  • La disponibilité d'un rendez-vous existant n'est pas définie à Disponible.

  • Vous créez un nouveau rendez-vous et ne positionnez pas sa disponibilité à Disponible. Le nouveau rendez-vous chevauche un rendez-vous existant.

Dès que vous cliquez sur l'icône Enregistrer dans le tableau de bord de la fenêtre Rendez-vous, la fenêtre Conflits détectés s'ouvre. Elle indique les conflits entre les rendez-vous existants et le nouveau rendez-vous. Vous devez réagir face au message de conflit.

Comment réagir face au message de conflit :

  • Si vous souhaitez résoudre le conflit en modifiant la date du rendez-vous, cliquez sur Annuler. Changez la date du rendez-vous.

  • Si vous souhaitez créer le nouveau rendez-vous malgré le conflit, cliquez sur Ignorer.