5.7. Rendez-vous avec des participants externes

Pour programmer des rendez-vous communs avec des participants externes comme participants internes, les détails du rendez-vous doivent être échangés entre le serveur Open-Xchange et l'application de calendrier du participant externe.

Il y a deux scénarios différents :

5.7.1. Vous pouvez créer ou changer un rendez-vous

Si vous cochez la case Informer tous les participants par courriel à la création d'un rendez-vous, les participants externes recevront un courriel avec les détails du rendez-vous sous la forme d'un fichier iCal joint. Le courriel avec les détails du rendez-vous est envoyé aux participants externes si un participant interne

  • crée le rendez-vous,

  • ajoute des participants,

  • ou supprime le rendez-vous.

Avec les détails envoyés, les participants externes peuvent gérer le rendez-vous dans leur application de calendrier.

Vous pourrez trouver plus d'informations sur les participants externes à un rendez-vous dans 5.5.8.2: Ajouter des participants externes n'ayant pas d'entrée de carnet d'adresses.

5.7.2. Un participant externe crée ou change un rendez-vous

Si un participant externe vous envoie un courriel avec les détails du rendez-vous sous forme d'un fichier iCal joint, vous pouvez

  • répondre à l'invitation au rendez-vous en acceptant ou refusant le rendez-vous,

  • mettre à jour un rendez-vous existant si d'autres participants ont changé leur statut de confirmation.

Comment répondre à une invitation à un rendez-vous d'un participant externe :

  1. Basculez vers le module Courrier électronique.

  2. Affichez le courriel avec l'invitation au rendez-vous dans une vue en Division horizontale ou verticale.

  3. Utilisez les éléments de contrôle affichés sous l'en-tête du courriel pour répondre à l'invitation :

    • Saisissez un commentaire.

    • Si vous souhaitez participer, cliquez sur Accepter.

    • Si vous ne souhaitez pas participer, cliquez sur Décliner.

Résultat : Le rendez-vous est saisi dans votre calendrier. Les participants externes recevront un courriel de notification avec votre réponse.

Comment mettre à jour le statut de participation d'un participant externe :

  1. Basculez vers le module Courrier électronique.

  2. Affichez le courriel avec un changement de participation dans une vue en Division horizontale ou verticale.

  3. Cliquez sur Mettre à jour le rendez-vous sous l'en-tête du courriel.

Résultat : Le rendez-vous sera mis à jour dans votre calendrier.